Doanh nghiệp FDI vừa tuyển được một giám đốc, chuyên gia hay kỹ sư người nước ngoài thường hỏi ngay: xin giấy phép lao động lần đầu cần những gì, mất bao lâu và cần làm trước hay sau khi người đó sang Việt Nam? Xin giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc, trừ các trường hợp được miễn. Từ ngày 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã gộp bước giải trình nhu cầu vào hồ sơ cấp phép, chuyển thẩm quyền về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thay đổi điều kiện kinh nghiệm cho chuyên gia. Bài viết dưới đây, từ kinh nghiệm Nosouno đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp FDI, hướng dẫn chi tiết cách xin giấy phép lao động lần đầu: điều kiện, hồ sơ, các bước nộp, thời gian và những lỗi khiến hồ sơ bị trả về.

Xin giấy phép lao động lần đầu: ai phải làm và khi nào?

Thủ tục xin giấy phép lao động lần đầu áp dụng khi người nước ngoài chưa từng có giấy phép tại doanh nghiệp đó, hoặc giấy phép cũ đã hết hiệu lực và không thuộc trường hợp gia hạn, cấp lại. Người đứng ra xin giấy phép lao động là người sử dụng lao động, tức doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam, không phải bản thân người lao động.

Các tình huống doanh nghiệp FDI thường gặp:

• Tuyển trực tiếp người nước ngoài theo hợp đồng lao động với công ty tại Việt Nam.
• Công ty mẹ ở nước ngoài cử nhân sự sang làm việc tại công ty con, nhưng không đủ điều kiện miễn theo diện di chuyển nội bộ.
• Người nước ngoài chuyển từ doanh nghiệp khác sang: giấy phép gắn với người sử dụng lao động, nên doanh nghiệp mới phải xin giấy phép lao động mới.
• Người đang làm việc theo diện miễn (ví dụ dưới 90 ngày/năm) nhưng kế hoạch thay đổi, thời gian làm việc kéo dài.

Về thời điểm, hồ sơ phải nộp trước ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày so với ngày dự kiến làm việc. Vì giấy tờ từ nước ngoài thường mất vài tuần để chuẩn bị, chúng tôi khuyên doanh nghiệp bắt đầu ngay khi chốt ứng viên, tức khoảng hai đến ba tháng trước ngày dự kiến nhận việc.

Điều kiện xin giấy phép lao động theo từng vị trí

Theo Bộ luật Lao động 2019, người nước ngoài phải đủ 18 tuổi, đủ sức khỏe, không đang chấp hành hình phạt hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Ngoài ra, mỗi vị trí có yêu cầu riêng về trình độ và kinh nghiệm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

• Nhà quản lý: người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, hoặc người đứng đầu, cấp phó của cơ quan, tổ chức. Cần giấy tờ chứng minh chức danh như điều lệ, quyết định bổ nhiệm.
• Giám đốc điều hành: người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc, cần ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
• Chuyên gia: có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; riêng lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và lĩnh vực ưu tiên chỉ cần 1 năm.
• Lao động kỹ thuật: được đào tạo ít nhất 1 năm và có 2 năm kinh nghiệm, hoặc có 3 năm kinh nghiệm nếu thời gian đào tạo ngắn hơn.

Điểm hay bị xem nhẹ là “phù hợp”: chuyên ngành đào tạo và kinh nghiệm phải liên quan đến vị trí dự kiến tại Việt Nam. Trước khi xin giấy phép lao động, Nosouno luôn rà soát bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm của ứng viên để chọn đúng vị trí đăng ký, tránh phải sửa hồ sơ nhiều lần.

Doanh nghiệp bảo lãnh cần đáp ứng gì?

Không chỉ người lao động, doanh nghiệp đứng ra xin giấy phép lao động cũng phải đáp ứng một số yêu cầu. Trước hết, doanh nghiệp phải đang hoạt động hợp pháp: có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, trụ sở thực tế, không trong tình trạng tạm ngừng kinh doanh hay bị thu hồi giấy phép.

