Các chức năng quản trị thiết yếu

Có một số chức năng quản trị thiết yếu quyết định sự thành bại của một nhà điều hành. Khái niệm “chức năng thiết yếu” bắt nguồn từ ngành y tế. Nó là cách thức hữu ích và độc đáo cho phép bạn kiểm soát các hành động trong sự nghiệp của mình. Giả sử, khi tới gặp bác sĩ để kiểm tra sức khỏe tổng quát, bác sĩ cho biết bạn đang có nguy cơ mắc phải một loạt các vấn đề về sức khỏe như thừa cân, huyết áp cao, cơ thể không săn chắc do ăn những thứ ăn không phù hợp, có nhiều thói quen xấu ảnh hưởng đến sức khỏe. Nếu muốn khỏe mạnh, bạn phải điều chỉnh và thay đổi các chức năng của cơ thể thiết yếu. Đó là nhịp tim, huyết áp, hoạt động sóng não, nhịp thở và các thước đo sinh lý khác. Mỗi khu vực chức năng là một ranh giới phân định giữa khả năng sống và chết trong lâm sàng. Nếu thiếu một dấu hiệu thiết yếu bất kỳ kể trên, bạn sẽ bị coi là đã chết về mặt lâm sàng. Với những thông tin như vậy, bạn quyết định thay đổi một loạt thói quen liên quan đến sức khỏe. Trước hết, bạn quyết định sẽ đi bộ 30 phút mỗi ngày, đây là con số lý tưởng giúp bạn có được thể chất tuyệt vời. Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu đi bộ 30 phút một ngày để giảm cân, điều gì sẽ xảy ra với nhịp tim, huyết áp và thậm chí cả hoạt động sóng não của bạn? Câu trả lời là khi cải thiện một khu vực, bạn đồng thời bắt đầu cải thiện cả các khu vực khác. Điều tương tự cũng xảy ra trong hoạt động quản trị. Khi bạn cải thiện một chức năng quản trị quan trọng, sự cải thiện đó sẽ lan tỏa và tạo ra thay đổi tích cực ở các khu vực chức năng khác. Bằng việc tập trung và chuyên tâm cải thiện một kỹ năng quản trị cụ thể, bạn cũng đồng thời bắt đầu cải thiện toàn bộ các kỹ năng quản trị của mình. Bạn thật sự đã tạo ra một hiệu ứng cấp số nhân, có thể dẫn tới sự cải thiện tổng thể nhanh chóng về cấp độ kỹ năng và giá trị đóng góp của mình cho công ty.

7 chức năng quản trị thiết yếu

Trong quản trị, bạn phải thể hiện năng lực thích đáng ở từng khu vực trong 7 khu vực chức năng để có được hiệu quả xuất sắc. Sự thiếu vắng bất kỳ chức năng quản trị nào cũng có thể dẫn tới nguy cơ thất bại trên cương vị điều hành.

1. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là kỹ năng quản trị chủ chốt và thiết yếu đầu tiên. Khả năng lập kế hoạch cẩn trọng từ trước liên quan đến việc bạn muốn hoặc cần hoàn thành sẽ cho phép bạn đạt hiệu quả cao hơn những người không lập kế hoạch. Để thành công trong quản trị, có một quy tắc tối quan trọng, đó là “tư duy trên giấy”. Hãy viết ra các mục tiêu và xác định thật rõ điểm đích mà bạn muốn đạt đến. Lên danh sách chi tiết mọi bước cần tiến hành để đạt được các mục tiêu đó. Lập ra danh sách kiểm tra các hoạt động này theo trình tự thời gian để có được một bản kế hoạch chi tiết mà bạn có thể thực hiện theo từng bước. Càng hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch, mọi người càng làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

2. Tổ chức

Chức năng quản trị thiết yếu thứ hai là tổ chức. Khi đã lập kế hoạch xong, bạn cần kết hợp yếu tố nhân lực, nguồn vốn, các nguồn lực và cơ sở vật chất cần thiết để biến kế hoạch thành hiện thực. Các nhà điều hành xuất sắc nhất rất giỏi lập kế hoạch và tổ chức. Do đó, họ có thể kết hợp và điều phối hoạt động của nhiều người để thực hiện những nhiệm vụ phức tạp. Ở hai kỳ Olympics — Olympics mùa hè ở Los Angeles năm 1984 và Olympics mùa xuân ở Salt Lake City năm 2002 – Ủy ban Olympic đều rơi vào tình trạng hoang mang, bối rối và cả hai thành phố này đều dự đoán họ sẽ bị thiệt hại nặng nề về tài chính. Sau đó, các quan chức của thành phố Los Angeles mời ủy viên bóng chày Peter Ueberroth và Salk Lake City mời Mitt Romney, ứng viên tổng thống của Đảng Cộng hòa năm 2012, giúp triển khai dự án. Các nhà điều hành xuất sắc này ngay lập tức tiến hành lập kế hoạch, tổ chức và điều phối hàng chục nghìn người ở những khu vực địa lý rộng lớn, giải quyết hàng ngàn chi tiết công việc và đưa cả hai thành phố thoát khỏi nguy cơ thua lỗ tài chính. Nhờ kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức của hai nhà quản trị tài năng, giải đấu đi từ dự đoán lỗ lớn sang lợi nhuận cao và đạt được thành công vang dội theo đánh giá của các bên tham gia và những người quan sát. Lại một lần nữa, chìa khóa để tổ chức tốt là “tư duy trên giấy”. Hãy thảo luận những việc phải làm với các bên liên quan tham gia thực hiện kế hoạch đó. Càng dành nhiều thời gian lập kế hoạch và tổ chức trước khi hành động, khả năng thành công của bạn càng cao.

