应对不速之客
要应对下一个主要的时间浪费源——不速之客有五种方法。
1.为工作安排一个安静的时间。
首先,明确一天中你可以投入工作的安静时间。在这段时间里,拒绝一切干扰。为自己准备一个“请勿打扰”的牌子,挂在门口。让他人明白,当这个标识挂出来时,你不希望任何人以任何缘由打扰你,除非是紧急情况。
2.快速起身。
通过站起身来回应进入你办公室的不速之客。多年以前,我在一家公司工作,公司的经理常常要到各个办公室与人交谈。他是世上最无聊的谈话者。尽管他是个好人,但只要他一进来,你就知道他一旦坐下就至少是半个小时。我后来学会了应对这种不受欢迎的来访者的方法。他一进门,我就立刻站起身围着办公桌,好像正准备出门。我会说:“很高兴见到你,但是我正要出去。我们一起走吧。”接着我会跟他走到门前,把他带到走廊,然后自己继续向前走。我会走向卫生间或其他办公室,直到他离开,我才会回来。这种方法节省了我大量的其他人无法避免浪费的时间。
3.结束交谈。
当一次会面持续了很长时间时,你可以说:“你走之前还有一件事。”然后起身带访客走到门口,用任何你能想到的方法结束交谈,比如握手。然后转身回来继续工作。这种方法的另一个版本是对对方说:“你走之前还有一件事,我想给你看样东西。”然后带着这个访客走出你的办公室,给他展示一株植物、一本书、一件新家具或者其他任何你能想到的东西。然后回来投入工作,留他继续参观。
4.安排专门的会客时间。
要想有效地应对到访的客人,你可以安排一个对彼此都方便的专门的会面时间。与要见面的人预约。也与你的员工约定,让他们知道在一天的某个时间段内,你是方便见人的。
5.避免浪费其他人的时间。
避免成为别人眼里的不速之客。如果你真想顺路拜访某人,一定要礼貌地询问:“这个时间方便吗?还是我稍后再来打扰?”也鼓励别人用同样的礼貌来询问你是否有时间。很多人在无意中浪费了别人的时间却不自知。