Giải quyết vấn đề hiệu quả công việc
Bây giờ bạn đã tuyển dụng đúng nhân viên, sắp xếp họ vào đúng vị trí công việc, phân công cho họ thực hiện rất nhiều nhiệm vụ và cung cấp cho họ tất cả các buổi huấn luyện, nguồn hỗ trợ mà họ cần để thực hiện xuất sắc công việc. Dù vậy, bạn cũng vẫn gặp phải các vấn đề về hiệu quả công việc. Đây là điều hiển nhiên và là một phần thiết yếu trong nhiệm vụ của một nhà quản lý.
Vì lý do nào đó, công việc không được hoàn thành, nhân viên không hòa hợp với nhau, hoặc nhân viên có vấn đề với chất lượng công việc từ đó dẫn đến kết quả tiêu cực, trì trệ. Nhân viên có lẽ không đến làm việc đúng giờ hoặc gây ra sự bất hòa và không vui vẻ trong công sở vì những lời chỉ trích, than phiền hoặc những biểu hiện tiêu cực khác.
Hãy thảo luận ngay lập tức!
Điều đầu tiên để giải quyết vấn đề về hiệu quả công việc là xử lý chúng ngay lập tức. Hãy gọi nhân viên vào phòng của bạn, rồi thảo luận kín với nhau để tháo gỡ mối bận tâm của bạn. Hãy nói với nhân viên rằng bạn không hài lòng với hiệu quả công việc hoặc hành vi của họ trong một lĩnh vực cụ thể nào đó rồi hỏi anh ấy: “Vấn đề nằm ở đâu?”
Hãy nói rõ ràng và đưa ra ví dụ cụ thể. Kiểu như: “Bạn đã muộn ba lần trong tuần này – 15, 20 và 45 phút. Tôi muốn biết bạn đang gặp phải vấn đề gì.”
Trước khi bạn giáp mặt với một nhân viên, hãy chắc chắn rằng bạn đã nắm được thông tin chính xác. Nếu một ai đó nói với bạn: “Thế này thế kia, như vậy như kia,” hãy chắn chắn về sự việc đó trước. Nói ra sự thật. Sau đó, nhắc lại những gì bạn đã nghe thấy mà không xen lẫn cảm xúc hoặc đánh giá, rồi mời nhân viên trả lời. Hãy nghe họ nói. Lắng nghe cẩn thận, không nhận xét hay cắt ngang khi nhân viên nói về vấn đề và hoàn cảnh của mình.
Thống nhất giải pháp
Sau khi cả hai đều hiểu rõ các vấn đề liên quan đến hiệu quả công việc, hãy tập trung vào giải pháp, những gì có thể thực hiện để đảm bảo vấn đề này không phát sinh lần n a. Hãy thống nhất phương án và mức độ nâng cao hiệu quả công việc. Thống nhất các đầu việc và thời gian thực hiện. Bạn có thể nói: “Thôi được, bạn đã muộn nhiều lần trong tuần này. Bạn định sẽ làm gì để khắc phục vấn đề này?” Hoặc “Bạn đang gặp vấn đề với các nhân viên cấp dưới trong khâu vận chuyển. Chúng ta có thể làm gì để giải quyết trường hợp này?”
Hãy yêu cầu nhân viên cam kết đúng giờ kể từ bây giờ. Hãy yêu cầu nhân viên giải quyết tr c tiếp với các nhân viên khác, những người đang gặp rắc rối với anh ta. Hãy đi đến thống nhất rằng nhân viên cần có hành động cụ thể để giải quyết những vấn đề này ngay lập tức.
Giám sát và theo dõi
Sau cuộc thảo luận này, bạn hãy giám sát và theo dõi tiến độ. Bạn phản hồi và trợ giúp hoặc hỗ trợ thêm nếu cảm thấy cần thiết. Bạn đảm bảo rằng nhân viên thực hiện đúng những gì mà họ đã thống nhất trong cuộc họp với bạn. Kiểm tra và đảm bảo việc đó. Không bao giờ đặt ra các giả định.
Hãy lưu lại những ghi chú chính xác về cuộc thảo luận này. Ghi chú về những gì đã thảo luận và thống nhất. Thậm chí, bạn có thể chia sẻ những ghi chú này với nhân viên. Sau đó đưa ghi chú của bạn vào tệp dữ liệu cá nhân. Đây là bước quan trọng vì nó bảo vệ bạn, nó sẽ trở nên cần thiết trong trường hợp bạn sa thải nhân viên sau này.
Bốn vấn đề chính
Có bốn vấn đề chính thường xảy ra với nhân viên dẫn đến rắc rối trong việc thực hiện công việc. Khi đã nhận ra vấn đề, bạn có thể giải quyết chúng nhanh chóng, nếu nguyên nhân không phải là do các nhân viên không thực hiện công việc ngay từ ban đầu.
1. Bối rối về vai trò. Các nhân viên không biết họ được mong đợi làm gì, đây thường là vấn đề chính khiến công việc kém hiệu quả.
2. Mâu thuẫn về vai trò. Trong tình huống này, nếu nhân viên hoàn thành một nhiệm vụ, họ sẽ không thể thực hiện nhiệm vụ khác. Nếu họ được kỳ vọng để hoàn thành nhiệm vụ sao chép giấy tờ thì họ không thể chịu trách nhiệm liên hệ khách hàng và bán hàng.
3. Trùng lặp về vai trò. Các nhân viên được kỳ vọng để thực hiện tất cả hoặc một phần công việc mà người khác cũng được kỳ vọng như vậy. Trong trường hợp này, các nhân viên này đồng thời cố gắng thực hiện công việc và mâu thuẫn với nhau, hoặc không nhân viên nào thực hiện công việc vì họ cho rằng người khác sẽ làm việc đó. Theo quy tắc, mọi công việc phải được phân công rõ ràng và cụ thể cho từng nhân viên. Việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn viết ra sự kỳ vọng cụ thể đối với đóng góp của từng nhân viên. Sự rõ ràng là người bạn tốt của bạn.
4. Thiếu hụt về vai trò. Có một nhiệm vụ cụ thể, một phần trong đó được phân công cho hai hoặc nhiều người, nhưng những nhiệm vụ cụ thể hơn trong đó không được phân công cho bất cứ nhân viên nào. Người quản lý có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề này bằng cách phân công những phần chi tiết của công việc chưa hoàn thành cho một nhân viên nào đó.
Dù ở bất cứ hoàn cảnh nào, hãy bắt đầu bằng cách giả sử bạn chịu trách nhiệm cho vấn đề đó, thay vì đổ lỗi hoặc chỉ trích nhân viên, hãy nhìn lại bản thân, phương pháp quản lý của bạn, mô tả nhiệm vụ của nhân viên, và những việc khác để xem điều gì mà bạn đang thực hiện (hoặc không thực hiện) là nguyên nhân của vấn đề.
Hãy nhớ rằng, tạo ra cách giải quyết cho nhân viên đang gặp khó khăn luôn dễ dàng hơn việc mất họ rồi phải bắt đầu với một nhân viên khác.
