在沟通中节省时间

“没有什么比对人性的洞察更有力量。人的行为受何种动力驱使，被什么本能控制？如果你了解了人的这些方面，你就能触碰到他存在的本质。”
——威廉·伯恩巴克

你在一天中与他人交往所花的时间远超出其他活动的时间。即使是技术人员也要花75%的时间与同事沟通。你完全可以通过提高沟通质量来增进你与他人之间互动的效率。

生活中最大的时间浪费因素是人。关于人的问题可以分成一些关键的类别来讨论。

普遍存在的误解

人与人之间关于规则、目标、责任的沟通有误是时间浪费的一个重要原因。人们不知道他人希望自己做什么，怎么做，在什么时间之前完成。误解导致低效、愤怒、沮丧和不悦。人们常常需要花大量的时间来澄清一个误会，使事情重回正轨。

你生活中85%的快乐或不快乐，都以某种方式涉及他人。与他人的无效沟通是一个主要的时间浪费源。

不清楚的要求

对于任务要求的误解常常会导致你在错误的时间，为了错误的目的，以错误的标准完成一份错误的工作。或者问题可能是你为一个错误的人工作。生活中的压力最大的时候常常就是由工作上的误解导致的，特别是和你老板的沟通存在问题。

对于工作的积极态度和高动机水平的最重要原因被描述为“知道该做什么”。相反，员工消极态度和抱怨的首要原因就是“不知道老板期望的是什么”。

要想展现出自己最好的一面，你需要对你的工作和要求有一个绝对清晰的认识。你需要清楚需要的结果和衡量标准，时间安排和完工期限，以及表现出色的奖励和失败的后果。总之，清晰度是一切。

错误的任命
错误地委任或被委任工作，会导致任务出错以及老板和员工双方的挫败感。这也是时间浪费的一大原因。

在生活和工作中成功的法则之一就是“把对方想到最好”。你可以认为每个人都会把应该做的事做到最好。但是，错误的任命可能会使最衷心最有才能的人去做一些没有价值的不该他们做的工作。结果，他们就会感到受挫和不快。

不清楚的权力界限

不清楚的权力和责任界限同样导致时间的浪费。人们不知道谁应该做哪些工作，什么时候做，做到什么程度。因此人们只能猜测，谁应该向谁汇报？谁来负责？谁是指挥？

一场管理的游戏

在我的管理研讨会上，我会邀请一些管理者来和我做一个游戏。这个游戏叫作“保住你的工作”，规则很简单。

首先，管理者们要写下向他们述职人的名字。在他们的名字旁边写下每一个人被安排的最重要的工作，以何种顺序完成，以及他们为什么可以获得这份工作。下一步，我告诉这些管理者，与他们的每一个员工面谈，并问这些问题：“你是被聘用来做什么的？你工作的重要性顺序是怎样的？”如果每个员工和该管理者的答案是一致的，这个参与游戏者就被允许“保住工作”。

然后我问：“有人想玩这个游戏吗？”结果没有任何一个人愿意玩。根据多年的经验，我从没遇到任何一个愿意把他的工作押在敢肯定他们的员工对自己的工作有绝对清晰的认识上的。

管理者的责任

事实上，每一个管理者都有责任确保他的每个员工清楚自己的职责。要想提高效率、澄清误会、增进有效交流，最快捷的一种方式就是花点时间坐下来与你的每位员工谈谈他们应该做什么，以什么样的次序完成，达到什么标准。

不完整的信息

在工作上另一个浪费时间的原因就是有缺漏、不完整的信息，这会导致大量错误的假设和结论。你会发现，人们常常基于错误的（或不完整的）信息，妄下结论，或做出错误的推测。

最称职的管理者会花时间来了解，在做出决策前仔细倾听别人的回答。如果在工作中有一条关键信息显示出现问题或困难，他们会再次确认这条信息，以确保它的准确性。

常常问问：“你有什么证据能证实这个说法或这件事情？”不要在没有证据的情况下就擅自推测一件重要的事的真伪。

没有意义或太频繁的会议

太频繁的或没有议程、计划的无意义的会议都是工作中极大的时间浪费。有些会议的开始和结束都没有产生任何具体的决议。没有问题得到最终解决，没有决策的制定，也没有责任的分配，更没有达成一致的行动期限。

