HomeCategory

Tuyển Dụng

Kỹ năng dự báo thành công và đàm phán lương

Nhà quản trị cần có tư duy chiến lược cao, tầm nhìn dài hạn hơn và mang tính tổng quát. Tư duy chiến lược cũng như kỹ năng dự báo của nhà quản trị giúp tổ chức lường trước và ứng biến kịp thời với những vấn đề có thể phát sinh.

Ngoài ra, việc đàm phán lương nghe có vẻ đơn giản nhưng trên thực tế, để việc đàm phán lương trở nên hiệu quả giúp tổ chức không mất đi ứng viên tiềm năng thì nhà quản trị cần phải lưu ý các vấn đề sau:

  • Hãy đàm phán lương một cách minh bạch và thẳng thắng.
  • Đặt yếu tố con người lên hàng đầu, phải hiểu được điều gì quan trọng đối với ứng viên, có thể là lương thưởng, ngày nghỉ phép, hỗ trợ sức khỏe, văn hóa công ty, nhân việc được làm việc linh hoạt,…. Bởi yếu tố con người tác động rất lớn đến sự thành công của tổ chức.
  • Bổ sung thêm các khoản thưởng: Hãy cân nhắc xây dựng hệ thống phúc lợi thật sớm để ứng viên tiềm năng của bạn có thể đánh giá toàn diện về vị trí ứng tuyển.

Nếu như không lựa chọn đồng hành cùng bạn, ứng viên cũng sẽ dễ dàng tìm được một doanh nghiệp khác phù hợp. Do đó, đừng vội vàng thúc giục nếu ứng viên có sự do dự. Hãy trở thành một nhà cố vấn part time, nhanh chóng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc từ ứng viên tiềm năng của bạn.

Đàm phán lương là bước “chốt đơn” quan trọng trong cả quy trình tuyển dụng, hay còn là nội dung mà cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều quan tâm. Việc này đòi hỏi phải giao tiếp khéo léo, xử lý tinh tế để nắm bắt người tài tiềm năng phù hợp tiêu chí doanh nghiệp.

Kỹ năng phỏng vấn

Kỹ năng phỏng vấn là một trong những kỹ năng quan trọng đối với nhà tuyển dụng nhân sự. Nếu có cách phỏng vấn ứng viên khoa học, doanh nghiệp có thể xác định được trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên, xem họ có đáp ứng yêu cầu công việc hoặc có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không. Từ đó, tránh trường hợp tuyển sai nhân sự, giảm thiệt hại cho quy trình tuyển dụng.

Doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch cùng kịch bản phỏng vấn ứng viên thật tỉ mỉ cho mỗi vị trí công việc.

Trên thực tế, để buổi phỏng vấn đạt được hiệu quả cao nhà tuyển dụng cần lưu ý các vấn đề sau:

– Thứ nhất, xây dựng hệ thống đánh giá:

Việc có một hệ thống đánh giá không chỉ giúp kết quả trở nên khách quan hơn, mà còn duy trì được tính thống nhất và đẩy nhanh tiến độ công việc, nhất là khi số lượng phỏng vấn quá lớn. Vì thực tế, quá trình phỏng vấn có rất nhiều rủi ro khiến kết quả trở nên thiếu chính xác. Do thiện cảm cá nhân của người phỏng vấn, hoặc do mẫu phỏng vấn không lớn, khiến người mà bạn tìm được chỉ là người giỏi nhất trong số những người phỏng vấn, chứ chưa phải người thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc.

Sử dụng bảng đánh giá theo khung năng lực là một cách làm hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay, đảm bảo tính quy chuẩn và bám sát nhất vào yêu cầu vị trí.

Cần hạn chế so sánh ứng viên với nhau trước khi so sánh với bảng tiêu chí chung. Việc so sánh giữa các ứng viên chỉ nên được thực hiện ở bước cuối cùng khi bạn bắt đầu chốt số lượng tuyển dụng.

