如何处理文字工作

在处理文字工作时能做的四件事。

1.扔掉。不论在家或在办公室，时间管理最好的工具之一就是垃圾桶。阅读时最节省时间的办法就是扔掉它，根本不去读。这些适用于垃圾邮件、不感兴趣的商业广告、传单，或者其他一切与你目标无关的东西。

用垃圾桶来处理那些被搁置了数月的阅读材料。问问自己：“如果我不看这些东西，是否会有消极后果？”如果答案是否定的，就尽快扔掉它。你也可以问问自己：“如果我需要这些信息，是否也可以通过其他途径获得？”如果答案是肯定的，也把它扔掉。

我保持工作环境整洁的原则是：只要不确定是有用的，就扔掉！

2.委派给别人。你可以求助或把任务委派给别人。当你拿起一份文件时，先想想看是否这应该是其他人的工作，是否别人可以做得比你更出色？对你而言，个人时间管理成功的要素之一就是把工作委派给其他任何可以完成它的人。这是使你获得更多的时间做更重要的工作的唯一方法。

3.行动起来。着手处理这些必须由你亲自处理的信件、提案、留言等文件。准备一个文件夹，在标签上写下“执行”一词。最好是能准备一个红色的文件夹，收录所有你要执行的项目，把它放在一个清晰可见的位置。

把这个执行文件夹放在触手可及的地方。当你想到需要做什么事的时候，就立刻把它放到执行文件夹中，留待稍后处理。如果是需要紧急处理的工作，就把文件夹放到一边当即开始做。

4.归档留待日后参考。你可以把这些文件存档，但是在存档之前，记住有80%的存档文件是以后不会再用到的。对归档文件的命名也是需要耗费精力的，所以在确定把某些文件放进档案之前，先问问自己：“如果我今后找不到这些文件了会怎么样？失去这些信息会有什么消极后果？”

如果答案是没有大碍，或者你可以从别处获取这些信息，那么就坚决地扔掉这些材料。保持办公桌整洁，同时也保持文档规整。

当我第一次用垃圾箱来清理多余的文件、出版物、阅读材料时，我觉得很艰难。但后来的经验告诉我，那些被我扔掉的东西里几乎没有是会再用到的。这种扔东西的习惯对我来说比把它们收拾、归类更能节省时间，这对其他人应该也是一样。

最重要的是，当你开始着手处理一些文件的时候，至少做一些事情，推动这项工作的进程。对时间最大的浪费行为之一就是不停地拿起同一份文件，读完又放下，然后一遍又一遍地重复。