由于人们25%~50%的工作时间都花在参加各种会议上，因此，你可以通过提高会议质量，提前准备议程并在会上把每一个问题都了结了，最大幅度地提高效率和生产力。

在涉及某人的工作时缺乏清楚的认识

在影响一个人工作的重要事件上的信息缺失或不清楚的沟通会极大地浪费时间。一项有关员工工作动力的调查显示，最好的公司被描述为每一个成员都感觉到自己是公司的一分子，并且清楚地知道公司的现状。而最差的工作环境被认为是没有人清楚究竟发生了什么。在这种情况下，人们不明确自己的职责所在，不确定自己的工作是什么，却还要担心出错。当人们不清楚现状时，就会导致低动力水平、较差的工作表现和小心翼翼地行事。

人们需要知道公司里发生的会影响他们具体工作的一切事情。最优秀的公司对于那些关系到整个公司健康发展的员工们一向保持开放和坦诚。员工知道公司现状就会明确如何做好自己的工作来推动大局。当员工们有很多不清楚、不确定时，大量的时间就被浪费在谈话、讨论甚至闲聊上，导致低效率的工作行为和低劣的生产水平。

花时间进行清楚的沟通

在我们的调查中，84%的成功管理者都认为与他人有效沟通的能力是他们成功的关键因素。如今，职场上、生意场上、政界或其他领域的所有成功人士之所以得到今天的地位都是因为具有善于和他人沟通的能力。有效的沟通同样也是一种重要的时间管理技能。

要遵循的一条原则是：不要假设他人能够理解你们所讨论的内容，而是要直到他能用自己的话把意思反馈给你。同样，不要认为自己理解了一件事情，而是应达到能用自己的话复述，并得到他人的肯定。

只有我们能把一件事解释给他人听，才算我们真正理解，这其中的道理是不言自明的。能够把一项任务或决定用语言清楚地表达出来，可以使说话者和听话者双方都更加明了。

在与他人交流时，先努力去理解他人的意思，再设法使对方理解你。而大多数人都反其道而行。他们总是忙着让别人理解自己，却不愿花时间先去倾听对方。仔细听别人的话以确保完全明白他们所说和想要表达的意思。做到这一点以后，再设法让别人理解你。

在工作中与他人有效交流的关键就是绝对清晰地阐述要做什么，为什么，在什么时间，标准是什么。清晰地表达需要时间、注意力和耐心。

比较优势法则

1805年，英国经济学家大卫·李嘉图提出了一条重要的经济学原理“比较优势理论”。这个理论首先应用于两国间的贸易。他从数学上证实了每个国家都应该集中生产具有比较优势的产品。李嘉图表明即使A国生产的两种产品质量都高于B国，A国还是应该专门生产最有优势一种产品，让B国生产另一种。这样相对于在生产中所耗费的资源，两个国家为人民创造的总价值高于每个国家同时生产两种产品的价值。

将比较优势理论应用于你的工作

在商业贸易中，这是一条极重要的原理。它是现代薪资差异的基础。在工作中，比较优势理论认为你应该把工作安排、分派、外包给工资低于你或对工资要求低于你的人来做。

简单来说，如果你的目标是每年工作2000个小时，赚50000美元，你的时薪就是25美元/小时。这意味着你应该把工作交给时薪低于25美元/小时的人来做，即使你做得比他更好。这可以让你把更多的时间花在做每小时挣25美元甚至更多的工作上。

如果你想要每年赚100000美元，时薪是50美元。但如果你在工作日把时间花在洗车、买菜、去干洗店拿衣服这样的事上，你就无法每小时挣到50美元。如果你和同事闲谈、煮咖啡、读文件或上网，你也无法挣到25美元或50美元/小时。因为这种活动或工作无法支付给你这样的薪水。一条基本法则是：如果你想每年挣到100000美元，你就必须在每个工作日的8个小时里去做每小时值50美元的工作。

