Tổ chức những cuộc họp hiệu quả

Theo một số nghiên cứu, từ 25% đến 50% thời gian quản trị thường được dành cho các buổi họp hành. Họp là một phần cần thiết và không thể tránh khỏi trong đời sống tổ chức. Vì vậy, bạn phải có trách nhiệm khiến chúng trở nên hiệu quả hơn. Có ba kiểu họp phổ biến nhất: họp chia sẻ thông tin, họp giải quyết vấn đề và họp công bố sản phẩm, dịch vụ hoặc giới thiệu nhân viên mới. Ngay từ đầu, hãy đặt ra câu hỏi tại sao bạn lại có cuộc họp này. Sự rõ ràng rất thiết yếu trong những trường hợp như thế này. Hãy sắp xếp để giảm tối đa tần suất họp hành. Các cuộc họp là bộ máy ngốn thời gian khủng khiếp trừ khi chúng được dùng đúng cách. Hơn nữa, các cuộc họp cũng rất đắt đỏ. Nhân số tiền công theo giờ của những người tham dự và tính tổng chi phí khi kéo những người đó ra khỏi công việc để dến cuộc họp là một cách tuyệt vời giúp bạn biết được mình đang phải chi ra bao nhiêu cho mỗi một cuộc họp thiếu hiệu quả. Trong nhiều trường hợp, một cuộc họp sẽ khiến công ty phải bỏ ra hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đô-la. Nếu một người đến gặp bạn và đề nghị xin chi phí tương ứng với số tiền đó bằng tiền mặt, rất có thể bạn sẽ cẩn trọng xem xét khoản chi đó rồi mới đồng ý, vậy thì hãy dùng cách đó để quan sát các cuộc họp.

Lên chương trình họp

Nếu cần thiết, hãy viết sẵn chương trình họp cho mỗi cuộc họp. Khi làm vậy, bạn sẽ thấy rằng nhiều mục trong cuộc họp chỉ liên quan đến một vài người, mà bạn có thể nhanh chóng gọi điện hoặc gửi e-mail. Khi viết chương trình cho một cuộc họp, hãy sử dụng quy tắc 80/20. 20% các mục được thảo luận sẽ mang lại 80% giá trị cho cuộc họp. Hãy đảm bảo rằng những mục quan trọng nhất sẽ được thảo luận đầu tiên, phòng khi bạn bị “cháy” thời gian. Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, hãy luôn bắt đầu và dừng lại đúng giờ. Luật Parkinson phát biểu rằng “công việc sẽ phình ra để khỏa lấp khoảng thời gian được phân bổ”. Nhưng chúng ta còn biết, “công việc cũng có thể được thu gọn để phù hợp với thời gian được phân bổ.” Nếu bạn không có thời gian rõ ràng cho cuộc họp, thậm chí nó có thể kéo dài liên miên với rất ít kết quả đạt được. Tuy nhiên, bạn sẽ vô cùng ngạc nhiên khi thấy các bạn có thể thảo luận được bao nhiêu mục chi tiết trong lịch trình nếu có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng.

Hãy luôn đúng giờ!

Nếu nói rằng bạn sẽ bắt đầu cuộc họp vào khoảng 10 giờ sáng, hãy bắt đầu vào đúng giờ đó. Hãy nói rõ với mọi người rằng nếu họ không có mặt tại phòng họp, họ sẽ bị phạt hoặc không được phép tham dự cuộc họp giữa chừng. Một số nhà điều hành khóa cửa phòng họp vào thời gian bắt đầu đã định trước để không ai khác có thể bước vào sau đó. Hãy giả định rằng những người đến muộn sẽ không xuất hiện và mọi người hãy bắt đầu cuộc họp mà không có họ. Ngay cả nếu người đến muộn là cấp trên, hãy để người đó tự chịu trách nhiệm về việc đến trễ và các bạn hoàn toàn có thể bắt đầu cuộc họp mà không có họ. Chỉ mời những người mà sự hiện diện của họ cần thiết với cuộc họp. Đôi khi chúng ta đã sai lầm khi mời mọi người đến cuộc họp chỉ để họ có cảm giác là thành viên trong đội làm việc. Việc này không cần thiết. Mọi người thường bận rộn đến độ họ sẽ luôn đánh giá cao nếu được miễn tham dự một cuộc họp mà họ không có đóng góp giá trị nào.

