Suy xét cặn kẽ công việc

Thomas J. Watson, nhà sáng lập IBM, đã viết trên tất cả bức tường ở khắp các văn phòng của IBM, bằng một từ đơn duy nhất “THINK!” (NGHĨ). Mỗi nhân viên trong công ty đều được khuyến khích nhìn vào những ký tự này bất cứ khi nào cần đưa ra quyết định hay giải quyết một vấn đề nào đó.

Bài học này có thể áp dụng vào việc tuyển dụng. Không gì quan trọng hơn khả năng suy xét cặn kẽ về công việc ngay từ đầu. Hãy suy nghĩ thấu đáo về các yêu cầu thực tế của công việc. Nhân viên bạn tuyển phải làm được gì, khi gia nhập và khi rời khỏi công ty? Những kết quả cụ thể bạn mong đợi nhân viên đó đạt được là gì?

Dừng lại suy nghĩ

Khi bạn quyết định tuyển dụng một người mới, hãy lùi lại một bước và suy nghĩ trong giây lát. Đừng rơi vào cái bẫy tự động tuyển dụng một người giống như người vừa rời đi. Hãy dành thời gian phân tích những trách nhiệm khi nhận đảm đương vị trí công việc này, như thể bạn sắp là nhân viên mới vậy.

Hãy hình dung về một nhà máy với ba quá trình. Đầu tiên là nhập nguyên liệu: tiền bạc, thời gian, máy móc, nguồn nhiên liệu, vật liệu thô, cách thức quản lý và những gì mà công ty cần để vận hành.

Quá trình thứ hai là các hoạt động mà nhà máy cần có để sản xuất ra sản phẩm bày bán trên thị trường. Các hoạt động sản xuất diễn ra trong nhà máy và tạo ra các sản phẩm.

Quá trình thứ ba là sản xuất ra các sản phẩm cụ thể mà các quá trình khác có thể sử dụng được, đồng thời kết hợp cùng các hoạt động khác để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ có thể bán trên thị trường.

Mỗi nhân viên như một nhà máy

Hãy hình dung mỗi cá nhân như một nhà máy. Mỗi nhân viên đều có các nguyên liệu đầu vào – kiến thức, kỹ năng, tài năng và kinh nghiệm với công việc. Trong quá trình làm việc, mỗi cá nhân thực hiện một chuỗi các nhiệm vụ và hoạt động đóng góp vào công việc thực tế của mình.

Cuối cùng, các nhân viên được kỳ vọng để tạo ra kết quả cụ thể, có thể đo lường được. Thành tựu này sẽ quyết định sự thành công của nhân viên đó trong công việc.

Khi suy xét cặn kẽ về công việc, hãy t hỏi: “Những nhiệm vụ cụ thể chính xác là gì, kết quả có thể đo lường mà tôi muốn từ nhân viên mới này là gì và người này cần những kỹ năng nào để đạt được những yêu cầu này?”

Cập nhật tư duy

Trong thời đại thông tin phức tạp và thay đổi nhanh chóng như ngày nay, vị trí bạn đang tuyển dụng có thể đòi hỏi những kỹ năng mới hoặc khác biệt so với trước đó. Bạn có thể dễ dàng thấy công việc thay đổi và phát triển theo thời gian. Những gì bạn cần không phải là một người thay thế cho nhân viên sắp nghỉ việc, mà là một người hoàn toàn khác biệt.

Một nhân viên cần phải có những năng lực nào để hoàn thành công việc và đạt được kết quả mong muốn? Bạn không cần một nhân viên siêu phàm làm công việc chỉ đòi hỏi kỹ năng và trình độ tư duy ở mức trung bình, cũng như những việc chỉ sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ bình dân. Bạn không cần một siêu sao để thực hiện một công việc trung bình, không thực sự có tính thách thức và đòi hỏi.

Mặc khác, nếu bạn có một công việc thách thức và nhiều yêu cầu thì bạn cần tuyển một nhân viên có trình độ cao. Hãy thực tế hóa những tiêu chí năng lực và k năng mà bạn yêu cầu để thực hiện công việc này vì bạn sắp phải trả lương cho chúng.

Công việc này có khả thi không?

Khi suy xét về công việc, Peter Drucker gợi ý bạn nên đặt câu hỏi “Công việc này có khả thi không?” Mặt khác, vị trí mà bạn đang cố gắng tuyển dụng để giải quyết công việc có thể giao cho một người bình thường không?

Chúng ta thường thấy có những công việc không thể thực hiện được bởi duy nhất một người. Chúng quá phức tạp hoặc yêu cầu tập hợp một nhóm các kỹ năng hoặc năng lực trái ngược nhau. Công việc bạn đang hoạch định có lẽ sẽ đòi hỏi một nhân viên phải thực hiện hai nhiệm vụ khác nhau, trái ngược nhau hoặc công việc có quy mô quá lớn so với khả năng của một người.

Cách đây vài năm, tôi đã đề xuất nhập khẩu và phân phối một dòng xe thương hiệu Nhật Bản vào thị trường trong nước. Trong năm đầu tiên, chúng tôi lên kế hoạch cho 64 đại lý bán hàng và dịch vụ cho những chiếc xe này. Kế hoạch này cần có một nhân viên bán hàng kỳ cựu và chúng tôi đã có một người như vậy. Chúng tôi yêu cầu anh ấy phải làm việc cùng bộ phận tài chính, bộ phận thiết bị, bộ phận dịch vụ và bộ phận bán hàng của mỗi đại lý mới, đồng thời hoàn thành một khối lượng lớn các công việc giấy tờ cần thiết để kênh bán hàng thông qua những đại lý này vận hành trôi chảy.

Phân chia nhiệm vụ

Giám đốc bán hàng của chúng tôi rất xuất sắc trong việc thuyết phục người bán nhập dòng xe ô tô này. Nhưng anh ấy lại tệ khủng khiếp trong việc giấy tờ. Điều này trở thành chủ đề cho nhiều cuộc tranh luận kéo dài không ngớt. Chúng tôi thường cảm thấy thất vọng và bức xúc về việc anh ấy luôn trì hoãn và không hoàn tất những giấy tờ mà các nhân viên khác trong mạng lưới phân phối cần để thực hiện công việc của họ đúng quy định.

Cuối cùng tôi đã nhìn ra vấn đề. Những người bán hàng giỏi không nhất thiết phải chuyên nghiệp trong công việc giấy tờ hoặc các công việc vụn vặt khác. Còn người quản lý dịch vụ phải là người yêu thích những công việc chi tiết. Tính cách của người đó phải phù hợp với việc điền hết mọi dòng và chỗ trống trong các bộ hồ sơ dành cho xe ô tô, linh kiện, dịch vụ và tài chính.

Giải pháp của chúng tôi là để những nhân viên bán hàng xuất sắc tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và mở rộng các đại lý mới– chìa khóa thành công về mặt tài chính của chúng tôi. Sau khi lựa chọn đại lý, người quản lý dịch vụ sẽ tiếp nhận công việc, đảm bảo cho tất cả công việc giấy tờ được hoàn thành chuẩn xác và đúng hạn. Kết quả là gì? Không còn vấn đề nào nữa.

Hãy đảm bảo vị trí công việc mà bạn đang tuyển dụng có thể thực hiện được bởi một người duy nhất. Hãy sẵn sàng thường xuyên thay đổi bản mô tả công việc chi tiết cùng nh ng nhiệm vụ thực sự cần thiết khi bạn có nhiều kinh nghiệm và thông tin hơn về công việc đó