Thứ hai, nghiên cứu CV của ứng viên trước khi phỏng vấn và lưu ý những thông tin quan trọng:
Đây là việc bạn bắt buộc phải làm. Ngoài ra trong thời đại số, bạn nên cân nhắc nghiên cứu các profile của ứng viên trên các mạng xã hội như Facebook, LinkedIn. Điều này có thể sẽ tiết lộ khá nhiều về con người thật của ứng viên.

Thứ ba, trong quá trình phỏng vấn, doanh nghiệp cũng nên lưu ý các vấn đề sau:

+ Hãy thân thiện với ứng viên: Việc sử dụng một số ngôn ngữ cơ thể có thể giúp ứng viên cảm thấy thoải mái và thiện cảm hơn với quá trình phỏng vấn, như mỉm cười, hướng người ra phía trước, gật đầu,…Khi nhà tuyển dụng tạo ra càng nhiều sự thoải mái, thì ứng viên càng dễ dàng chia sẻ nhiều thông tin, và điều này sẽ có lợi lớn đến việc ra quyết định của bạn.

+ Ghi chú về ứng viên: Việc ghi chú trong khi phỏng vấn là một kỹ năng cực kỳ quan trọng. Hãy sắp xếp ghi chú một cách cẩn thận. Chúng ta có thể ghi nhớ thông tin của một hay hai ứng viên. Nhưng khi con số ứng viên là 5 hay 10 và nhiều hơn, chúng ta sẽ thấy được sự quan trọng của những ghi chú trước đó. Việc ghi chú lại thông tin quan trọng giúp tổ chức dễ dàng tổng hợp thông tin, đánh giá công bằng, khách quan hơn.

+ Hãy lắng nghe nhiều hơn nói: Mục đích chính của buổi phỏng vấn chính là việc khai thác thông tin. Doanh nghiệp có thể hướng dẫn và gợi ý cho ứng viên về những thông tin mà họ muốn biết, nhưng hãy luôn để ứng viên là nhân vật chính của buổi phỏng vấn. Đặc biệt, đừng cố ghi chú khi ứng viên đang nói, bạn có thể làm điều này sau khi họ đã chia sẻ xong. Chúng tôi đã nghiên cứu và tin rằng nhà tuyển dụng nên dành 80% thời gian để lắng nghe ứng viên và chỉ nên nói trong 20% thời gian còn lại.

+ Mời ứng viên đặt câu hỏi: Hành động nhỏ này mang đến ý nghĩa lớn, tạo ra giá trị của buổi phỏng vấn. Ngoài những câu hỏi mà HR đưa ra, các câu hỏi của ứng viên có thể gợi mở nhiều phương diện giúp ứng viên và nhà tuyển dụng có cơ hội trao đổi kỹ hơn. Qua đó bạn cũng có thể khai thác được nhiều thông tin hữu ích.

Thứ tư, lưu ý sau buổi phỏng vấn: Với chúng tôi, kết thúc buổi phỏng vấn không có nghĩa là thực hiện xong quy trình tuyển dụng. Khi ấy nhà tuyển dụng vẫn cần làm việc sau:
+ Cảm ơn ứng viên đã tham gia phỏng vấn;
+ Thông báo cho ứng viên về thời gian có kết quả phỏng vấn;
+ Tổng hợp lại thông tin ứng viên sau buổi phỏng vấn để có đánh giá cụ thể;
+ Sàng lọc ứng viên theo mức độ từ khái quát đến chuyên sâu để chốt danh sách cuối cùng. Hãy căn cứ vào điều kiện cũng như tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp để chọn được ứng viên thích hợp nhất;
+ Thông báo kết quả với ứng viên dù họ có trúng tuyển hay không. Chúng tôi quan điểm rằng, việc thông báo cho các ứng viên không trúng tuyển là việc nên làm, không chỉ thể hiện sự tôn trọng với các ứng viên đã tham gia buổi phỏng vấn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức.

