Miễn giấy phép lao động: đối tượng và thủ tục xác nhận

“Tôi là chủ công ty, tôi có cần giấy phép lao động không?” Đây là câu hỏi chúng tôi nhận được thường xuyên nhất từ nhà đầu tư nước ngoài. Pháp luật Việt Nam cho phép một số người nước ngoài được miễn giấy phép lao động, nhưng “miễn” không có nghĩa là không phải làm thủ tục gì. Tùy từng diện, doanh nghiệp phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, hoặc phải thông báo trước cho cơ quan có thẩm quyền. Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025, đã bổ sung diện miễn mới và thay đổi cách thực hiện. Bài viết dưới đây, từ kinh nghiệm Nosouno hỗ trợ nhiều doanh nghiệp FDI, giúp bạn xác định mình có thuộc diện miễn giấy phép lao động không, cần chuẩn bị gì, làm theo các bước nào và rủi ro nếu áp sai diện.

Miễn giấy phép lao động có phải là “không cần làm gì”?

Miễn giấy phép lao động là trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam nhưng không thuộc diện phải được cấp giấy phép lao động. Căn cứ pháp lý gồm Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, với tổng cộng nhiều nhóm đối tượng khác nhau.

Tuy nhiên, được miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với được miễn mọi thủ tục. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có ba tình huống:

Phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động: ví dụ di chuyển nội bộ doanh nghiệp, người làm việc trong lĩnh vực ưu tiên được bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận.
Chỉ phải thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc: ví dụ người vào làm việc dưới 90 ngày trong một năm, người vào chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật dưới 3 tháng.
Phải lưu giữ đầy đủ giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn, để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Ngoài ra, người được miễn giấy phép lao động vẫn phải có visa hoặc thẻ tạm trú đúng mục đích, và doanh nghiệp vẫn có các nghĩa vụ về hợp đồng, bảo hiểm, thuế như với lao động nước ngoài khác.

Kinh nghiệm của chúng tôi: phần lớn các vụ xử phạt liên quan đến diện miễn không phải vì người lao động không đủ điều kiện, mà vì doanh nghiệp bỏ qua bước xác nhận hoặc thông báo.

Nhà đầu tư, thành viên góp vốn được miễn khi nào?

Đây là nhóm doanh nghiệp FDI quan tâm nhất. Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các trường hợp sau thuộc diện miễn giấy phép lao động:

Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
Chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.

Một số điểm cần lưu ý khi áp dụng:

Giá trị góp vốn là vốn của chính người đó: người được công ty mẹ ở nước ngoài cử làm người đại diện quản lý phần vốn không đương nhiên được tính là thành viên góp vốn.
Vốn phải góp thực tế: cơ quan kiểm tra có thể yêu cầu chứng từ góp vốn qua tài khoản vốn đầu tư nước ngoài (FICA), không chỉ số vốn đăng ký trên giấy chứng nhận.
Chỉ áp dụng cho vai trò tương ứng: nhà đầu tư góp vốn ở công ty A nhưng làm việc cho công ty B thì vẫn phải xin giấy phép tại công ty B.

Nhà đầu tư góp vốn dưới 3 tỷ đồng không thuộc diện miễn giấy phép lao động. Nếu muốn trực tiếp điều hành công ty, họ phải xin giấy phép với vị trí nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành. Mức vốn góp cũng liên quan đến ký hiệu visa đầu tư và quyền được cấp thẻ tạm trú, vì vậy chúng tôi luôn khuyên nhà đầu tư cân nhắc mức vốn ngay từ khi thành lập công ty.

Di chuyển nội bộ và chuyên gia ngắn hạn

Ngoài nhà đầu tư, hai nhóm doanh nghiệp FDI thường áp dụng diện miễn giấy phép lao động là di chuyển nội bộ và làm việc ngắn hạn.

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp

Người nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục trước khi được cử sang hiện diện thương mại của doanh nghiệp đó tại Việt Nam. Doanh nghiệp phải thuộc các ngành dịch vụ trong Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO. Đây là diện phải xin giấy xác nhận. Lưu ý: doanh nghiệp sản xuất thuần túy thường không áp dụng được diện này.

