管理多任务工作

“美国是一个特殊的地方，它在经济上提供你一个向上攀登的阶梯。令人兴奋的是：只是在梯子的底部拥挤不堪，顶端并非如此。”
——吉米·罗恩

生活就是一系列的项目，而每一个项目又是一个复杂的任务，我们称之为“多任务工作”。这种工作类型要求多人的合作，每个人负责这项工作的一部分，而每一部分都是最终成功的必要基石。处理这些多任务项目的能力是获得成功的关键技能。

最终结果的成就是复杂的，并且包含多人的合作。把人类送上月球就是一个典型例子。成千上万的人要为了这个伟大的成就相互协调和合作。

即便是像组织一个聚会、印发一个宣传册或通讯稿这样简单的事情，也需要有组织计划多项任务的能力。这种计划和组织类型是时间管理的核心技能之一。你就某个项目的团队组织合作能力是在工作上取得进步的最重要技能。

关键的管理技能

斯坦福大学曾就企业对任命首席执行官所要求的品质进行了一项研究，得出结论：组织团队完成任务的能力是管理者事业成功的最重要的品质。

举例来说，曾拯救了克莱斯勒公司免于破产的李·艾柯卡就是一个非凡的成功者。他之所以被任命为该公司总裁的原因之一就是他具有将各个领域的资深管理者聚集到一起使公司起死回生的能力。在他到克莱斯勒公司的36个月里，便替换掉了36个资深副总裁中的35个。他的团队组织能力改变了一切。在他的自传中，他还热烈赞扬了推动公司复兴的员工们。

组织团队共同完成多任务或复杂工作的能力和其他因素一样会决定你职业生涯的成功与否。这种能力使你的智慧和努力翻倍，完成更多的工作。

一种可习得的技能

项目管理如同骑车一样，是一门可习得的技能。它可以分割为一系列步骤，你可以每次掌握其中的一步。

以设想的结果为起点

在你管理任何一个项目时，都应该以确定理想的结果作为起点。你想实现的目标是什么？如果获得成功，结果看起来应该是什么样的？

以定义成功完成任务的标准或理想的结果来开始一个项目，需要你在纸上写下来并清楚说明。然后，回到起点开始工作。在有条件的情况下，最好和团队成员一同完成这项练习。

何时才能宣布这个项目完工？这个思考的过程及确定预期成果的步骤，在任何工作中无论采用思考或书面计划工具都是最有价值的部分之一。

从头开始

一旦你清楚了想要的结果，就可以从头做起了。根据时间表和预算来确定从现在到项目结束要完成哪些工作。设定一个具体的完工期限或目标。要确保目标是现实的、可达成的。

组织团队

将所有能为项目的完成做出贡献的人员召集起来。有时，你需要先组织好工作团队才能决定任务的时间表和设想的最理想结果。记住，人定胜天。给自己留出充足的时间来考虑这个团队成员的选择。作为一个领导者，你95%的成功都取决于你知人善任的能力。如果在用人的问题上出了错，你一定会感到目标的达成很费力。

吉姆·柯林斯在他的畅销书《从优秀到卓越》中写到：“成功的关键是接对的人上车，让错的人下车。然后把对的人安排在对的位置。”

开始工作前把精力集中在“人”上。切记，生产力来源于劳动力，劳动力是最重要的因素。

分享主人翁意识

通过与团队成员并肩工作来把对这个项目的共同责任意识传递给他们。一个人对某项工作的主人翁意识与他为之投入的努力是有直接关系的。领导工作的关键之一就是把这种主人翁意识灌输给团队中的每个成员，使其认识到个人对整体所负有的责任。要实现这个目标，需要你与相关执行者商讨有关这项工作的每一个细节。

培养共同愿景

共同的愿景是每个人都希望看到的未来的成功图景。如何拥有一个共同的愿景？你需要坐下来与工作伙伴一起回答“我们想获得怎样的结果”这个问题。你要鼓励每个人都来展望、设想这个项目理想的成果。一旦这个愿景变得清晰并被所有人接受，你就需要进行下一步，制订共同计划来实现这个愿景。

制订共同计划

共同的计划是一个项目成功完成的基础。这一步要求团队中的每个人都参与到讨论和制订计划中来。我们所说的计划包括要完成项目的具体每一步行动。每一个人都要知道自己该做什么，更重要的是，每个人也要知道其他人该做什么。你在前期花越多的时间与团队成员制订计划，他们在执行的时候就越是能够富有创造力的投入。