Phỏng vấn là một bước không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng và là một thành phần quan trọng trong chiến lược tuyển dụng chung. Xây dựng một quy trình phỏng vấn bài bản, khách quan, chính xác là giúp kết nối nhu cầu giữa nhà tuyển dụng và ứng viên; đảm bảo tìm ra cá nhân phù hợp nhất.

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là thứ chỉ có thể tốt lên nhờ kinh nghiệm và sự rèn luyện qua thời gian. Chỉ có kinh nghiệm mới giúp bạn có một hệ thống câu hỏi tốt hơn, một đánh giá sắc sảo và khách quan hơn. Điều quan trọng nhất trong hành trang nhân sự này thực chất là sự tự rút kinh nghiệm, nghiên cứu và tự hoàn thiện chính tổ chức mình.

Kỹ năng tìm ra các ứng cử viên phù hợp

Nhà tuyển dụng cần chủ động để có thể tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí mà mình đang cần. Hiện nay, các bộ phận nhân sự của các công ty cũng như các nhân viên nhân sự đều cần chủ động hơn nữa để hoàn thành tốt công việc của mình. Có một số cách mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn như sau:

1. Tuyển dụng nội bộ
2. Khuyến khích đồng nghiệp giới thiệu ứng viên
3. Làm cho thông tin về công ty và công việc bạn đang cần nhân sự trở nên thật hấp dẫn
4. Xây dựng một danh sách hồ sơ ứng viên tiềm năng thông qua mỗi đợt phỏng vấn trước đó. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng một nguồn dữ liệu quan trọng, vững chắc để xem xét khi bạn cần tuyển dụng cho một vị trí mới.
5. Sử dụng mạng xã hội:

Để lựa chọn được những ứng viên tài năng, phù hợp với vị trí tuyển dụng và văn hóa của Công ty, nhà tuyển dụng cũng cần phải có các kỹ năng được đúc kết từ nhiều quy trình tuyển dụng trước đó, bao gồm:

– Khả năng quan sát và đánh giá
– Đặt câu hỏi mở khi phỏng vấn
– Kiểm soát không khí buổi phỏng vấn
– Kiên nhẫn và tập trung
– Kết nối với ứng viên
– Lắng nghe và thấu hiểu ứng viên
– Tham khảo các nguồn thông tin khác nhau
– Khả năng đàm phán.

Kỹ năng kiểm tra CV và thông tin tham khảo

Trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể sẽ nhận được rất nhiều CV với số lượng thông tin tham khảo rất lớn được gửi qua email hoặc gửi trực tiếp. Vậy nên, công việc của tổ chức cần làm chính là sàng lọc sơ bộ CV và thông tin tham khảo trong CV để tìm ra những ứng viên phù hợp nhất cho vòng phỏng vấn.

Để tiết kiệm thời gian và công sức cho việc này, thực tế với kinh nghiệm tuyển dụng của Nosouno cho thấy rằng nhà tuyển dụng cần nghiêm túc nghiên cứu các yếu tố bắt buộc phải có đối với vị trí tuyển dụng và một số thông tin tham khảo cơ bản mà tổ chức cho là cần thiết. Sau đó, cần liệt kê chúng tạo thành một danh sách cho mỗi vị trí tuyển dụng.

Dựa trên danh sách các yếu tố đó, nhà tuyển dụng có thể tiến hành sàng lọc ứng viên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Sau khi có danh sách ứng viên thông qua việc sàng lọc ban đầu, trong một vài trường hợp, sẽ có những thông tin cần được làm rõ của các ứng viên trên. Nhà tuyển dụng sẽ tiếp tục lưu ý các thông tin và thực hiện khai thác thông tin trong buổi phỏng vấn.

Kỹ năng thiết lập bản mô tả công việc cho tuyển dụng

Mọi công tác liên quan đến tuyển dụng và bàn giao công việc đều liên quan mật thiết đến bản mô tả công việc. Nếu một doanh nghiệp không có bản mô tả công việc chi tiết, chuẩn xác, thì việc tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn đúng ứng viên phù hợp với vị trí công việc là vô cùng khó khăn.

