时间节省技能

如何处理时间浪费的六个最大问题

“把你所有的精力集中到人生最大的梦想上。你必须一刻不停地专注——每分钟，每小时，每一天，每一周。”
——查尔斯E.波普尔斯通

时间是成功不可或缺的组成成分。每一件你希望完成的事都需要时间。要想拥有足够的时间来做让你的生活焕然一新的事情，唯一方法就是把你平常随处浪费的时间节约出来。你每天都被耽误你时间的人和事包围着，使你效率降低。只有通过进行严格的自我约束的训练才能让你把自己从这些时间窃取者的手中解救出来。

造成时间浪费的七件主要的事

根据大量的研究和调查，在工作中主要有七件事造成对时间的浪费。有效处理这些事情的能力将会在很大程度上决定你的事业成败。
1.电话干扰。
2.不速之客。
3.开会。
4.“灭火”和其他紧急情况。
5.拖延症。
6.社交和闲谈。
7.优柔寡断和耽误延迟。
在这一章，你会学到处理这些情况的有效技巧，拖延症除外。因为这个话题非常重要，我们将会在第8章进行专门的深入探讨。

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快速回顾

让我们先花一分钟来回顾一下本书前面讲到的有效时间管理的关键。

改变你的思维方式

首先，我们讨论了时间管理的心理学。它要求你下决心成为优秀的时间利用者。把自己想象成一个有条理、高效、多产的人。

确立清晰的目标

要想表现出自己最好的一面，你必须制定与你最大的理想和内心的观念、信念相一致的清晰目标。你越多地为自己制定目标，你就越有可能合理的经营时间，特别是当你的目标和你的价值观保持一致时。

强迫效率法则告诉我们，你所承担的工作越多，你在完成最重要的部分时就越有效率。在这种情况下，你被强迫着提高效率来掌控你的工作。

这个法则还说，“人不可能有足够的时间做一切事，但是总会有足够的时间做最重要的事。”大量工作带来的压力事实上促使你越来越高效。

详细地计划你的工作

对于富有创造性的工作，你需要按照先后和重要性详细地制订行动计划。在开始前花在计划上的每一分钟都能为你节省执行过程中的十分钟。

确定任务的优先项

你要清楚地分辨工作任务中的优先项，并专注于最有价值的任务。将二八定律应用于一切事情的处理。把重要的事和紧急的事分开。最有价值地利用你的时间。

工作的时候认真投入
你要培养良好的工作习惯，学习在规定时间内心无旁骛地专注于最重要的工作。良好的工作习惯可以使你获得比普通人更多的产出，这也是你生活中成功的关键。

管理多任务工作
对于一项需要多人完成的复杂工作，你需要全盘考虑并仔细计划，把你至今为止所学的所有方法都用上。把想法写下来，养成计划的习惯，在动工前安排好每一个细节。

你如何花费时间
如何花费你的时间？根据时间管理专家迈克尔·弗蒂诺的统计，平均在一生中，你将花7年沐浴，6年进餐，5年排队，4年打扫房子，3年开会，1年找东西，8个月处理垃圾邮件，6个月等红灯，120天刷牙。最让人惊讶的是，你每天只花4分钟与配偶交谈，30秒与孩子说话。

专注，保持专注
要想朝着积极的方向改变这个比例，你就要学会如何切断这些时间的浪费源，在生活的各个方面节省时间。比如，要想在工作上节省时间，你就必须不停地问自己这些问题：
我为什么能得到这份工作？
公司聘用我可以得到什么回报？
我目前的最大目标是什么？
现在，此刻我应该做什么，或正在做着什么？
公司想从我这里获得什么样的收益？
我现在正在做的事是否有助于我最重要目标的达成？
从你开始工作到最后完成需要不停地问自己的最重要问题是：“我为什么能得到这份工作？我现在所做的是公司雇用我的原因吗？”对于浪费时间的事情最有力的词语是“不！”对那些占用你的时间却不能让你向目标前进的事情养成说不的习惯。

应对电话干扰的七种方法

有七种方法可以帮助你处理横行的电话干扰。
1.把电话当作一种工作的工具。
2.过滤无用来电。
3.搁置一些来电。
4.设定电话回复的时间。
5.批量处理。
6.提前计划你要打的电话。
7.记笔记。

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应对不速之客

要应对下一个主要的时间浪费源——不速之客有五种方法。
1.为工作安排一个安静的时间。
2.快速起身。
3.结束交谈。
4.安排专门的会客时间。
5.避免浪费其他人的时间。