设定时间表和完工期限

当你有了共同愿景和计划，并且每个人都清楚要做什么，要做到什么程度时，下一步就是根据团队成员的共同意见来设定完工期限。你可能也会需要各阶段的完工期限。在打造一支拔尖工作团队的过程中，达成共识是非常重要的。你要询问你的成员们他们认为多长时间可以完成各个部分及整体任务。在讨论和交换意见之后，所有人都应该就该项目最后的完工期限达成一致。在工作管理中最大的错误之一就是团队领导者独断地设定完工期限，而其他成员并不认同。在这种情况出现的案例中，都会因为各种问题而无法按时交工。即使赶在截止日期前完成，也会质量不达标，还不如在开始之前就设定一个大家公认的合理的期限。基于大家的一致意见至少是你能够接受的大多数意见设置期限。要让为这项工作付出努力的每个人都接受他们所负责的工作的时间进度和期限。

列出所有任务的清单

把每一项需要完成的任务、职能、行动列在清单上，直至最琐碎的工作。你越是能把一个大项目分解成每个人的工作，你就越容易来计划、组织、监督、任命和协调，最终按时交工。

明确你所需要的信息

明确要完成这个项目还需要哪些额外的资料。对这些资料的获取是一项单独的工作，要把它交给团队中的某个具体的人来完成，并设定期限。记住，一个没有期限的决定将成为一个无意义的决定，最终将一事无成。

找出限制因素

通过回答这些问题来找出阻碍项目进行的限制因素：“该项目的哪个部分——也就是哪个任务或行动决定了整体的完成速度？”换句话说，哪个部分的任务是限制其他部分进度的瓶颈？

例如，当我的公司决定承办一个1000人规模的公开研讨会时，决定整体进程的步骤就是在某个城市确定并预订酒店及会议设施。找到并最终确定研讨会的举办场所往往是整个任务中最困难的瓶颈。一旦确定了地点，就可以开始进行人员安排、宣传、推广、售票和物流等其他一切环节。

在每个项目中都会有一个瓶颈。总会有一个任务决定整体进度。一开始就要找出这个限制性步骤，然后减轻它对最重要步骤的影响。让最有能力的人或者是亲自来解决这个任务。在这个瓶颈解决之前，任何其他工作都不要急于展开。

组织任务

有两种方法来组织项目的各部分：顺序任务和平行任务。如果你能够确定哪些任务应该先完成，哪些后完成，将每项任务依次排序，你使用的就是顺序组织法。当某项特定任务需要其他任务的完成为基础时，就要用这种方法。在大多数情况下，当你要实现某个目标前总是需要先完成一些其他的工作。在按顺序组织任务时要从头至尾地考虑行动的逻辑过程。

第二种组织任务的方法是平行法。当多个任务可以同时进行时就可以用到平行组织法。两个或两个以上的人可以各自独立地完成两个或多个不同的任务。

一种典型的多任务工作

例如，假设你的公司要租一幢新的大楼并搬进去。此时的限制性因素就是决定你要租的房子的大小，具体位置以及处理租赁文件。一旦地点确定了，其他的事情既可以一项一项地完成，也可以同时完成。

一些应该按顺序完成的事有：确定对新的办公家具及一些固定装置的要求；收拾整理旧办公室；找搬家公司来搬运这些办公用品。

可以平行完成的事有：安装新的电话；订购办公用品；通知客户、供应商新的地址，以及其他可以独立完成的事情。

把想法诉诸笔端

创建或学习一种简单的任务管理形式。幸运的是，基于人们对任务管理重要性的共识，我们已经有很多相关的书籍、工作手册、计划形式，或以计算机为平台的任务管理系统。它们既可用于简单的任务管理，如举办办公室生日派对，也可用于复杂的项目管理，如建造一个购物中心或足球场。

最简单的方式就是写下或记住一个可以用于你以后负责任何项目的模版。首先拿一张白纸，带表格或横条的纸最好。在纸的左半边按照完成顺序写下某个项目中的每个具体任务，直到最后整个项目的完成。在纸的最顶端，写下该项目各个阶段的完成时间，可以是几天、几周、几个月甚至几年。你也可以设计一栏记录每周工作安排或每月工作安排。如果是短期任务，就在这一栏写每日的具体工作计划。

计划一个派对

假设你要在家举办一个圣诞节派对。最重要的第一步就是联系确定一个派对当天的酒席承办人。当你确定了日期和承办者，你就可以进行其他安排，如定菜单、确认价格、发邀请函和安置桌椅。确定时间和承办者使你的整个计划开始投入运行。

