卓越时间管理的本质

“尽你所能地做好每一件事，把它当作你的生活准则，使之成为你生命的一部分。让卓越成为你的标志。”
——奥里森·斯韦特·马登

普通人和高效人士的区别就在于，后者工作得更有条理。良好的生活或工作上的组织性、条理性，是高效、高薪人群的特有标志。

值得庆幸的是，条理性是一种技能，而所有的技能都是可以通过学习获得的。你可以通过学习成为一个非常有条理、有计划和高效的人。并且学习这种技能，可以让你在相同的时间内比其他的人完成更多的生活和生产任务。

墨菲定律给我们的一个启示是：在你做任何事之前，你都必须先完成其他的事。

你首先要做的一件事就是，在进行一项高产的工作前，先让自己做事变得规整而有条理。好的时间管理技能的核心功能就是帮助你通过计划，安排好自己的时间和工作以获得最高生产率。只有在开始动工前就准备好你所需要的一切资源，你才有可能把自己最好的一面展现出来。然后，你就需要安排好每件事，确保一切就绪。

预先计划好一切

前3%的成功者都会坚持不懈地为自己的人生做规划。他们总是在不停地书写和修改他们的目标和行动清单。他们把想法付诸笔端，并且不断地研究、评估这些计划。

我曾经很好奇为什么许多成功人士都会花大量的时间来制订计划，后来我明白了，你越是肯花时间在前期的计划上，你之后的行动就越是万无一失。通过不断修改你的计划，你的目标就会变得越来越清晰可行。

当你思考并计划每一个步骤时，你对于自己完成这些目标的能力就会更加肯定。当你把一个宏伟的目标分解成每一个单独的部分，并且把它们整理成一系列具体的行动计划时，这个任务看起来就会受控得多。你越多地计划一件事，你就越深地把你的目标印在潜意识中，而潜意识正是为其提供动力的工具。

获得1000%的投资回报率

良好计划的回报是无限大的。据估计，你花在制订计划上的每一分钟都会节省执行计划时的10分钟。换句话说，你在计划上的时间和精力的投入可以带给你1000%的回报率。

在生活中，我们真正需要出售的是我们的时间。在保持其他变量不变的情况下，我们对时间的利用越是高效，越能收获最高的回报率。除此之外，你还能从什么地方获得1000%的投资回报率？

有时人们会说，他们太忙以至于没有时间坐下来制订计划。事实上，即使你迫使自己制订出一个详细的计划，你也会发现，你仅仅需要花一天中的几分钟在这件事上。赢得你所需要的时间的唯一办法就是提前仔细的计划安排你的活动。记住，你花在计划上的每一分钟都是为了节省未来的十分钟。

大多数人的失败原因

彼得·德鲁克说：“没有计划的行动是一切失败的原因。”如果你回顾你生命中的重大失误，你就会发现它们都有一个共同点，就是你在做决定之前没有进行足够的考量。或许是因为没有收集足够的资料，又或许是没有花足够多的时间来权衡利弊。在所有的案例中，没有进行认真规划的代价都是昂贵的。

同时，你会发现你经历过的每一次成功体验，从一个工作或项目的着手到计划一次旅行，都伴随着一个预先的计划和充分的执行。你花越多的时间来考虑要做什么和你对行为的预期结果，你就会越有效率，对最后的结果也会越满意。

事实上，在你开始动工之前进行的计划越是完整充分，你开始以后成功的可能性就越大。

俗话说得好，“成功是靠自律积累起来的。”进行自律最好的练习之一就是花时间花心思去计划你要做的每一件事。

关于个人条理的四个观念

有四个观念可以帮助你成为一个有条理的人
1.整洁是一个关键的习惯。
2.以一个旁观者的视角来评价自己。
3.拒绝为自己找借口。
4.一张整洁办公桌的生产率。

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整理工作场所的三个步骤

你可以通过做以下三件事来整理你的办公桌或办公室：

1.清理桌面。要想把办公桌整理有序首先要清空它，一次只放你正在使用的一件东西。如果可以的话，把东西收在抽屉里、身后的书柜里、垃圾桶里、碗橱里，甚至放到地上。不管你用什么方法，在开始工作前尽可能地把桌子收拾干净、整洁，只留下一样最重要的东西。

2.准备好你所需要的一些东西。在开始一项工作之前先把所有需要用到的东西准备好。就像一个优秀的厨师在烹饪一道菜前总是会把所需食材、调料都拿出摆放好；或是一个老练的手艺人会提前准备好所需工具。作为一个专业人士，你也应该在开始一项特定工作前收集好所有材料。

在动工前准备好你所需的一切资料和文件，准备好笔、便笺、即时贴、计算器、尺子、录音机、文件夹以及其他你能想到的一切东西。这些你在工作中需要用到的东西应该都在你触手可及的地方。

3.一次只处理一件事。下决心一次只做一件事。当你开始着手一项工作的时候就下决心坚持做下去，但要是没有做好充分的准备，就不要草率开工。把事情堆起来放到一边，等待合适的机会，总好过一遍又一遍地返工。