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节省会议时间

开会是职场上第三大浪费时间的事情。约有50%的时间是花在开会上的，不管是集体会议还是一对一面谈。平均每个人在开会上浪费50%的时间，也就是一个人所有的工作时间里25%浪费在一个或另一个会议上。

然而，会议并不是魔鬼，它是交换信息，解决问题，检查进展的一种必要的工作方式。但是这种方式需要在管理下有效地使用。

确定会议的花费

每个会议的花费是参与人员的计时工资乘以会议的时长。因此，开会应该被看作一个有着预期的回报的金钱投资。

设想你组织一个十人的会议，每个人的平均工资是20美元每小时。10×20，这个会议的花费就是每小时200美元。如果你正打算花200美元在工作的某件事上，而现在却正把它消耗在会议中，你确实需要有个很好的理由这样做。

事先想好花这笔钱的合理性。你为什么需要在这工作时间内，以这样的时薪为代价召集这些人在一起？

把会议当作一种有预期回报的投资。开会时，就想着你在直接或间接地花着公司的钱，而你所做的也确实如此。

七个方法使会议更有效

有七个方法可以提高会议效率及产出。
1.这个会议的召开是否必要？
2.写出议事日程。
3.按时开始和结束。
4.先讲重要的事项。
5.给出总结。
6.分配具体职责。
7.做好会议记录并让与会者传阅。

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“灭火”

工作中另一个浪费时间的主要原因我们称之为“灭火”，也就是处理意外事件。这也是我们个人生活中很耗费时间的一件事。处理这种意外事情的一种方法就是进行“危机预测”。我们在第6章讨论过这个问题。危机预测要求你能看到未来将会发生的事，并自问：“哪里会出现问题？如果真的出现问题我们该怎么做？”

更具体来说，你要问问自己：“在未来的三个月、六个月、九个月或者一年之内，有可能发生的最糟糕的事情是什么？可能出现的危机是什么？”

为最坏的结果做准备

纵观历史，伟大的领导者都有一个共同的特点，就是具有前瞻性，并能发觉所有可能出现问题的事情。他们会提前为偶然事件制订计划。如果真的遇到的麻烦，也已经做好了快速解决的准备，因为他们已经完全考虑过这种情况的出现了。

相比之下，糟糕的领导者，不会花时间来考虑会出问题的事情。他们相信运气，但稍后就会被各种状况搞得焦头烂额。有时，缺乏预测危机的能力可能会成为事业的致命伤。

对于任何公司和组织来说，危机的出现都是正常的，自然的，也是不可避免的。但是周期性的危机，即一遍又一遍出现的危机，则是低劣管理和低效组织的标志。如果你不止一次面临同样的危机，你就一定要回过头仔细检查一下你的工作体系。为什么同一个问题会重复出现？了解了原因以后，你就要采取措施确保这个问题不会再一次发生。

危机应对策略

如果遇到紧急情况或危机发生，你可以遵循以下五个步骤。
1.三思而后行。
2.下放责任。
3.写下来。
4.弄清真相。
5.制定一套方法。

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社会交际会影响你的事业发展

职场上还有一项浪费时间的事：社交。如果你因为过多的社交而闻名，它有可能会损害你事业的发展。在这个过程中，大多数人都对你而言都是时间的浪费者和消耗者。他们能够从容地处理自己能力要求以下的工作，因此有大量的闲散时间用来社交和闲聊。这里有一些方法可以帮助你避免为社交牵扯过多的精力。

在合适的时间社交

把你的社交时间安排在喝咖啡时间、午饭时间或下班以后。当你（在工作时间）发现自己被卷进了一场与工作无关的谈话时，就坚决地告诉自己：“回去工作。”告诉对方：“我要继续工作了”，来结束对话，并立刻投入到工作中。你会惊奇地发现，这些话也会督促别人回到工作中去。

常常问问自己：“这是我拿工资的原因吗？”如果我的老板现在站在这里，我会做什么？如果我的老板就坐在椅子上，我还会像现在这样与人交谈吗？如果你的老板在这儿，你就不会这么做，那它就不是公司聘用你要做的事。

你是一个知识工作者

关于社交，有一个例外。与脑力劳动者的联系不可避免是耗费时间的。你在工作上的一些最宝贵的时间是花在通过交谈来寻找问题的解决方法的。但是这些谈话必须是关注结果的，而不是关于最新的足球比赛或分享假期关于钓鱼的故事。与知识工作者的联系、交流、讨论都必须是以你和你的同事共同期望的结果为目的的。