Nói cách khác, một bản mô tả công việc có đầy đủ thông tin và được trình bày rõ ràng sẽ chắc chắn thu hút nhiều ứng viên tiềm năng.

Bản mô tả công việc phải chia sẻ đầy đủ thông tin về tính chất công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà nhân sự nào đảm nhận vị trí công việc đó đều phải thực hiện và nỗ lực hoàn thành đầy đủ ở mức độ tốt nhất.

Thông qua bản mô tả công việc, các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm theo từng vị trí công việc được mô tả cụ thể, tạo thuận lợi cho cả phía doanh nghiệp và nhân sự/ứng viên nắm bắt và triển khai theo nhu cầu riêng của từng đối tượng.

*Các bước xây dựng Bản mô tả công việc:

1. Lập kế hoạch

Nhà tuyển dụng cần định hình được những việc cần làm khi muốn xây dựng được bản mô tả chi tiết.

2. Thu thập thông tin liên quan đến vị trí công việc

Các thông tin cơ bản cần có của một bản mô tả công việc
+ Thông tin vị trí công việc: Cụ thể là chức danh công việc, vừa nhìn vào là ứng viên có thể biết ngay mức độ năng lực của mình có thể đáp ứng vị trí này hay không.
+ Không gian, thời gian làm việc: Xác định ngay từ đầu nội dung địa điểm, khung thời gian làm việc để không mất thời gian của ứng viên.
+ Mục tiêu công việc: Khái quát sơ lược về nhiệm vụ, vai trò của vị trí này, cùng lý do vì sao doanh nghiệp muốn bổ sung thêm nhân lực (lý do điển hình, đáp ứng chiến lược phát triển tương lai luôn có sức hút ứng viên hơn).
+ Danh mục nhiệm vụ công việc: Đây là phần quan trọng để ứng viên nghiêm túc cân nhắc xem bản thân đáp ứng bao nhiêu % kỳ vọng, xác suất ứng tuyển thành công là bao nhiêu.
Nhờ vậy, doanh nghiệp đỡ mất thời gian sàng lọc hồ sơ. Do đó, nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc cần chi tiết, liệt kê chuẩn xác những gì mà vị trí công việc và phòng ban chuyên môn của vị trí đó đang yêu cầu. Xếp thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp để phòng tuyển dụng dễ dàng chắt lọc nhiệm vụ chủ chốt đưa vào bảng tin đăng tuyển.
+ Yêu cầu công việc: Bao gồm cả yêu cầu về học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng,… bắt buộc phải có để đáp ứng tốt nhất vị trí công việc.
+ Mức lương / thu nhập hằng tháng
+ Phúc lợi đi kèm
+ Thông tin về nhà tuyển dụng

3. Phác thảo bản mô tả

Khi đã nắm đầy đủ các thông tin của công việc, tiến hành phác thảo sơ qua để kiểm tra các đầu mục xem có còn đang thiếu gì hay không, đã đủ và phù hợp với cơ sở dữ liệu đã đưa ra trước đó hay chưa.

4. Viết mô tả chi tiết công việc cho từng vị trí.

Dựa trên bản phác thảo đã được phê duyệt và thống nhất giữa các bộ phận liên quan sẽ tiến hành mô tả chi tiết để có được một bản JD hoàn hảo nhất.

Lưu ý: Với kinh nghiệm của các chuyên gia của Nosouno, để có được một bản mô tả công việc tốt, cần dựa trên 3 tiêu chuẩn nhất định dưới đây:
– Bản mô tả công việc đảm bảo rõ ràng, sử dụng từ ngữ giúp ứng viên dễ dàng hiểu được trách nhiệm công việc cũng như những điều họ cần làm khi vào doanh nghiệp.
– Định hướng mục tiêu lẫn tiêu chuẩn cho ứng viên để ứng viên có thể hoàn thành tốt công việc.
– Tạo được sự khác biệt và hấp dẫn để thu hút được ứng viên so với những doanh nghiệp khác tại thị trường hiện nay.