在纸上的左边一栏列出每一步计划的清单，从确定日期、承办人到安排整个派对的最后一个细节。在最顶端写下周和月的时间。在各周或月的时间区间里再划分不同栏目。现在你就有了一张整个项目流程图，从左上角的第一步直到右下角的整个任务的完成。

这个任务计划表格给你一个简单的图像，使你可以定期查看、检查每一项是否按时完成。这个简单的项目计划表格可以供负责这个圣诞节派对每个环节的人员查看。这个项目管理过程的清晰度会大大提高每个步骤无拖延、无差错，按时完成的可能性。

设计并应用一个这样的图表，或你了解的其他任何时间管理系统的表格，都可以以超出想象的程度节省你的时间并提高你的效率。这个图表可以告诉你哪个地方可能是瓶颈或容易出现问题。它使你预先意识到问题出现的可能，并采取措施来阻止问题的发生。

委派任务及设定期限

当你计划好了整个项目，组织团队，安排每项任务及完成顺序后，你就要委派任务并规定期限了。可以在你的时间表内加入“容差系数”，使得每项任务都可以在规定时间内从容地完成。最后期限越是严格，你就越是需要加入一个缓冲时间来确保任务按时完成。大多数人会提前截止时间的10%完成工作。如果一个项目需要三周完成，比如是三周后的周五，那么就订一个目标在那周的周三甚至周二就完成整个任务。要考虑到会出现最后一分钟的差错，意想不到的阻碍或者不可避免的拖延。这是一个出色管理者的标志。

历史上很多决定国家命运的改革、战争或其他重大转折都因为某个个体没有留够确保成功的那一点点额外时间而以失败告终。不要让历史在你的身上重演。

练习危机预测

任务管理最重要的部分之一就是危机预测。这是在研究整体任务并评估有可能出现问题的时候要做的事。“墨菲定律”就源于做各项工作的人们的经验。它告诉我们“有可能出错的事情就会出错。并且在所有可能出错的事情中，往往是最坏的事情在最坏的时间出错，并造成最大的损失”。“墨菲定律”的另一个内容是“做所有的事情都会比你预计的时间长”。它还告诉我们“任何事的花费都会比预算多”。危机预测的关键就是预先全盘考虑有可能使项目不能按时完工的各种阻碍和延误。在哪里会出现威胁项目成功的障碍？当你确定了有可能发生的最坏情况，就想办法确保它不会发生。提前准备好应对措施，在问题发生之前就解决掉。

准备B计划

准备一个行动备选方案。欧洲伟大的政治家统一了多个德意志邦国的俾斯麦，以他的政治手腕而闻名。不管发生什么情况，他总是有一个计划周密的备用方案。这被称为“俾斯麦计划”（Bismarck plan）或“B计划”。你也应该时刻准备着自己的“B计划”。你要想到会有意想不到的情况发生，以至于需要完全打乱之前的计划。你花越多的时间来准备一个周密的备用方案，你就越是能在各种意外情况发生时灵活应对。

不断形成的选择

在生活中，只有当你的选择是自由的，你才是自由的；只有当你有了准备充分的备用方案时，你才是自由的。如果没有预备好的其他选择，你会发现自己被限制在一个行动程式中。一旦这个计划或行动出错，你就会有大麻烦。

历史上许多重大的成功都要归功于领导者花了时间思考会出错的地方，并提前做好准备。当事情真的出现问题时，他已经准备好了第二个行动计划。

在计划一个项目时千万不要相信运气。希望不是一种策略。记住拿破仑的话，在被问到是否相信运气时，他说：“是的。我相信运气。我相信坏运气，并且我相信我会一直走霉运。所以我会照着这种情况制订计划。”

要避免的四个问题

在任务管理中有四个重要问题，每一个都可以通过在开始前花时间认真思考来避免。

1.没有充足的时间。第一点是没有充足的时间来完成一个多任务工作。这是项目失败和事业受阻垮台的首要原因。人们对事情总是有很高的期待，并寄希望于运气，而没能为完成项目的每一步预留足够的缓冲时间。结果只能以失败告终。

2.设想最好的情况。第二个问题就是人们总是想象所有事情都会顺利完成。正如作家亚历克斯·麦肯齐所说：“每一个失败都植根于错误的假设。”不要想当然地认为所有事情都会一帆风顺，而是应该假设你一定会遇到麻烦。给自己留出充足的时间和资源来解决这些麻烦，以使项目按计划的进度被执行。