Hãy để họ rời đi

Cho phép mọi người rời cuộc họp khi họ không còn cần thiết nữa. Đôi khi, chỉ có một mục trong chương trình họp có liên quan đến một người cụ thể. Nếu đúng vậy, hãy nhắm vào mục đó ngay lập tức nếu có thể và rồi để người đó rời đi và trở lại với công việc. Đây là một cách hay để sử dụng hiệu quả thời gian của mọi người. Khi thảo luận và xử lý từng mục trong lịch trình, hãy nỗ lực tìm ra giải pháp nhanh nhất có thể. Hãy đưa ra quyết định hành động. Giao trách nhiệm thực hiện công việc cùng với một thời hạn rõ ràng. Tổng kết lại từng điểm trước khi chuyển sang điểm khác. Trong nhiều năm, tôi đã tham dự vô số cuộc họp với nội dung thảo luận và quyết định. Hai tuần sau đó, chúng tôi có một cuộc họp khác và chưa việc nào được thực hiện. Bởi ngay từ đầu, chúng tôi không đưa ra quyết định cuối cùng nên không có hành động nào được lên kế hoạch, không ai được giao trách nhiệm cụ thể, ràng buộc về thời gian.

Hướng hành động

Câu hỏi yêu thích của tôi luôn là: “Hành động tiếp theo của chúng ta là gì?” Khi mọi người trong cuộc họp thảo luận xong một mục, bạn hay người nào đó có thể hỏi: “Hành động tiếp theo của chúng ta là gì?” Bạn thậm chí có thể viết câu hỏi đó lên bảng để mọi người thấy rõ điểm đó sẽ không được thông qua cho đến khi có một nghị quyết được đưa ra và một cam kết hành động được thống nhất. Hãy tổng kết những kết quả đã đạt được vào cuối cuộc họp. Hãy nhắc lại ai sẽ là người thực hiện việc gì, đến thời điểm nào và việc hoàn tất nhiệm vụ đó sẽ được đo lường ra sao, sau đó cảm ơn mọi người đã tham dự cuộc họp. Bạn càng khiến cuộc họp ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và hiệu quả bao nhiêu, mọi người sẽ càng háo hức tham dự và có những đóng góp giá trị cho cuộc họp bấy nhiêu. Khi tổ chức cuộc họp nhân viên hàng tuần, chương trình họp của tôi bao gồm tên của từng người tham dự. Mỗi người sẽ trình bày về những việc họ đang làm, những thách thức mà họ gặp phải và các kế hoạch dự định của họ trong tuần tới. Khi một người báo cáo, từng người còn lại sẽ được mời đặt câu hỏi để làm rõ. Cuộc họp không chỉ có sự hợp tác và tinh thần tích cực, mà mọi người cần phải nắm rõ tình trạng công việc của những người khác.

Đừng lấn lướt

Việc người chủ trì cuộc họp hoặc nhà điều hành cấp cao lấn lướt những người khác trong thảo luận là việc thường xảy ra. Hãy giao vị trí chủ trì cuộc họp cho một nhân viên để tránh tình trạng này. Hãy để các nhân viên luân phiên đảm nhiệm vị trí này mỗi tuần. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy những nhân viên khôn khéo và chuẩn bị tốt như thế nào khi bạn nói với họ rằng họ sẽ phụ trách tổ chức cuộc họp. Sau đó, thay vì lấn lướt trong cuộc trao đổi, bạn chỉ tham dự cuộc họp với vai trò và vị trí như những người khác. Hãy nhớ rằng khả năng tổ chức cuộc họp hiệu quả là một kỹ năng điều hành trọng yếu. Các cuộc họp có thể tiêu tốn một lượng lớn thời gian quản trị, vì vậy bạn nợ chính mình và công ty việc tìm cách có được những giá trị cao nhất từ từng phút họp