Kỹ năng phỏng vấn
Kỹ năng phỏng vấn là một trong những kỹ năng quan trọng đối với nhà tuyển dụng nhân sự. Nếu có cách phỏng vấn ứng viên khoa học, doanh nghiệp có thể xác định được trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên, xem họ có đáp ứng yêu cầu công việc hoặc có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không. Từ đó, tránh trường hợp tuyển sai nhân sự, giảm thiệt hại cho quy trình tuyển dụng.
Doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch cùng kịch bản phỏng vấn ứng viên thật tỉ mỉ cho mỗi vị trí công việc.
Trên thực tế, để buổi phỏng vấn đạt được hiệu quả cao nhà tuyển dụng cần lưu ý các vấn đề sau:
– Thứ nhất, xây dựng hệ thống đánh giá:
Việc có một hệ thống đánh giá không chỉ giúp kết quả trở nên khách quan hơn, mà còn duy trì được tính thống nhất và đẩy nhanh tiến độ công việc, nhất là khi số lượng phỏng vấn quá lớn. Vì thực tế, quá trình phỏng vấn có rất nhiều rủi ro khiến kết quả trở nên thiếu chính xác. Do thiện cảm cá nhân của người phỏng vấn, hoặc do mẫu phỏng vấn không lớn, khiến người mà bạn tìm được chỉ là người giỏi nhất trong số những người phỏng vấn, chứ chưa phải người thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc.
Sử dụng bảng đánh giá theo khung năng lực là một cách làm hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay, đảm bảo tính quy chuẩn và bám sát nhất vào yêu cầu vị trí.
Cần hạn chế so sánh ứng viên với nhau trước khi so sánh với bảng tiêu chí chung. Việc so sánh giữa các ứng viên chỉ nên được thực hiện ở bước cuối cùng khi bạn bắt đầu chốt số lượng tuyển dụng.
Thứ hai, nghiên cứu CV của ứng viên trước khi phỏng vấn và lưu ý những thông tin quan trọng:
Đây là việc bạn bắt buộc phải làm. Ngoài ra trong thời đại số, bạn nên cân nhắc nghiên cứu các profile của ứng viên trên các mạng xã hội như Facebook, LinkedIn. Điều này có thể sẽ tiết lộ khá nhiều về con người thật của ứng viên.
Thứ ba, trong quá trình phỏng vấn, doanh nghiệp cũng nên lưu ý các vấn đề sau:
+ Hãy thân thiện với ứng viên: Việc sử dụng một số ngôn ngữ cơ thể có thể giúp ứng viên cảm thấy thoải mái và thiện cảm hơn với quá trình phỏng vấn, như mỉm cười, hướng người ra phía trước, gật đầu,…Khi nhà tuyển dụng tạo ra càng nhiều sự thoải mái, thì ứng viên càng dễ dàng chia sẻ nhiều thông tin, và điều này sẽ có lợi lớn đến việc ra quyết định của bạn.
+ Ghi chú về ứng viên: Việc ghi chú trong khi phỏng vấn là một kỹ năng cực kỳ quan trọng. Hãy sắp xếp ghi chú một cách cẩn thận. Chúng ta có thể ghi nhớ thông tin của một hay hai ứng viên. Nhưng khi con số ứng viên là 5 hay 10 và nhiều hơn, chúng ta sẽ thấy được sự quan trọng của những ghi chú trước đó. Việc ghi chú lại thông tin quan trọng giúp tổ chức dễ dàng tổng hợp thông tin, đánh giá công bằng, khách quan hơn.
+ Hãy lắng nghe nhiều hơn nói: Mục đích chính của buổi phỏng vấn chính là việc khai thác thông tin. Doanh nghiệp có thể hướng dẫn và gợi ý cho ứng viên về những thông tin mà họ muốn biết, nhưng hãy luôn để ứng viên là nhân vật chính của buổi phỏng vấn. Đặc biệt, đừng cố ghi chú khi ứng viên đang nói, bạn có thể làm điều này sau khi họ đã chia sẻ xong. Chúng tôi đã nghiên cứu và tin rằng nhà tuyển dụng nên dành 80% thời gian để lắng nghe ứng viên và chỉ nên nói trong 20% thời gian còn lại.
+ Mời ứng viên đặt câu hỏi: Hành động nhỏ này mang đến ý nghĩa lớn, tạo ra giá trị của buổi phỏng vấn. Ngoài những câu hỏi mà HR đưa ra, các câu hỏi của ứng viên có thể gợi mở nhiều phương diện giúp ứng viên và nhà tuyển dụng có cơ hội trao đổi kỹ hơn. Qua đó bạn cũng có thể khai thác được nhiều thông tin hữu ích.
Thứ tư, lưu ý sau buổi phỏng vấn: Với chúng tôi, kết thúc buổi phỏng vấn không có nghĩa là thực hiện xong quy trình tuyển dụng. Khi ấy nhà tuyển dụng vẫn cần làm việc sau:
+ Cảm ơn ứng viên đã tham gia phỏng vấn;
+ Thông báo cho ứng viên về thời gian có kết quả phỏng vấn;
+ Tổng hợp lại thông tin ứng viên sau buổi phỏng vấn để có đánh giá cụ thể;
+ Sàng lọc ứng viên theo mức độ từ khái quát đến chuyên sâu để chốt danh sách cuối cùng. Hãy căn cứ vào điều kiện cũng như tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp để chọn được ứng viên thích hợp nhất;
+ Thông báo kết quả với ứng viên dù họ có trúng tuyển hay không. Chúng tôi quan điểm rằng, việc thông báo cho các ứng viên không trúng tuyển là việc nên làm, không chỉ thể hiện sự tôn trọng với các ứng viên đã tham gia buổi phỏng vấn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức.
Phỏng vấn là một bước không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng và là một thành phần quan trọng trong chiến lược tuyển dụng chung. Xây dựng một quy trình phỏng vấn bài bản, khách quan, chính xác là giúp kết nối nhu cầu giữa nhà tuyển dụng và ứng viên; đảm bảo tìm ra cá nhân phù hợp nhất.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là thứ chỉ có thể tốt lên nhờ kinh nghiệm và sự rèn luyện qua thời gian. Chỉ có kinh nghiệm mới giúp bạn có một hệ thống câu hỏi tốt hơn, một đánh giá sắc sảo và khách quan hơn. Điều quan trọng nhất trong hành trang nhân sự này thực chất là sự tự rút kinh nghiệm, nghiên cứu và tự hoàn thiện chính tổ chức mình.