3.在最后阶段急于求成。任务管理中的第三个问题发生在工作的最后阶段，人们往往急于冲向终点。当你因为时间或预算紧张而赶着完工时，你几乎会不可避免地犯错或降低工作质量，以至不得不稍后再返工或修正。事实上，如果你在第一次就能不急不慢，踏实地给这项工作收尾，结果往往花费更少的时间。

4.试图同时完成多件事情。任务管理的第四个问题就是试图一心多用，而最终一事无成。你要不然就自己承担多个任务，要不就把过多的责任分派给其他人。不管哪种情况，都会有很多任务部分被忽视，甚至有时所有努力都付诸东流。每次只做一件事，把这件事做好再去想下个任务。

直观地计划你的项目

设计或管理项目最有力的方法之一是用“故事板”。这个技术是由迪士尼公司在拍卡通电影时首创的，后来陆续应用到娱乐业的各领域中。在故事脚本中，你设计一个该项目的直观形象，挂在墙上，让所有人都可以看到并发表评论。你可以先找一个大块的软木板，然后准备大头针或图钉，以及3~5英寸和5~8英寸的卡片，还有不同颜色的毡头笔。然后就可以开始了。

在木板的上部，5~8英寸的卡片上用彩色水笔简单地写出这个项目的主要组成部分。就好像书里每一章的标题，我们可以称其为“抬头”。一个项目可能会用3~10个不同的抬头。

在每一个标题下，你可以贴上一些3~5英寸的卡片。在每一张卡片上你都写下该项任务完成的最后一步，当你完成时，就可以创立一个整个项目直观的图式，告诉你需要以什么样的顺序做什么。然后你还可以把这个工作的负责人姓名标注在卡片上。

这样的设计可以让你随意移动标题及上面描述的工作，你可以改变他们的先后顺序和时间安排，你也可以调整这项工作的负责人和完成期限。

你也可以用一张纸来做故事板。在纸的顶部画出一些稍大的方格，然后在下面的方块中写下完成每一项任务所需的一系列步骤。你的项目越是直观，你就越是容易看清各个任务间的关系并判断要按时完成任务还需要做出那些调整。

将每项工作描述写进故事板

使用故事板的一种方法就是把一些5~8英寸的卡片钉在木板上方，并把任务负责人的名字标注在卡片上。在每个人的名字下面，在3~5英寸的卡片上，写下具体任务、分配的成员及截止日期。这样做使每个人都对团队中成员的相互联系有了一个直观的了解，并且对于谁在什么时间之前要完成什么事一目了然。

接下来，你要按照优先次序列出每个人的任务，从他需要做的第一件事到最后一件事。

每一次开员工大会时，你都要根据木板上的标记比较每个人的各项工作和表现。有了这样一幅直观的图像，你可以修改职能，调整卡片的位置。这种对项目直观表现的形式能够激发人们的创造力，它在很大程度上提高了每个团队成员对于该项目认识的清晰度。直观地计划你的项目可以促进其保质保量地按时完工。

一个多任务工作的例子：邮寄一期简报

这里我要给大家介绍一个我的公司使用本章介绍的任务管理系统来完成的多任务工作。这个例子中的任务是一份简报。为了成功地发出一份简报，我们首先组织了团队来负责其中的各项工作。然后把所有任务按顺序列出来，同时构建出时间框架或时间安排，及在某时间内需要完成的事情。

这是我们总结出的需要完成的任务：第一，我们确定了完成并发出这个简报的首要目标、结果。我们自问：“最理想的结果是什么？”然后以这个答案作为我们的目标，在设计这份简报时所做的一切事情都是围绕这个目标进行的。

第二，我们确定了目标市场，并获得了这些人和单位的邮寄地址清单。我们很快发现，获取邮寄地址清单应该列为一项单独的多任务工作，因此我们将其作为一项独立任务交给一个团队来专项负责。

第三，我们设计、规划了简报的版式。我们确定了广告样本、需要的照片以及排版方式。我们还决定将重点同时放在文章和产品销售上。最后确定了每一部分的负责人。

第四，我们汇集了稿件和照片，并制定了初稿以供复查和修改。

第五，将这份简报进行专业排版设计，以最具吸引力的形象赢得好的销量。

第六，确定印刷厂。我们收到了三个投标，在比较后选择了最好的一家。

确定各个多任务工作

在决定将收集邮寄地址作为一项独立任务后，我们又将其分解为四步。

第一步是确定目标人群，我们要把这个简报卖给谁？我们需要做的一件事是联系名录里的相关人员。我们浏览了我们自己的邮寄清单以及我们合作对象的邮寄清单，以确定目标人群的规模。在这些清单里的人就是我们选择的投递目标。