个人生产力的关键原则

这是一条有关个人生产力的关键原则。如果你不投入到高于你预期时薪的工作上去，你就永远无法得到这样的薪水。

这个原则同样适用于招聘——是否让某人来记账、打印、采购、清洁或完成任何其他的任务。你把任务分派给那些工资低于你的人，是有效委派任务的关键。这是能够让你有充足的时间投身于那些能够给你带来预期回报的工作的唯一方法。

每年有成百上千的人从各种公司的各种职位上被解聘，其中的原因几乎都是因为他们对公司的贡献低于他们拿到的工资。这种情况可能是由外部环境造成的，因为市场上的产品和服务已经供过于求了。

你只能获得与付出相称的回报

在很多时候，劳动力的价值降低是由于他们没能不断地提升自己的知识和技能。另一方面，他们还在浪费大量的时间。他们把精力投入价值很低乃至没有价值的活动中去，没有人会为他们做的这些事情支付每小时25~50美元的薪水。结果，很多人被解聘或开除，然后再花几个月的时间却只能找到一份收入更低的工作。

关注你的时薪并不断提高你工作的价值才是你未来的出路。篮球教练帕特·莱利曾说：“不进则退。”如果你没有不断地学习和更新你的知识，你就在走下坡路。对于雇主而言，你的时间就越来越不值钱。不要让这种情况发生在你的身上。

任务委派是获得优势的关键

要想获得你能力范围内的一切，并能够专注于为你生活和工作质量的提高做出最大贡献的一些事情，你必须成为一个善于委任的人。不管你是老板还是普通员工，你都要不停地设法把任务委派、外包给那些工资比你理想的水平低的人。

有一些方法可以使你更有效地授权、外包或雇用别人来完成你的部分工作，从而让自己有精力集中于获得更高回报的工作。

其他人中谁可以做这项工作

想想“谁可以代替我来完成这项工作？”记住，你需要把所有能交给别人的事都委派出去来为自己获得更多的时间来处理最重要的一些事。

谁能比你更出色地完成这项工作

有效的管理者和成功的领导者的特征之一就是他们有发现在某个具体事情上比自己更优秀的人的眼光。你应该不断地寻找那些在处理某些部分工作时比你更胜任的人。

这项工作可以以更低的代价来完成吗

评估这项工作，想想“谁可以付出比我更少的代价来完成它？”许多公司和个人都会去寻找可以将生产的部分环节外包给专门从事其生产的公司。而专门负责特定环节的公司会比把该任务作为其他活动一部分的公司在这项任务的完成上更便宜、快捷。

这项任务可以取消吗

问问自己和他人：“这项活动可以全部取消吗？”如果不做这件事会有什么后果？很多公司或企业的常规工作和活动都可以轻易取消，且对生产力和效率的提高没有任何影响。

曾经在一家《财富》500强企业，有一位新任财务副总裁接管了一个国家机构的财会工作。他的部门中有12位高薪聘请的会计师和分析员来收集各部门的月报表并装订成册，然后发回到各部门领导手中。这个部门的开销几乎是每年100万美元。

这位新任副总裁很好奇，于是他走下楼来到一个部门，问部门领导是否收到他的财务部门的月报表。这个部门领导肯定地说每个月都会收到。然后副总裁问：“你用它们来做什么？”

这人说：“跟我来，我带你看。”他带着副总裁来到了一个储藏室，里面放满了各月的报告，每一份都有3英寸那么厚，它们被整齐地堆放在一排书架上。“我们根本没有时间来看，但我们仍要保留着，以防万一。”

副总裁回到他的办公室，通知制作报表的人停止这项工作，而他们会被分派到公司更需要他们的部门去。这项决定遭到了这群人的强烈反对，他们认为公司需要他们每月的报告。但新任副总裁坚持自己的决定。他终止了这项工作，但没有告诉其他任何人。

什么事都没有发生。九个月以后，在一次公司高层会议上，一个部门领导不经意地问道：“我们之前每月都会收到的你的部门制作的报告，而现在没有了，出了什么问题？”财务副总裁说：“我们已经停止发放了。”