Kỹ năng dự báo nhu cầu nhân sự

Để chiến lược nhân sự thật sự phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty, việc dự báo nhu cầu nguồn nhân sự là một trong những ưu tiên hàng đầu.
Đặc biệt, các công ty giành được lợi thế cạnh tranh trong việc thu hút người tài là những công ty có khả năng dự đoán được nhu cầu về nguồn nhân sự của công ty và có kế hoạch thu hút nhân tài trước khi công ty thật sự gặp phải sự thiếu hụt về nguồn nhân lực.

Việc lập kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần sự phối hợp giữa các bộ phận tuyển dụng, quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự của phòng nhân sự và các phòng ban khác trong công ty nhằm giúp các nhà quản trị nhân sự xác định được nhu cầu nhân lực của toàn công ty.

Bên cạnh đó, kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực còn phục vụ cho việc lập kế hoạch tuyển dụng người mới, số lượng nhân viên tiềm năng cho các vị trí kế nhiệm bằng sự hỗ trợ của các chương trình đào tạo và phát triển năng lực, số lượng nhân viên cần bị đào thải vì không thể đáp ứng các yêu cầu về năng lực, các kỹ năng quan trọng nào cần có ở một ứng cử viên tiềm năng.

Có thể tóm tắt quy trình lập kế hoạch về dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của một tổ chức như sau:
Bắt đầu từ việc thu thâp thông tin từ các phòng ban. Sau đó, bộ phận tuyển dụng có thể phỏng vấn quản lý của các phòng ban để thu thập, tổng hợp và phân tích những dữ liệu có được. Đây sẽ là nguồn dữ liệu cơ sở quan trọng nhất để lập nên một kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực phù hợp nhất với nhu cầu của công ty.

Tiếp theo, việc tham gia các cuộc thảo luận về tình hình tăng trưởng và những thách thức liên quan đến nguồn nhân lực mà các quản lý cấp trung đang phải đối mặt là hết sức cần thiết đối với kế hoạch dự báo nhu cầu nhân sự. Chúng ta có thể thấy tại cấp quản lý này, họ có rất nhiều dữ liệu nhằm dự báo cho sự tăng trưởng và nhu cầu về mặt nhân sự trong những vị trí tương đương hoặc các vị trí quan trọng chủ chốt của phòng ban đó.

Trong quá trình phỏng vấn và thu thập thông tin, các câu hỏi có thể hỏi các nhà quản lý của các phòng ban các vấn đề sau:

– Phòng ban này có tác động như thế nào đến doanh nghiệp trong sáu tháng, mười hai tháng, hai mươi bốn tháng tới?
– Nhân viên cần có những kỹ năng nào để đạt được mục tiêu mà phòng ban đã đặt ra?
– Có bao nhiêu nhân viên dự kiến sẽ không còn phù hợp để ở lại? Bao nhiêu nhân viên đang hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và cần được giữ lại? Bao nhiêu nhân viên có nhiều tiềm năng phát triển để nắm giữ những vai trò quan trọng hơn?

Sau khi thu thập thông tin về số lượng nhân tài hiện có của từng bộ phận và các yêu cầu về người tài của mỗi phòng ban trong tương lai, các nhà quản trị nhân sự cần tổng hợp và phân tích khoảng cách giữa cung và cầu về nguồn nhân lực của công ty. Dự báo các vị trí, số lượng nguồn nhân lực và các yêu cầu về năng lực của nhân viên sẽ cần thiết trong tương lai để giúp tổ chức giải quyết sự thiếu hụt nhân lực và lên kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp.

Việc dự báo nhu cầu nguồn nhân lực vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Đây là cơ hội tốt để các nhà quản trị nhân sự có cái nhìn bao quát và chặt chẽ hơn trong quá trình xây dựng chiến lược thu hút và giữ chân ứng viên tiềm năng, phân chia thời gian, chi phí, tài nguyên hợp lý để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh của tổ chức.