Sử dụng đòn bẩy quản trị

Một trong các mục tiêu của nhà quản trị là gia tăng chất lượng và số lượng sản phẩm đầu ra với nguyên liệu đầu vào không đổi. Bạn có thể gia tăng hoặc thậm chí gấp nhiều lần năng suất của mình bằng nhiều cách khác nhau. Trước hết, hãy làm việc chăm chỉ hơn. Khi đến chỗ làm, hãy quyết tâm tận dụng toàn bộ thời gian làm việc. Đừng để lãng phí thời gian. Đừng nói chuyện phiếm với đồng nghiệp. Đừng uống cà phê, lướt web, hay đọc báo. Thay vào đó, hãy tận dụng toàn bộ thời gian bạn có để làm việc. Đáng tiếc là đa phần mọi người đều lười nhác. Đó là điều mà ai cũng biết. Đa phần mọi người chỉ chăm chăm tìm kiếm con đường ít trắc trở nhất, và không ngừng cố gắng để chỉ phải làm ít việc nhất có thể trong ngày. Thực tế, có đến 50% thời gian làm việc được dành cho những cuộc chuyện trò với đồng nghiệp, lướt web, đọc báo, giải quyết công việc cá nhân, đi mua sắm, đi trễ về sớm, v.v… Bạn có thể tách mình ra khỏi những đồng nghiệp khác đơn giản bằng cách hình thành thói quen “tận dụng toàn bộ thời gian mình có để làm việc”. Hãy làm việc chăm chỉ, và chăm chỉ hơn nữa. Tạo cho mình cái tiếng là người làm việc chăm chỉ nhất công ty. Không có cách nào đưa bạn theo kịp những người đang vượt trước bạn đáng tin hơn là danh tiếng người chăm chỉ.

Tăng tốc

Thứ hai, hãy làm việc nhanh hơn. Tăng tốc. Hình thành nhịp độ nhanh trong công việc. Hãy làm như thể bạn có quá nhiều việc để làm trong khi có quá ít thời gian. Làm việc chăm chỉ hơn và nhanh hơn là những thói quen mà bạn có thể hình thành thông qua luyện tập và lặp lại. Hãy giữ cho mình luôn bận rộn. Không ngừng tiến bước. Khởi động và tiếp bước. Đừng lãng phí thời gian.

Làm việc trong nhiều giờ hơn

Cách thứ ba để tăng cường năng suất là làm việc nhiều giờ hơn. Một người bình thường làm khoảng 32-40 giờ một tuần, và một nửa số giờ làm việc đó thường bị lãng phí cho những hoạt động khác. Lẽ ra thu nhập cần phải cắt bớt vì thực tế là đa phần mọi người làm việc không thật sự hiệu quả. Khi làm việc, họ thường làm những gì thú vị và dễ dàng hơn là những việc lớn, giá trị và quan trọng.

Bạn có thể tăng gấp đôi năng suất của mình sau một đêm bằng công thức đơn giản được các nhân vật đầu ngành thường xuyên thực hành: Bắt đầu sớm hơn một chút, làm việc chăm chỉ hơn một chút và ở lại lâu hơn một chút.

Nếu giờ làm việc bình thường là từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều, bạn nên hình thành thói quen bắt đầu từ 7 giờ 30 hoặc 8 giờ sáng và làm việc cho đến 6 giờ chiều. Hãy tận dụng cả giờ ăn trưa. Cách tổ chức lại ngày làm việc đơn giản này sẽ mang lại cho bạn thêm 3 giờ làm việc hiệu quả, và gần như sẽ tăng gấp đôi năng suất làm việc của bạn.

Xác lập các ưu tiên

Hãy làm những việc quan trọng hơn trước. Lên một danh sách trước khi bắt đầu và xác lập các ưu tiên dựa trên danh sách đó. Hãy nhớ quy tắc 80/20, trong đó phát biểu 80% giá trị đóng góp của bạn nằm ở 20% những việc bạn làm. Thậm chí hơn thế, theo Luật số 3, 90% giá trị đóng góp của bạn có thể chỉ nằm ở ba công việc hoặc nhiệm vụ. Bạn có biết chúng là gì không? Nếu có thể chỉ làm ba việc một ngày, bạn sẽ làm gì? Câu trả lời của bạn sẽ là câu trả lời cho câu hỏi sau: “Tại sao tôi lại trở thành nhân viên của công ty?”

Tạo áp lực cho bản thân

Một câu hỏi quan trọng mà bạn nên đặt ra và trả lời mỗi khi bắt đầu một ngày làm việc, đó là: “Nếu chỉ có thể hoàn thành một công việc trước khi tôi đi xa trong một tháng, công việc đó là gì?” Bất kể bạn trả lời ra sao, hãy bắt đầu nhiệm vụ đó trước nhất, trước khi bạn làm bất kỳ việc gì khác. Đừng kiểm tra thư, uống cà phê hay đọc các tít báo. Đừng giao du với bạn bè. Hãy tập trung và nhập tâm vào công việc quan trọng nhất đó. Sau đó, quyết tâm làm cho đến khi công việc đó hoàn thành. Nếu bạn khởi đầu mỗi ngày bằng cách hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng, năng suất của bạn sẽ tăng đáng kể. Thậm chí, bạn sẽ cảm thấy tuyệt vời về bản thân, cảm thấy mình là người chiến thắng.

Khai thác hình thức làm việc nhóm

Một đội nhóm được tổ chức tốt gồm một số người hợp tác làm việc cùng nhau để tạo ra kết quả lớn hơn nhiều so với khi làm việc riêng lẻ. Vì vậy, hãy phân chia công việc cho nhiều người, sau đó cùng nhau phối hợp. Hãy ủy quyền, thu nhỏ quy mô, thuê ngoài và loại bỏ nhiệm vụ khi có thể để hoàn thành những việc quan trọng nhất với thời gian ngắn nhất. Giao hoặc ủy quyền tất cả những gì mà người khác có thể làm với chất lượng bằng khoảng 70% của bạn. Phối hợp ăn ý với các thành viên trong đội để gia tăng năng suất chung.

Chia nhóm công việc

Khi cùng lúc làm những việc tương tự nhau, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian bởi mỗi công việc lặp lại sẽ chiếm ít thời gian hơn công việc trước đó. Khi hoàn thành xong 7-10 công việc tương tự nhau, như kiểm tra thư, đọc thư, viết báo cáo, hay bất cứ việc gì có tính lặp lại, bạn sẽ hoàn thành mỗi việc chỉ với 20% thời gian của công việc đầu tiên trong chuỗi. Mặt khác, bắt đầu một công việc rồi sau đó làm một công việc khác, rồi trở lại với công việc ban đầu, rồi dừng lại và lại làm việc gì đó khác có thể gia tăng thời gian cần thiết để bạn hoàn thành một công việc lên gấp 5 lần. Tập trung là yếu tố tối cần thiết để có được năng suất cao. Hãy coi bản thân như một nhà máy, có nguyên liệu đầu vào, các quá trình gia công, xử lý và có sản phẩm đầu ra. Tập trung vào những sản phẩm quan trọng nhất trong công việc, quyết tâm tận dụng toàn bộ thời gian mà bạn có để làm việc sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tối đa trong công việc.