这个部门领导说：“不过，我们也从来没有读过。”这是他收到的全公司对于终止报告唯一的一条反馈。

在工作和生活中有大量的活动是轻而易举就可以完全取消的，不会给任何人带来任何的损失和不便。找出这些可以提高效率的机会会在很大程度上提高一个组织或部门的产量和效益。

进行有效委任的六个步骤

要想在工作中把任务有效地委派给他人，可以按照以下六个步骤来完成。忽视了其中任何一个步骤，你都要承担沟通无效、士气低落、表现低劣的风险。

1.人和工作相匹配。
2.对要完成的工作达成一致。
3.解释应该如何来完成这项工作。
4.让员工复述你所说的话。
5.设定完成期限。
6.异常管理。

继续看进行有效委任的六个步骤

每天完成更多工作的七种方法

有七种方法可以帮助你在一天完成更多的事情。每一条建议都简单、直接，不需要任何额外花销。

1.更加努力地工作。
2.提高工作速度。
3.把任务打包。
4.做更多重要的事。
5.做你擅长的事。
6.尽可能少地出错。
7.简化工作。

继续看每天完成更多工作的七种方法

集中注意力

生活是一门关于注意力的学问。你总是会去关注那些你最重视的东西。如果你欣赏一个人，你就会仔细聆听他的每一句话。如果你重视一项工作，你就会关注决定事情成败的每一个细节。有效的管理者重视他的部门和员工的产出，因此会密切注意在他们身边发生的每一件事。

确保工作顺利

你在任何一个公司，从事任何工作最愉快的时光是和老板相处融洽的时候。相反的，工作中最糟糕的时候就是无法和老板合拍。而员工与上司之间存在问题的一个主要原因就是对应该以什么标准、什么顺序做什么事，缺乏清晰的认识。

有一个很好的练习。列出你对于“我为什么能成为这里的员工”这个问题的所有答案。写下你能想到的一切被聘用的原因。关注结果而不是事情本身。试想你的工作包含一系列的产出，以这些公司付给你的薪水换取的产出来定义你的工作。

现在，拿着这张清单去找你的老板，让他按照对他来说最重要的事来排序。这只会花几分钟的时间，耐心点。当你就这张表和老板讨论时，通过提问来确保你对他的要求有绝对清楚的了解。

关注老板认为的最重要的事

从今天起，在做任何事之前，先去了解一下你的上级认为最重要的工作是什么。不论何时你接到其他的工作安排时，都拿出清单询问这项新任务的重要性，相比于你现有的其他工作，哪个更重要。

如果你的工作已经花费了你的全部精力，你需要停下手中的一些工作去完成新的任务。很多领导并没有意识到你的盘子已经装满了，所以当上级给你安排一些新任务时，你要问一问是否需要你停下正在做的工作，而先完成交给你的新任务。这种方法可以将误解降到最低，促进双方的交流。

只有当你所做的工作是对老板来说最重要的事情时，你才有可能令他满意，获得更高的薪水和更多升职的机会。如果你错把一件对老板来讲并不重要的事情完成得很出色，你反而会耽误自己的前程。你花越多的时间来把一件不重要的工作做得完美，你落后得就越多。

三种决策类型

在任何组织或家庭中的决策都分三种类型。当决定涉及其他人时，要确保每个人都清楚目前讨论的决定属于哪种类型。

1.命令型决定。这种决定必须是由老板或负责人制定的。这种决定非常重要，因此需要一个人对要做的事情拿主意。

为一个关键的职位招聘，开除一个表现较差的员工，进行一项重要的投资，终止一项销售或交易，或者与银行协商贷款事宜都属于命令式决定，需要由领导者制定。

2.协商型决定。进行这种决策时，你或老板会询问他人的意见。然后你把他人的想法、观点以及你自己的看法综合起来做决定。但即使包含他人的参与和意见，一个协商性决定的最终结果并不必然基于他人的建议和意见。