第二步必须要做的是收集整理所有对象姓名，以确认需要邮寄的总份数。第三步是选择一个可以进行信封装填，贴标签并把东西寄出去的邮局。第四步也是最后一步是要打印清单，打印简报，打包发出快递。

这听起来是一个简单的任务，但是从开始到最后——决定简报的目标客户，设计排版，确定邮寄清单，选择邮局，印刷直至寄出——整个项目花了大约四个月的时间，包含了五个工作人员二三百个小时的投入。我们之所以最后能把它做好，就是因为把它当作一个项目来计划，一步接着一步，把每一项任务、职责与其他的环节联系起来。

定期的检查和评价

在任务管理中需要掌握的最后一点就是安排时间定期检查工作进展，解决问题及重新安排任务。这是我们保证简报在预算内按时完工的关键因素。在每一个项目中，你都必须检查是否得到期待的结果。当你确定了任务目标和工作团队，并把不同任务分派给团队成员后，你就需要建立一个定期开会、检查、讨论工作进展的时间表。

不管你在一开始计划的多么完美，在过程中都会收到大量的反馈，你要根据这些反馈定期修改原计划，保证工作顺利完成。

成功的任务管理

很多因素可以决定任务管理的成败。第一条也是最重要的一条就是确保负责不同环节的团队成员之间的良好沟通。

明确性是基本要素

良好沟通的第一个要素是清晰、明确。这意味着你要把你的意思明确地表达出来。对于你想要的结果的解释要清楚、无歧义。不要假设人们能理解，千万不能想当然地认为人们对你的话或对他们的要求都能清楚地理解。要一再向你的团队成员寻求反馈，并再次确认。让他们用自己的话来复述你所表达的意思。鼓励大家提问和自由讨论。在任务布置后，人们越是积极地投入讨论中来，在开始工作的时候他们就能做出越大的贡献。一项任务讨论得越多，对每个人而言目标就越明确。

一致性是重要因素

良好沟通的第二个要素就是一致性。团队的领导者必须保持耐心、乐观、坚定和坚持的品质。成为一个好的领导者要求你拥有或建立最出色的领导和管理能力。当出现问题时你必须保持冷静。你必须不断地提醒自己如果你不站在制高点掌控全局，它就无法成功。如果这个项目非常重要，你就必须承担起检查目标完成进展的责任。除非你亲自花时间去检查、确认，否则不要妄想每一件事都能忠于计划。

处理冲突和低质量的工作

作为一个团队领导者拥有良好沟通能力的另一个要素是你必须以直截了当的方式来处理冲突和低质量的工作。如果一个员工不能很好地完成交给他的任务，你不能视而不见。你不能假装这件事没有发生，或大事化小、小事化了。最好的老板在截止期限和工作质量面前必须是严苛的。你也要如此。要鼓励每个人对于自己的工作都自由地发表意见。如果必要，就重新分配任务。把不同的工作交给不同能力的人。如果一个人的工作量太大而另一个人比较清闲，就重新安排一下任务，要让每个人都感到自己可以以最出色的方式完成各自的工作。

为你的信念树立勇气

良好沟通的第四个要素也是领导能力的重要品质就是勇气或魄力。正如温斯顿·丘吉尔所说：“勇气是所有品质中最重要的，有了勇气就有了一切。”对你来说，最重要的勇气就是对结果负起责任，并坚持到整个项目完美竣工。

你可以习得任何技能

如果你在过去没有使用过系统的任务管理系统，那么第一次开始并不容易。但是培养任务管理技能比任何其他技能都更能帮你节省时间，在事业上获得飞跃。你也可以在家里使用这个任务管理技能，或者把它用在安排自己的假期上。你可以靠它来组建一个公司或组织，你可以开创自己的事业，成为一个成功的销售者，或以更多的方式实现人生的飞跃。

你计划、组织、管理和完成任务的能力，是你成功的核心和在生活、工作、领导岗位上实现自我价值的重要因素。任务管理是一门可习得的技能，只要你有决心，肯练习，没有什么做不到。

“如果你对结果给予足够的关注，你就一定会得到它。只有当你真正渴望，排除一切干扰的渴望，并且在同一时间只专注于这一件事情的时候才能取得成功。”
——威廉·詹姆斯