Làm việc ngắn hạn

Dưới 90 ngày trong một năm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày, tính từ 01/01 đến 31/12. Diện này chỉ cần thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Chào bán dịch vụ dưới 3 tháng.
Xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp dưới 3 tháng, khi chuyên gia Việt Nam và chuyên gia nước ngoài đang ở Việt Nam không xử lý được.

Với diện dưới 90 ngày, doanh nghiệp cần theo dõi chính xác số ngày làm việc của từng chuyên gia qua nhiều chuyến công tác trong năm. Vượt ngưỡng mà không chuyển sang xin giấy phép là vi phạm.

Các diện miễn đặc thù khác

Bên cạnh các nhóm trên, Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP còn quy định nhiều diện miễn giấy phép lao động khác, trong đó có:

Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
Luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.
Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam.
Người làm việc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Học sinh, sinh viên nước ngoài thực tập theo thỏa thuận giữa cơ sở đào tạo; tình nguyện viên không hưởng lương.
Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài.
Người được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận giảng dạy, nghiên cứu hoặc làm quản lý tại cơ sở giáo dục theo diện quy định.

Điểm mới đáng chú ý của Nghị định 219/2025/NĐ-CP là bổ sung diện người làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội, được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận. Doanh nghiệp công nghệ cao, trung tâm nghiên cứu và phát triển có thể tận dụng diện này, nhưng cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh lĩnh vực hoạt động rõ ràng.

Thông báo hay xin giấy xác nhận: phân biệt hai thủ tục

Nghị định 219/2025/NĐ-CP chia các diện miễn giấy phép lao động thành hai nhóm thủ tục.

Nhóm chỉ phải thông báo

Theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một số trường hợp như chào bán dịch vụ, xử lý sự cố kỹ thuật dưới 3 tháng, luật sư có giấy phép hành nghề, người kết hôn với công dân Việt Nam, người làm việc dưới 90 ngày trong năm và một số diện khác không phải xin giấy xác nhận. Người sử dụng lao động chỉ cần thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc, trước ít nhất 3 ngày làm việc. Nội dung thông báo gồm họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động, địa điểm và thời hạn làm việc.

Nhóm phải xin giấy xác nhận

Các diện còn lại, điển hình là di chuyển nội bộ doanh nghiệp và lĩnh vực ưu tiên, phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 02.

Với nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng, doanh nghiệp nên đối chiếu hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương về hình thức thực hiện, đồng thời lưu đầy đủ chứng từ góp vốn. Chúng tôi khuyên khách hàng luôn xác định nhóm thủ tục bằng văn bản ngay từ đầu, tránh tình trạng “tưởng chỉ cần thông báo” trong khi thực tế phải xin xác nhận.

Hồ sơ và quy trình xin xác nhận miễn giấy phép lao động

Theo Điều 8 và Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động gồm:

Văn bản đề nghị của người sử dụng lao động theo Mẫu số 01.
Giấy chứng nhận sức khỏe hợp lệ, không quá 12 tháng.
02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng; hộ chiếu còn thời hạn.
Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn. Với di chuyển nội bộ: văn bản cử sang làm việc và giấy tờ chứng minh đã được tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục, chứng minh vị trí là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille (nếu áp dụng), dịch và chứng thực.

Các bước thực hiện

Bước 1: Xác định diện miễn và nhóm thủ tục (thông báo hay xác nhận).
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, hợp pháp hóa và dịch thuật giấy tờ.
Bước 3: Nộp hồ sơ trong khoảng từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động dự kiến làm việc.
Bước 4: Nhận giấy xác nhận trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ; nếu từ chối, cơ quan trả lời bằng văn bản trong 3 ngày làm việc.
Bước 5: Làm visa, thẻ tạm trú phù hợp và hoàn tất các nghĩa vụ nhân sự.