你可能正在考虑招聘一个新员工，把一项任务安排给某个人，在某项商业活动上花一笔钱，或者着手准备一个新的销售或市场活动。如果你是老板，你可以先征求每个人的意见，然后关起门一个人做最后的决定。

当德怀特·戴维·艾森豪威尔将军任驻英国联军最高总司令时，他曾就诺曼底登陆的准备工作咨询了上百位军事专家。这个过程花了几个月的时间。但是最后，在英吉利海峡一个平静的一天，艾森豪威尔将军独自做出了一个历史性的决定：在1944年6月6日发动进攻，十个月后结束了第二次世界大战。

3.统一性决定。第三种决策的制定需要基于大家的统一意见。在这种民主决策中，每个人都应该参与进来，就支持和反对意见进行讨论，并最终达成共识。有时大家的意见完全一致，但有时可能需要民主投票表决，听从大多数人的意见。一旦做出决定，每个人都应该致力于决定的执行，即使有人在讨论过程中持反对意见。

澄清决策类型

在与他人交流或共事时会遇到的问题之一就是对于正在制定的决定类型不明确。有时老板会允许他人参与并给出自己的观点，而员工就会自然认为这是统一性决定，老板却把它看作协商式决定。因此当老板所做的决定与他人所表达的意愿或观点相左时，就会导致不愉快的情绪和误解的发生。当领导回头解释自己欢迎大家提意见，但不一定体现在最终决策里时，就浪费了时间。

当老板清楚地说明当下所做的是民主决策或统一性决策时，他会告诉员工在这种情况下可以决定应该做什么。而不管整体的决定是什么，每个人都要服从。当所有人都清楚正在讨论的决策类型时，事情就会进展顺利，摩擦和时间浪费也会大大减少。

关注结果

在我的讲习班上，我常常会说：“我能描述出在座每一个人的工作。”这句话会立刻引起所有人的注意。人们都微笑着等待我下面要说的话。

“你可以拿出你的名片，然后圈掉你名字下面的头衔，换上‘问题解决者’这几个字。这里的每个人都是解决问题的人，这就是你们每天在做的工作。”

高层人物的一个特点就是他们的工作是以问题解决为导向的。他们并非时刻都在思考和讨论问题，比如谁来为某件事负责，损失了多少钱或者为什么会发生这种情况，而是关注结果和如何来解决问题。

不管在什么岗位上，你的工作都是解决问题。你的薪水、升职速度、你获得他人的尊敬以及你人生中的所有成功都取决于你能否有效地解决问题，或化解在你成功道路上每天每小时都会面临的困难。

领导力就是解决问题的能力。成功取决于解决问题的能力。个人效率就是解决日常生活中不可避免的问题的能力。你只需要问自己一个问题：“我解决问题的能力如何？”

有一个有趣的发现。你越多地思考和讨论问题可能的解决方法，你越是聪明，越是有更多的想法。你会变得越来越有创造性。你的思维也会更加敏捷。你越多地去寻找解决办法，他们就会越多地出现在你的大脑中。最终，你就像吃豆子游戏中的黄色小精灵一样在遇到问题时尽快地把它们消灭掉。

在生活和工作中节省时间的一个最好的办法就是拥有用正确的方式解决正确的问题的能力。你所需要的是有效并高效解决问题、攻克问题并向最终目标前进的能力。

相反的，缺乏解决问题的能力会导致时间被大量浪费掉。不能有效地解决关键问题会导致一个组织的低成就、挫败感、失败乃至最终破产。经常思考并讨论问题的处理和解决方法是你可以通过培养获得的最重要思维能力之一。

七步有效解决问题

有七个步骤可以有效地解决问题。假如你能在以后的工作中遵循这些步骤，你一定能自如的搞定任何困难和障碍。
1. 清晰地界定问题
2. 是否还有其他的界定方法
3. 找出所有可能的原因
4. 找出所有可能的解决方案
5. 做决定
6. 准备一个备用方法
7. 了解可能出现的最坏结果
8. 布置具体任务

继续看具体的七步有效解决问题

关注贡献

在与他人共事时的时间管理技能的一个关键就是关注贡献。在一个组织里，对贡献的关注是良好的沟通和优秀的团队协作的基础。当公司的员工都专心于工作，并以达成具体目标或解决问题为方向时，和谐的人际关系就会应运而生。