如何处理文字工作

在处理文字工作时能做的四件事。
1.扔掉。我保持工作环境整洁的原则是：只要不确定是有用的，就扔掉！
2.委派给别人。
3.行动起来。
4.归档留待日后参考。

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把东西收拾好

当你完成某件事后，就把它收拾起来。完成你的交易，结束你的工作。训练自己专注于一件事，直到100%地完成。记住，以整洁的工作环境开始，以同样的环境结束。一项任务的完成会使人产生极大的心理满足感。你的大脑就以这种方式构造，当你完成一项工作时，不论大小，都会引起内啡肽的分泌。对你而言一项任务越是艰巨、重要，你就会越多地在完成时体验到快乐、愉悦的感觉。每次完成一项任务，你就希望继续去完成接下来的任务。很快，你就会发现自己产生了内在的驱动力来进行并完成越来越多的重要工作和职责。

养成有始有终的习惯，同时也鼓励别人坚持把一件事做完并整理工作环境。特别是要以身作则教育你的孩子做事要坚持到底，并在他们完成一些重要的事情时给予奖励。对人们来说，最难做的一件事就是养成有始有终并及时整理的习惯，但这也是对所有人而言受用终身的好习惯。

时间管理的工具和技巧

为了获得最高生产效率和养成良好的个人条理性，应该利用并练习五种时间管理的工具和技巧。每一条都需要你花时间去学习和掌握，但你会在今后的生产生活中获得更高效的回报。
正如歌德所说：“万事开头难。”好习惯在成为你生命的一部分之前都是很难形成的。然而一旦培养而成，它们就会成为自动的、简单的行为。这种好习惯会服务于你今后的职业生涯。
1.使用时间规划工具。
2.按照计划列表工作。
3.根据优先次序整理你的列表。
4.用你喜欢的时间管理系统。
5.建立一个45-文件体系。

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个人条理性的七个工具

这里还有七个观念可以帮助你培养个人条理性，从而获得最大化的生产力。你越多地掌握使用这些工具，就可以在一天的时间里完成越多的工作。
1.前夜的准备。
2.规划你的时间。
3.早起的鸟儿有虫吃。
4.利用有序的归档系统。
5.利用黄金时间做最重要的工作。
6.利用听写机或录音机来做记录。使用听写机时，有三个保证效率最大化的关键：

第一，写下你打算录音的内容概要。开始录音前大致写下主标题、副标题，并在脑子里想好句式。不要害怕返工，删除，或用更好的选词再重录一遍。

第二，不要试图成为一个完美主义者。有时，自然的对话声调和语法就是最好的。你可以选择回头纠正主要错误。编辑或修改一些转录的东西总是比第一遍就完美地写出来或直接听写要容易得多。

第三，专注并尽快地把你的想法录下来，然后再回过头修改它。很快，你就可以准确无误地口述信件、报道了。

7.使你的航空旅行也能创造财富。

利用飞机上的时间获得尽可能多的产出

现如今，越来越多的人选择飞机作为工作出行的交通工具。因此知道如何利用好飞机上的每一个小时对个人和公司都是至关重要的。

预订一个好位置

要想利用飞机上的时间获得尽可能多的产出，首要一点就是预订一个非舱壁、靠窗的位置。之所以要选择这样的位置是因为它可以为你提供一个正前方的折叠桌用来工作。

如果你想在飞机起飞和降落时把手提包放在触手可及的地方，一个靠舱壁的位置是无法提供这种方便的。在旅行中，你的公文包就是你的旅行办公室。一个靠窗的位置可以保证你不受干扰地投入工作，避免要绕过你去洗手间的乘客打断你。要求旅行代理不要把你的位置安排在飞机上厨房或洗手间对面，这些位置都比较嘈杂，会分散你的注意力。

当你为出行收拾行李时，最好按照类别打包。出发前，坐在桌边再在脑中过一遍打算在飞机上完成的工作。确保准备好一切材料、文件，包括信封、邮票、快递信封。你的公文包里应该备齐你需要用到的一切物品。当你用心去准备时，你会惊异于自己在飞机上的工作产出。

提早到达机场

还有能一个能够最大化利用航空旅行时间的重要技巧就是提前起飞时间两个小时到达机场。大多数商务出行者只给自己留出60分钟赶飞机，甚至算上安检时间。研究发现，如果你在最后一分钟赶到机场，你会感到极度紧张。从而，你需要花费长达两个小时的时间来放松自己，平复情绪，来达到可以在飞机起飞时投入工作的状态。

因此，最好给自己留出宽松的时间，不紧不慢地到达机场。在这样的状态下，一登机，你就可以立刻投入工作并保持专注，直到飞机降落。

避免转移、分散注意力

确保在飞机上持续工作。低下头专注于你的工作，避免转移、分散注意力。拒绝报纸和杂志的诱惑。有些乘客会通过戴耳机来减轻旁人谈话的干扰。

我认识的一个常坐飞机的朋友对于想聊天的邻座乘客有个绝招。当旁边的人询问他是做什么的时候，他会微笑地回答：“我是一个宗教团体的资金筹集人。”这种结束对话的方法屡试不爽，使他在余下的旅途中都能安静专心地工作。

关于航空旅行需要注意的最后一点是如果你是一个新手，那么你可以把重要工作的处理安排在前往目的地的航班上，而在返途中就可以读读书或杂志，放松的看个电影。因为在返程时，你已经很疲惫了，不适合再做高产的工作。但在出发的航班上要分秒必争。抓紧每一分钟来完成在办公室没有做完的工作。

让自己变得井井有条是获得出色表现的起点。在开始工作前的认真计划、安排会使你的表现、生产力、工作成果获得极大的提升。要想在有限的时间内完成更多的工作，再有条理也不为过。这是时间力量的关键。
“你必须一心一意地朝着你所决定的事情前进。”
——乔治·巴顿