应对电话干扰的七种方法
有七种方法可以帮助你处理横行的电话干扰。
1.把电话当作一种工作的工具。快速地接电话,挂电话,不要在工作时在电话中闲聊。确保你的每一通电话都尽可能地高效。当你是个青少年时,电话是你的社交工具。它是你与朋友或异性联络的纽带。因此,你习惯了在电话上花费大量时间进行闲散的对话。作为一个成年人,你仍然会用电话来社交、聊天。它已经成为你的一种习惯。但是当你进入职场以后,你就必须打破这种习惯,开始把电话当作工作中的沟通手段。你必须约束自己在9∶00~17∶00把电话看作工作工具。
2.过滤无用来电。在接电话前知道电话是谁打的,有什么目的。当不认识的人打进电话时,克服你的好奇心。在接电话之前搞清楚对方的目的。
3.搁置一些来电。如有必要,留出一天中的一段时间,隔绝一切干扰。不要沦为电话铃声的奴隶。如果你需要处理一些重要的事情,最好的策略是拔掉电话线。如果某个来电真的很重要,对方稍后会再联系你。
4.设定电话回复的时间。如果你打电话给别人,而他们没接到,就给他们留言,并告诉对方方便接回电的时间段。如果别人打给你,你不方便接,就让你的秘书或接线员询问方便的回电时间。在这个时间,你可以联系到打来电话的人,省去互打电话寻找对方的时间。
5.批量处理。应用学习曲线,一次性处理电话工作。不要分散到一整天。有时你可以累积所有来电直到上午11∶00,然后在11∶00到中午之前集中回电。或者累积到下午3∶30,并在4∶30之前集中回复。
6.提前计划你要打的电话。假如要进行一次电话会议,你需要写出该电话会议或讨论的提纲和议事日程。不要浪费时间拿起电话,却忘记你要打电话的原因或你想要商议的事情。
7.记笔记。为电话交谈做笔记。优势永远在有记录的人一边。确保接电话时手头有纸和笔。清楚地记录对方同意的事情,包括数字、时间、日期、数量以及在电话中商讨的其他事情。这些记录对你未来的工作非常重要。