如果职场上的关系不是专注于任务的，那么就会是专注于人的。它是主观的、个体的，而不是客观的、可衡量的。最终，人们把大部分时间花在谈论他人上，这会造成极大的时间浪费和效率降低。

员工参与管理法

在与人共事时推行员工参与管理法是极省时间的。这是一个管理者拥有的最好工具之一。员工参与管理要求你每周至少召集你的团队进行一次员工大会。在会上，员工们可以就他们正在进行的工作、进展，或所面临的问题展开讨论。人们相互问问题，最终做出一致决定。

关于员工参与管理的一项有趣的发现是，当某个员工在同事面前做出承诺一定在某个期限前完成某项工作时，他就会充满内在动力去完成这项工作。不仅如此，当你定期把员工召集到一起时，你能够以比任何方式都快的速度解决问题、做出决策、澄清误解。作为你所在行业的管理者或监督者，员工参与管理法是一个非常好的管理工具。

避免反向授权

在职场上一个重要的时间节约方法与所谓的“反向授权”有关。就是当你把任务交付给你的员工时，他们再将任务交还给你。这种任命是自下而上，而非自上而下的，是由下属传递给老板，而非老板布置给下属的。

你必须有意识地拒绝这种反向任命，并意识到你的员工总是会想把任务推还给你。他们会用很多技巧使你一不小心就成为受害者。

员工向老板授命的方法之一就是提出一个问题，希望你来解决它。这个员工会问：“你可以帮我关注一下这项任务，或者帮我收集一些信息吗？”因为你是老板，比对方更有能力，知识面更广，因此你可能轻易地就会答应他，给他提供一些帮助。但是很快，当其他任务出现时，你的工作就会越堆越多，你会被其他的事情压得透不过气。

在你背上的猴子

你要明白，对某项任务的下一步负责的人才是整个任务的负责者。当你的员工让你做某件事，其结果决定了他们后面的工作时，他们会把任务反推给你。现在，这只“猴子”在你的背上。很快，你的员工会来监督你，询问你事情的进展如何。结果你成了为你工作的人的打工者。你会向他们承诺，尽快完成再把工作交还给他们。

拒绝反向任命的方法就是一旦把工作布置下去就不要接受他们推给你的任务。当你的员工请你做一些工作时，你应该反问：“你觉得我们应该做什么？”不管他们如何回答，你可以指点或赞同，但一定把工作交还到他们自己手中，让他们自己完成。

克服你的天性

人的天性总是倾向于从管理者的角色退回到执行者的角色。因为你今天的所得正是通过在向上攀登时从优秀业绩的积累中获得的，因此，一旦你面临压力，你就自然会去做那些曾经使你获得成功的事情。你必须克服这种倾向，否则你会很快发现，自己再次回到食物链的底端，被你的员工委派各种任务。

一个优秀管理者的定义是：能够通过他人把事情完成的人。你的工作是确保其他人正确的完成任务，而不是亲自去做。把所有别人能做的事情都交给他们。一旦安排出去一项任务，就不要再接回来。

培训他人

花时间去培训你的下属，教他们如何做好工作。你越多地培训他们，你就越好地帮助他们建立信心，从而可以把更多的任务授权给他们。教别人如何工作可以节省你大量的精力。一旦你教会了他人如何完成你的一部分工作，你就可以把工作交给他们，让自己脱身去做更有价值的事情。

重视清晰沟通

在与他人共事交流时，最大的问题和最浪费时间的事就是理解模糊。对抗模糊的解药就是清晰。表意清晰是最重要的时间管理工具之一。它只有通过重复、讨论、反馈和统一来达成。花点时间学习如何成为一个好的沟通者。它会以极大的时间节约来回报你，并且使你在生活工作中的每个领域提高效率。

“在以情动人前，你自己要先被打动。在催人泪下前，你自己要热泪盈眶。在你以理服人前，你自己要坚信不疑。”
——温斯顿·丘吉尔