3. Tìm kiếm những người giỏi nhất

Chức năng quản trị thiết yếu thứ ba là tuyển dụng nhân viên. Khả năng chọn ra những người phù hợp hỗ trợ thực hiện mục tiêu đã xác lập có ý nghĩa tối quan trọng trong thành công của bạn với tư cách nhà quản trị. Trong nhiều trường hợp, một cá nhân yếu kém hoặc không có năng lực giải quyết một công việc có thể dẫn tới thất bại của cả doanh nghiệp. Các tờ báo tài chính thường xuyên đăng tải các câu chuyện về việc những nhà điều hành cấp cao đưa ra quyết định tệ hại và đẩy các công ty lớn đến bờ vực phá sản. Để có được đóng góp giá trị nhất, bạn phải phỏng vấn và tuyển dụng những người giỏi nhất cho từng vị trí đồng thời phải loại bỏ những người không có năng lực để đạt được các mục tiêu của mình.

4. Học cách ủy quyền

Chức năng quản trị thiết yếu thứ tư là ủy quyền. Ủy quyền là kỹ năng thiết yếu mà bạn cần học hỏi và áp dụng bởi nó cho phép bạn tối đa hóa năng suất và khai thác tốt những đóng góp của các thuộc cấp.

5. Luôn đi đầu trong công việc

Chức năng quản trị thiết yếu thứ năm là giám sát hay quản lý. Giám sát đòi hỏi mọi người phải hiểu rõ các kỳ vọng của bạn và tiêu chuẩn bạn đặt ra. Sau đó, hãy thường xuyên kiểm tra để đảm bảo công việc đang được thực hiện đúng tiến độ và theo đúng tiêu chuẩn đã thống nhất.

Khi mọi người biết bạn quan tâm đến công việc đủ để theo dõi tiến độ thường xuyên, họ sẽ nỗ lực để làm tốt công việc và thực hiện theo đúng lịch trình hơn.

6. Liên tục cập nhật thông tin

Chức năng quản trị thiết yếu thứ sáu là báo cáo. Khi bạn làm tốt, hoặc ngay cả khi bạn gặp vấn đề khó khăn, những người xung quanh bạn cần được cho biết chuyện gì đang diễn ra. Hãy đảm bảo rằng các thông điệp được truyền tải giữa bạn và cấp trên đều rõ ràng và nhất quán. Hãy lên lịch đều đặn cho những cuộc gặp mặt trực tiếp để cập nhật thông tin đầy đủ cho cấp trên về việc bạn đang làm và tiến độ thực hiện công việc đó. Một hoạt động thiết yếu khác đó là giao tiếp đồng cấp với đồng nghiệp, những người không thuộc quyền quản lý của bạn, nhưng lại cần biết bạn đang làm gì để thực hiện công việc của họ ở mức tiêu chuẩn cao hơn. Cuối cùng, hãy thực hành quản trị cởi mở với nhân viên dưới quyền. Hãy để nhân viên của bạn biết tất cả những gì đang diễn ra: tốt, xấu và tệ hại. Theo các cuộc phỏng vấn và nghiên cứu về “Nơi làm việc tuyệt vời” được tổ chức hàng năm, những nhân viên vui vẻ, hạnh phúc trong công việc cho biết, họ luôn biết rõ những yếu tố tác động đến công việc và công ty của mình.

7. Xác lập tiêu chuẩn rõ ràng

Chức năng quản trị thiết yếu thứ bảy là đo lường. Như đã đề cập ở phần trước, đây là bước xác lập tiêu chuẩn rõ ràng cho những việc bạn muốn hoàn thành, để mọi nhân viên biết chính xác hiệu quả công việc của họ được đo lường như thế nào. “Nếu không thể đo lường, bạn sẽ không thể kiểm soát.” Hãy buộc bản thân và nhân viên đặt ra một con số cho mọi hoạt động. Tin tốt là mọi hoạt động kinh doanh đều có thể đo lường, thường bằng các con số bằng cách này hay cách khác. Nhiệm vụ của bạn là giúp mọi người lựa chọn con số chính xác để đo lường hiệu quả thực hiện công việc trong một lĩnh vực cụ thể, để rồi sau đó tập trung vào việc đáp ứng hay vượt lên con số đó

Vì vậy, hãy cam kết ngay từ hôm nay về việc cải thiện các chức năng quản trị thiết yếu — lập kế hoạch, tổ chức, tuyển dụng, ủy quyền, giám sát, báo cáo và đo lường — đồng thời tập trung hết mình để cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ ở từng khía cạnh.