Quy trình phỏng vấn

Quy trình phỏng vấn cần được tính toán và lên kế hoạch kỹ lưỡng nhằm đạt được hiệu quả tối ưu. Rất nhiều công ty hiện nay có những phương thức thích hợp để thu hút ứng viên, mời họ tham gia cuộc phỏng vấn theo nhóm, phỏng vấn cá nhân (one-on-one interview) với những người qua được vòng hồ sơ, kiểm tra năng lực của họ, xác nhận thông tin với người giới thiệu, đưa ra các đề nghị với họ cũng như lên lịch trình đào tạo và định hướng chuyên sâu.

Lên kế hoạch trước

Dựa vào đơn ứng tuyển trực tuyến hoặc qua bất cứ hình thức ứng tuyển nào khác, khi đã quyết định phỏng vấn một ứng viên trên tinh thần tuyển dụng người đó, bạn phải lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn và chuỗi các câu hỏi trước khi gặp ứng viên đó.

Hầu hết các nhà quản lý nói quá nhiều, quá ít hoặc chỉ hỏi những câu đơn giản dựa trên thông tin trong đơn ứng tuyển của người đó. Họ chưa bao giờ được đào tạo quy trình phỏng vấn. Đó là một trong những công việc quan trọng bạn phải làm với vai trò là nhà quản lý.

Sau nhiều năm, tôi đã phát triển được một phương pháp hay một quy trình phỏng vấn, và truyền đạt nó cho hàng ngàn nhà quản lý khác. Rất nhiều người trong số họ đã phản hồi với tôi rằng quy trình đó đã tạo ra ảnh hưởng tích cực lớn lao trong sự nghiệp của họ.

Tuân thủ theo kế hoạch

Đầu tiên, hãy soạn thảo và tuân theo chuỗi câu hỏi phỏng vấn với trật tự hợp lý. Đừng làm xáo trộn chúng.

Khi gặp ứng viên lần đầu tiên, hãy mời họ ngồi xuống, giới thiệu bản thân bạn, rồi tạo ra một bầu không khí thoải mái. Phỏng vấn tuyển dụng là một trong nh ng quá trình căng thẳng nhất đối với mỗi người. Nhiệm vụ của bạn là giảm bớt áp lực trước khi bắt đầu.

Phương pháp của tôi là bắt đầu bằng cách nói: “Cứ thoải mái. Chúng tôi không đưa ra quyết định cuối cùng vào ngày hôm nay, dù trong bất cứ tình huống nào. Hãy tham gia phỏng vấn với chúng tôi với tinh thần khách quan, như các luật sư thường nói ‘Không xen lẫn định kiến.’”

Sau đó, tôi sẽ tiếp tục nói: “Tức là tôi sẽ trao đổi với bạn về công việc và hoạt động của công ty. Bạn sẽ chia sẻ với tôi về những gì bạn làm, suy nghĩ và cảm nhận về công việc, sau đó, chúng ta sẽ cân nhắc xem cả hai có phù hợp hay không. Bạn muốn vui vẻ khi ở vị trí này và chúng tôi cũng muốn vui vẻ với bất cứ ai đảm nhiệm nó. Nếu quá trình phỏng vấn không mang lại kết quả thì việc này sẽ không ảnh hưởng gì đến cả hai chúng ta. Vì vậy, hãy cứ thoải mái thôi.”

Sau đó bạn hãy giải thích về hoạt động của công ty, yêu cầu công việc và hình mẫu nhân viên bạn đang tìm kiếm. Điều bạn cần nỗ lực thực hiện là mô tả công việc một cách khách quan và rõ ràng, đồng thời thảo luận về nó.

Đặt ra nhiều câu hỏi

Tiếp theo, bạn sẽ tập trung vào những điểm nổi bật trong CV của ứng viên và bắt đầu đặt câu hỏi sâu hơn về các thông tin mà ứng viên cung cấp. Bạn hãy áp dụng quy tắc 80/20. Bạn đặt câu hỏi và lắng nghe trong 20% thời gian, khuyến khích ứng viên trả lời và phát biểu trong khoảng 80% thời gian còn lại. Dù làm gì, bạn cũng nên tránh việc áp đảo ứng viên trong cuộc trao đổi đó.

Có một câu hỏi để khuyến khích mọi người cởi mở với bạn. Sau khi chia sẻ một vài điều về trách nhiệm của ứng viên đối với công việc, hãy đặt câu hỏi: “Bạn cảm thấy như thế nào về công việc này?”