苏格拉底说过这样一句著名的话：“我们只有通过对话才能学习。”在某些工作环境下，你花在对话和讨论上的时间是你在开始工作前明确职责的必要部分。

犹豫不决和缺乏决断力

在工作上浪费时间的一件事是缺乏决断力或优柔寡断，这两者会耗费大量的时间和金钱。关于做决定的一个基本法则是：80%的事情都应该在出现的第一时间做出决定。只有15%的事情可以留待稍后决定，而有5%的事情根本不需要决定。

四种决定类型

在你的工作生涯中，有四种类型的决定是经常用到的。

1.只有你才能做的决定。这种决定只在你的责任范围内，其他人无法参与。这种决定是你无法回避的。

2.可以委托给他人做的决定。有一些决定可以由他人做出。对你的下属或孩子进行的有关知识、远见、智慧和判断力的培养，最好的方法之一就是让他们来做一些重要的决定。如果可以把决定权交给他人，或者即使是错误的决定，影响也不大，那就放心地把它交由别人处理。

3.难以负担的决定。第三种决定是你很难负担得起的。如果这种决定做错了，会有极大消极影响。有些错误的决定，甚至会导致一个公司的破产，有些资源的投入是不可收回的。可能出现的最坏结果会严重到让人无法接受和挽回。这就是你负担不起的决定。

4.无法避免的决定。第四种决定是你负担不起不去做的决定。这种决定是对机会的把握，一旦失去，代价将是昂贵的。而一旦抓住，对你和公司而言，收益也是极大的。但是记住，如果不是必须要做的决定，就不要做。

做出更好的决策

以下的一些方法可以帮助你成为一个更好的决策者。

移交决定权

尽可能地把决定权交给他人。记住，一旦你在某个领域做出了一个决定，你就几乎不得不继续在相同的领域内做出一系列的决策。如果可以，尽量避免自己做决定。把它下放给别人。

为决策的制定限定时间

如果你不能立刻做出一个决定，就为其设定一个最迟期限。例如，如果某个人来找你要一个结果，而你因为信息不足又无法立刻给出答案，就明确的说：“我现在决定不了，但是最迟到这周四中午之前，我一定给你一个答复。”然后，不管用什么方法，一定在这个时间前做出决定。

在做决定前弄清真相

正如我之前所说的，找到事实真相。获得真实的信息，不是假想的，表面的，或者你希望的样子，而是真实的信息。当你收集了足够多的准确信息后，决策过程就会变得简单而有效得多。大多数错误的决定都是因为决策者没有弄清真相就急忙给出决定。收集信息的过程会很大程度上提高你的决策能力。

敢于前进

做决定需要勇气，因为每一项决定都包含着一定的不确定性。包含每一个决定的行动都有失败的可能。但是除非一个人即使在不能保证成功的情况下也敢于做决定，否则是无法进步的。所有成功的领导者和管理者都是果断的决策者。事实上，我们几乎无法想象一个成功的人会在做决定时犹豫不决或软弱无力。

克服对失败的恐惧

一个在美国管理协会的杂志上发表的不久前的研究，比较了一些经常获得升职和得不到升职的管理者。作者发现，这些得到更多升职机会的人的一项品质就是在工作中和处理问题时很有决断力。而得不到升职的人往往因为担心失败而不愿意做出决定。

然后，他们让这两组管理者进行一系列的书面测试，他们会被问到在处理某个特定工作上的问题时的做法。两组在笔试中能表现出相同的准确度。这说明他们在课堂环境中都有同样的决策能力。

那些得到和没有得到升职的人的差异就在于前者愿意做出决定，并践行自己的判断。他们不介意出错，如果必要的话，总好过犹豫或拖延。而后者却因为害怕犯错而一事无成。尽管这两种人在能力上是相同的，那些害怕出错的人首先就无法被信任和授权一些重要的责任。

提高决策能力最重要的方法之一就是避免完美主义。不需要在做决定或前进之前让自己掌握每一个细节并要求完全正确。一个能立刻做出的不完美的决定好过一个完美却无限期拖延的决定。

节省时间的另外五个方法

这里还有五种可以帮助你在生活上节约时间的方法。
1.一次性购物。
2.把任务打包。
3.不要浪费他人的时间。
4.守时。
5.快速行动。

“对你的生活而言，没有什么事情比把所有精力专注于有限的目标更有力。”
——尼多·库比恩

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