个人条理性的七个工具

这里还有七个观念可以帮助你培养个人条理性，从而获得最大化的生产力。你越多地掌握使用这些工具，就可以在一天的时间里完成越多的工作。

1.前夜的准备。首先，在工作的前一晚就准备好你的工作列表。最好是练习把第二天的工作计划作为每天下班之前的最后一件事。当你提前一晚制订工作计划时，在你睡觉的时候你的潜意识就已经开始致力于你的计划和目标了。这样，当你从睡梦中醒来时，就已经迸发出一些对工作的思考和想法。

有时，你正在攻克的难题的答案会你在醒来时或准备工作时突然在脑海中闪现。对你而言，这是从一个新角度攻克难题或利用一种不同的、更好的方法完成工作的绝佳时机。

在工作的前一晚准备每天工作计划列表的一个主要好处就是帮助你的睡眠。失眠的主要原因之一就是你会醒着躺在床上，尝试着去记住或忘掉第二天要做的工作。而一旦你把它们都明白地写在纸上，你就可以把脑子清空，甜美地睡上一觉。

2.规划你的时间。合理规划时间可以减轻压力，释放能量。组织、计划你的每一天、每一周、每一月的生活都给予你更强的幸福感和掌控感，你会成为生活的主人。它提升了你的自尊感和个人力量感。

3.早起的鸟儿有虫吃。早点开始一天的生活工作。你能利用的思考、计划的时间越多，你对生活各个方面的规划就会越完善。在成功人士的自传或传记中，大部分的人都有一个共同点，就是养成早睡早起的习惯。

很多成功者每天早上5∶00或5∶30就会起床，从而就有足够的时间思考安排一天的日程。因此，相比于那些总是睡到最后一刻的人来说，他们要高效得多。

在你开展任何工作之前的几分钟安静地沉思会节省工作执行中的数个小时。当你早起并提前计划一天的日程时，你就会更沉着、冷静、思路清晰并充满创造力地开始一天的生产生活。

4.利用有序的归档系统。坚持在生活和工作中借助一个有序的归档系统。将每天30%的时间都花在寻找放错了地方的物品，一些丢失了的东西也是因为没能合理的归类，你是否也有过类似的经历？浪费宝贵的时间只为寻找放错的物品是一件令人沮丧的事，而根源就在于你没能很好地利用归档和检索系统。

所有归档系统最方便快捷之处就是按字母顺序排列的体系。协同归档系统，你应该建立一个所有文件、物品的主菜单或目录。这个主菜单显示每份文件的标题，并提示你它所在的位置。

一个最好的办公归档系统是Rolodex名片簿，它在家庭生活中也有很多用途。你可以在任何一家文具店买到。它可以使你以多种方式追踪大量文件。

5.利用黄金时间做最重要的工作。规划好你的生活，使你可以在内在的“黄金时段”做最有创造性的工作。所谓的内在黄金时段就是根据你的生物钟，一天之中对你来说最清醒高效的时间段。对有些人来说，他们的黄金时间是在早上；对其他人来说，也许是晚上。一般而言，作家、艺术家或艺人的黄金时段是在每天凌晨的几个小时。

了解自己的“黄金时段”很重要，你可以根据这个来安排自己最重要的工作。那些最要紧的任务往往要求你以最好的、精力充沛的、清醒的、富有创造力的状态来完成。这种状态会出现在你一天的什么时候？

你也必须意识到外在的最佳时间段，即你的服务对象或客户最方便的时间。每个人都要根据自己的内在和外在的黄金时段来计划安排一天的工作。

6.利用听写机或录音机来做记录。听写设备可以成为你工作和生活中最好的省时工具之一。只要学会了如何使用它，你就可以节省80%用于书写的时间。录音所花的时间只占手写或打字的20%，甚至更少。听写器材同时节省了为你打字的人的时间。并且通过磁带进行转录比辨认一个人的书写要容易得多。

使用听写机时，有三个保证效率最大化的关键：

第一，写下你打算录音的内容概要。开始录音前大致写下主标题、副标题，并在脑子里想好句式。不要害怕返工，删除，或用更好的选词再重录一遍。

第二，不要试图成为一个完美主义者。有时，自然的对话声调和语法就是最好的。你可以选择回头纠正主要错误。编辑或修改一些转录的东西总是比第一遍就完美地写出来或直接听写要容易得多。

第三，专注并尽快地把你的想法录下来，然后再回过头修改它。很快，你就可以准确无误地口述信件、报道了。

7.使你的航空旅行也能创造财富。在个人规划中一个重要的领域就是旅行，特别是航空旅行。很多年以前，休斯西部航空公司——一条曾服务美国西部的区域性航线——雇用了一家咨询公司来比较乘坐商务舱、经济舱的乘客在飞机上工作效率以及普通办公室职员的工作效率。据他们发现，在飞机上一个小时不受干扰的工作产出相当于在普通办公环境中工作三个小时。这里的关键词是“不受干扰”。如果你在前往机场之前就提前计划好要做的工作，那么你就可以利用在飞机上的时间完成大量的工作。