Mỗi người đều có cảm nhận riêng. Họ không cảm thấy tích cực cũng không cảm thấy tiêu cực. Khi được hỏi như vậy, ứng viên thường đưa ra câu trả lời mở, điều này sẽ mang lại cho bạn cơ hội để hiểu nhiều điều hơn và đưa ra được quyết định chính xác.

Trong cuộc phỏng vấn tuyển dụng, bạn đang tìm kiếm một người có thể đem lại những kết quả mà bạn đã xác định trước đó. Vì thế, bạn liên tục đặt câu hỏi về những gì mà ứng viên đó đã làm trước đây có liên quan đến những yêu cầu quan trọng của công việc hiện tại, và cách thức để thực hiện công việc hiệu quả. Thành công và thất bại trong quá khứ của người đó là gì, cũng như suy nghĩ và cảm nhận của họ về chúng?

Một trong những chỉ số thành công được đánh giá cao nhất trong cuộc sống là sự sáng tạo. Và một trong những chỉ số sáng tạo quan trọng nhất là trí tò mò. Một ứng viên xuất sắc cho công việc luôn muốn phỏng vấn lại bạn để biết nhiều hơn về bạn và công ty.

Càng đặt nhiều câu hỏi thì ứng viên càng đủ điều kiện để được tuyển dụng. Những ứng viên xuất sắc là những người đặt câu hỏi với công ty để quyết định nơi mình sẽ làm việc, hơn là bị hỏi vòng vòng rồi để người khác quyết định công việc cho mình.

Tìm kiếm ứng viên chăm chỉ

Một trong những phẩm chất quan trọng cho sự thành công trong cuộc sống là tinh thần sẵn sàng làm việc chăm chỉ. Hãy hỏi xem họ cảm nhận như thế nào nếu phải làm việc tăng ca vào dịp đặc biệt, cuối tuần hay vào ngày lễ để hoàn thành công việc.

Nếu họ bộc lộ sự miễn cưỡng về vấn đề tăng ca buổi tối hoặc cuối tuần, bạn có thể khẳng định họ là những người cống hiến cho công ty ở mức trung bình.

Những ứng viên thành công là người biết định hướng mục tiêu. Họ xem công việc là cơ hội giúp họ đạt được những mục tiêu cá nhân thông qua việc giúp công ty đạt những mục tiêu kinh doanh. Ứng viên xuất sắc nhất là người có thể viết ra mục tiêu cùng với kế hoạch để đạt mục tiêu đó một cách rõ ràng, trong đó công việc đang ứng tuyển là một phần trong kế hoạch của họ.

Tìm kiếm ứng viên luôn sẵn sàng cho công việc

Luôn sẵn sàng cho công việc là phẩm chất quan trọng của những cá nhân xuất sắc, dù là nhân viên hay quản lý. John Swan, một nhà tuyển dụng và tìm kiếm tài năng, đã phát triển một công thức có tên SWAN. Trong trường hợp này, từ SWAN có nghĩa là “Smart (Thông minh), Works hard (Chăm chỉ), Ambitious (Cầu tiến) và Nice (Tử tế).”

Hãy tìm kiếm người có hoài bão và chỉ một chút tham vọng. Bạn muốn một nhân viên không ngần ngại bắt tay vào làm việc và xem công việc như một động lực quan trọng để sống một cuộc đời ý nghĩa hơn, và họ sẽ chia sẻ với bạn vài điều như là “Tôi thực sự muốn làm công việc ở đây hơn ở những nơi khác.”

Nếu bạn phỏng vấn một ứng viên và nghĩ rằng mình sẽ tuyển dụng người này, bạn hãy đặt câu hỏi: “Khi nào anh có thể bắt đầu đi làm nếu chúng tôi mời anh đảm nhiệm công việc này?” Những người xuất sắc nhất thường muốn bắt đầu làm việc ngay lập tức. Những người muốn dành thời gian để nghỉ ngơi trước khi bắt đầu công việc thường không phải là kiểu nhân viên mà bạn muốn đồng hành để đưa công ty tiến lên phía trước.

Phỏng vấn và tuyển dụng đúng người là một kỹ năng quan trọng của công việc quản lý. May mắn thay, chuỗi kỹ năng này bạn có thể học hỏi qua quá trình nghiên cứu và thực hành. Bạn càng thể hiện tốt trong quá trình phỏng vấn, bạn càng đóng góp nhiều giá trị cho công ty, thậm chí có nh ng đóng góp có ý nghĩa đến nhiều năm sau.