Thời hạn giấy xác nhận và nghĩa vụ sau khi được miễn

Theo Điều 10 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn theo hợp đồng, văn bản cử sang làm việc hoặc giấy tờ làm căn cứ, nhưng không quá 2 năm. Khi hết hạn, doanh nghiệp phải làm lại thủ tục nếu người lao động tiếp tục làm việc và vẫn thuộc diện miễn giấy phép lao động.

Sau khi được miễn, doanh nghiệp vẫn phải:

Bảo đảm cư trú hợp pháp: visa hoặc thẻ tạm trú đúng diện. Nhà đầu tư dùng visa ĐT, người lao động dùng visa LĐ1 theo giấy xác nhận miễn.
Ký hợp đồng và đóng bảo hiểm: nếu làm việc theo hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên, người lao động nước ngoài thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp di chuyển nội bộ và một số trường hợp loại trừ.
Kê khai thuế thu nhập cá nhân: tiền lương, thù lao trả tại Việt Nam vẫn phải khấu trừ, quyết toán thuế theo quy định.
Theo dõi thay đổi: khi người lao động đổi vị trí, thay đổi tỷ lệ vốn góp xuống dưới 3 tỷ đồng hay vượt 90 ngày làm việc, diện miễn có thể không còn phù hợp.
Lưu hồ sơ: giấy xác nhận, văn bản thông báo, chứng từ góp vốn, lịch công tác để xuất trình khi thanh tra, kiểm tra.

Áp sai diện miễn giấy phép lao động: rủi ro gì?

Áp sai diện miễn giấy phép lao động là lỗi có hậu quả tương đương với sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép. Các tình huống thường gặp:

Nhà đầu tư góp vốn dưới 3 tỷ đồng nhưng nghĩ mình được miễn vì là chủ công ty.
Doanh nghiệp sản xuất áp dụng diện di chuyển nội bộ dù không thuộc ngành dịch vụ trong cam kết WTO.
Chuyên gia ngắn hạn làm việc vượt 90 ngày trong năm do cộng dồn nhiều chuyến công tác.
Không xin giấy xác nhận hoặc không thông báo trước theo quy định.

Theo quy định xử phạt hiện hành (Nghị định 283/2026/NĐ-CP), sử dụng người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, hoặc sử dụng giấy tờ đã hết hiệu lực, bị phạt từ 30 đến 75 triệu đồng tùy số người (mức cho cá nhân, tổ chức gấp đôi). Người lao động bị phạt từ 15 đến 25 triệu đồng và có thể bị trục xuất. Việc không thông báo đúng hạn cũng có thể bị xử phạt.

Vì sao nên nhờ Nosouno hỗ trợ miễn giấy phép lao động?

Các diện miễn giấy phép lao động có điều kiện chi tiết và thủ tục khác nhau, trong khi cách hướng dẫn tại từng địa phương chưa hoàn toàn thống nhất. Xác định sai diện hoặc sai thủ tục có thể khiến cả nhà đầu tư lẫn doanh nghiệp bị xử phạt. Đặc biệt với các diện gắn với vốn góp hoặc số ngày làm việc, tình trạng “được miễn” có thể thay đổi bất cứ lúc nào khi doanh nghiệp tăng giảm vốn, chuyển nhượng phần vốn góp hay điều chỉnh lịch công tác của chuyên gia.

Nosouno hỗ trợ doanh nghiệp FDI:

Đánh giá từng nhân sự nước ngoài để xác định diện miễn phù hợp, hoặc phải xin giấy phép.
Chuẩn bị hồ sơ xác nhận miễn, văn bản thông báo, chứng từ góp vốn và giấy tờ hợp pháp hóa.
Nộp hồ sơ, theo dõi kết quả và làm visa, thẻ tạm trú tương ứng.
Theo dõi số ngày làm việc, mốc hết hạn giấy xác nhận và thay đổi vốn góp để cảnh báo kịp thời.

Liên hệ Nosouno để được tư vấn chính xác về miễn giấy phép lao động cho nhà đầu tư, nhà quản lý và chuyên gia của doanh nghiệp bạn.