Soạn thảo bản mô tả công việc
Trong giới kinh doanh có câu: “Trước khi bạn quyết định làm bất cứ điều gì, bạn phải làm việc gì đó trước.” Thậm chí trước khi bạn suy nghĩ về việc tuyển dụng một ai đó, bạn phải soạn chi tiết bản mô tả công việc cho họ.
Sự rõ ràng là điều vô cùng cần thiết. Càng xác định rõ ràng về nhân viên mà bạn muốn tuyển dụng thì bạn càng dễ dàng đưa ra quyết định chính xác.
Hãy viết ra giấy những gì bạn nghĩ. Hãy bắt đầu viết ra bản mô tả công việc bằng cách nhìn lại và xem xét đầy đủ về công việc mà cá nhân đó sẽ đảm nhiệm, từ khi bắt đầu một ngày làm việc vào buổi sáng đến lúc kết thúc công việc vào buổi chiều.
Liệt kê tất cả nhiệm vụ, chức năng và trách nhiệm mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm. Viết chúng dưới dạng danh sách, như thể bạn đang mô tả từng bước nh ng công việc mà bạn muốn nhân viên đó thực hiện. Việc làm này sẽ khiến bạn phải nhìn nhận công việc rõ ràng hơn. Bước này đòi hỏi nhiều công sức, đó là lý do khiến hầu hết mọi người đều bỏ qua nó. Vì không hiểu chính xác điều mình muốn nhân viên mới làm nên rất nhiều nhà quản lý đã quyết định sai, sai lầm này nối tiếp sai lầm khác, tuyển dụng sai người hết lần này đến lần khác.
Lập một danh sách
Khi hoàn thành danh sách, bạn hãy rà soát lại và đặt ra thứ tự ưu tiên cho mỗi tiêu chí. Việc này khá đơn giản. Bên cạnh mỗi tiêu chí trong danh sách này, bạn nên ghi chú thêm cụm từ “rất quan trọng”, “quan trọng” hay “không quá quan trọng”.
Nếu muốn, bạn có thể xếp thứ tự 1, 2, 3 tùy theo mức độ quan trọng. Hoặc bạn có thể sử dụng hệ thống chữ cái ABC để thể hiện mức độ ưu tiên cho từng hạng mục công việc, trong đó “A” là rất quan trọng, “B” là quan trọng, “C” là không quá quan trọng. Sau đó, bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm thêm một lượt nữa với A-1, A-2 và A-3.
Bạn cần đặc biệt nắm rõ các mục “rất quan trọng”, vì đó là nh ng nhiệm vụ mà bạn phải chắc chắn rằng ứng viên có thể thể hiện tốt nhất trong suốt quá trình phỏng vấn.
Một cách khác để sắp xếp danh sách rõ ràng hơn cho bạn và mọi người là dùng thang điểm 100 chia cho các tiêu chí trong danh sách. Một số tiêu chí sẽ có điểm số cao và những tiêu chí khác có thể ít hoặc không có điểm nào cả.
Khi đã phân bố điểm cho các nhiệm vụ, chức năng và trách nhiệm trong danh sách yêu cầu dành cho ứng viên, thì điểm số cao nhất sẽ dành cho mục kinh nghiệm đã có, yếu tố quan trọng nhất giúp họ đạt được thành công trong vị trí này.
Yêu cầu bắt buộc và điểm cộng
Khi tuyển dụng một nhân viên, bạn phải có “yêu cầu bắt buộc” và “ưu tiên”. Sự khác nhau giữa hai khái niệm này là ứng viên phải có khả năng thực hiện “yêu cầu bắt buộc”. Các “ưu tiên” chỉ là những tiêu chí phụ trợ, không thực sự cần thiết trong công việc.
Một số “yêu cầu bắt buộc” là năng lực mà ứng viên đã chứng minh để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trong công việc theo cách tối ưu. Một số “ưu tiên” có thể là “hòa đồng trong môi trường công sở” hoặc “liên quan đến các hoạt động đòi hỏi thể lực tốt”.
Một ví dụ khác dành cho “yêu cầu bắt buộc” có thể là “không hút thuốc”. Tôi đã từng tuyển dụng phải một phụ nữ , cô ta đã nói dối để che giấu thói quen hút thuốc của mình. Tôi hỏi về mùi thuốc lá trên người cô ta và cô ta trả lời vì bạn trai là người nghiện thuốc nặng. Sau đó, tôi phát hiện cô ta đóng cửa phòng mình để có thể hút thuốc. Phòng của cô ta có mùi như một kho thuốc lá và cô ta bị sa thải.
Tìm kiếm đức tính tốt
Hãy suy xét đến lúc mọi người cùng làm việc với những nhân viên mà bạn mới tuyển dụng. Đồng nghiệp sẽ có tác động lớn đến việc liệu nhân viên mới có thành công trong công việc hay không. Liệu nhân viên mới tuyển có phối hợp nhịp nhàng với họ hay không?
Trong công ty, chúng tôi đều giới thiệu các ứng viên vượt qua vòng xét tuyển đầu tiên cho nh ng người sau này sẽ làm việc cùng họ. Từng thành viên trong đội ngũ sẽ thực hiện buổi phỏng vấn nhỏ với nhân viên mới tiềm năng, sau đó họ chia sẻ với người đưa ra quyết định cuối cùng. Chúng tôi không bao giờ tuyển dụng người mà đồng nghiệp sắp tới của họ không thích.
Tìm kiếm sự phù hợp
Một nhân viên cần có kiểu tính cách và thái độ như thế nào để đáp ứng kiểu công việc này? Lý do đầu tiên khiến mọi người làm việc không hiệu quả là họ không “phù hợp”. Tính cách và thái độ của họ không ăn khớp với cách vận hành của công ty.
Ví dụ, nếu bạn tuyển dụng một vị trí nội bộ thuộc khối văn phòng, kế toán, hoặc k thuật thì người có tính kiên nhẫn hoặc trầm lặng sẽ là lựa chọn tốt nhất. Nếu bạn tuyển dụng cho vị trí bán hàng, marketing, hoặc công việc cần giao tiếp với khách hàng, bạn sẽ phải tìm kiếm kiểu người giỏi xã giao và hướng ngoại nhiều hơn.
Chúng tôi nhận ra rằng kiểu người nhìn bề ngoài có vẻ hơi ngại ngùng và kín đáo thường trở nên năng động khi đảm nhiệm vị trí chăm sóc khách hàng qua điện thoại. Kiểu tính cách nhiệt tình và thân thiện sẽ khiến họ dễ gần và có sức thuyết phục với đối phương.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng khi soạn thảo bản mô tả công việc, bạn nên nghĩ đến sự khác nhau giữa những gì mà một người có thể làm và những gì họ sẽ làm. Đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng và marketing, chúng ta biết rằng nhiều người có khả năng bán hàng, nhưng họ sẽ không ra ngoài và mời chào vì rất ngại ngùng hoặc sợ bị từ chối.
Bạn càng dành nhiều thời gian suy xét và soạn thảo nh ng mô tả chi tiết về ứng viên mà bạn mong đợi thì bạn càng có xu hướng tìm thấy và phát hiện ra người phù hợp trong quá trình tuyển dụng. Hãy nhẫn nại một cách từ tốn!