Thứ hai, doanh nghiệp phải giải trình được nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nội dung giải trình nằm ngay trong văn bản đề nghị theo Mẫu số 03, gồm vị trí công việc, số lượng, trình độ, kinh nghiệm, thời hạn làm việc và lý do lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu cùng lúc với việc cấp giấy phép, thay vì hai thủ tục tách rời như trước.

Thứ ba, vị trí và ngành nghề phải phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

Kinh nghiệm của chúng tôi: phần giải trình viết chung chung là lý do phổ biến khiến hồ sơ xin giấy phép lao động phải bổ sung. Nên mô tả cụ thể công việc, kỹ năng đặc thù và vì sao vị trí đó cần người nước ngoài, ví dụ yêu cầu ngôn ngữ, chuyển giao công nghệ từ công ty mẹ hay kinh nghiệm thị trường quốc tế.

Hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu và cách hợp pháp hóa

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03, gộp nội dung giải trình nhu cầu.
• Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, không quá 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải người đang chấp hành hình phạt, cấp không quá 6 tháng.
• Hộ chiếu còn thời hạn và 02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng.
• Giấy tờ chứng minh vị trí: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, hoặc giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, ví dụ văn bản cử sang làm việc hoặc hợp đồng.

Hợp pháp hóa và dịch thuật

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille (nếu áp dụng, từ ngày 11/9/2026), sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Lý lịch tư pháp có thể xin ở nước mang quốc tịch hoặc tại Việt Nam nếu người lao động đã cư trú tại đây; khi nộp trực tuyến, Nghị định 219/2025 cho phép nộp đồng thời hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp.

Mẹo chuẩn bị

Xác nhận kinh nghiệm nên do công ty cũ cấp, ghi rõ chức danh, thời gian và mô tả công việc. Đây cũng là cách đáp ứng điều kiện xin giấy phép lao động nhanh nhất. Hãy kiểm tra hạn của lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe tại thời điểm nộp, không phải lúc xin.

Bước 1–3: Chuẩn bị, giải trình nhu cầu và nộp hồ sơ

Quy trình xin giấy phép lao động lần đầu có thể chia thành năm bước. Ba bước đầu quyết định hồ sơ có “qua” ngay lần nộp đầu tiên hay không.

Bước 1: Đánh giá vị trí và lập kế hoạch thời gian

Xác định người lao động thuộc diện nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật; kiểm tra có thuộc trường hợp miễn không; xác định tỉnh nơi làm việc. Từ ngày dự kiến nhận việc, tính ngược thời gian chuẩn bị giấy tờ nước ngoài, hợp pháp hóa, dịch thuật và cửa sổ nộp hồ sơ từ 60 đến 10 ngày.

Bước 2: Hoàn thiện văn bản đề nghị Mẫu số 03

Đây là văn bản quan trọng nhất trong hồ sơ xin giấy phép lao động. Nội dung giải trình phải nhất quán với bằng cấp, kinh nghiệm và hợp đồng dự kiến. Thông tin cá nhân phải khớp tuyệt đối với hộ chiếu.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc; nếu làm việc cho một doanh nghiệp ở nhiều tỉnh, nộp tại tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, qua bưu chính công ích hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Với doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, cần kiểm tra địa phương có phân cấp cho Ban quản lý hay không, vì Ủy ban nhân dân tỉnh được phép giao quyền cho cơ quan khác.

Bước 4–5: Nhận kết quả, ký hợp đồng, xin visa và thẻ tạm trú

Bước 4: Nhận kết quả

Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép. Nếu không chấp thuận, cơ quan phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do. Giấy phép có thời hạn tối đa 2 năm, theo thời hạn của hợp đồng hoặc văn bản cử sang làm việc.

Bước 5: Hoàn tất các thủ tục sau cấp phép

Có giấy phép không có nghĩa là xong việc. Doanh nghiệp còn phải:

• Ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày người lao động bắt đầu làm việc, nội dung phù hợp với giấy phép đã cấp (vị trí, thời hạn, địa điểm).
• Xin visa lao động (ký hiệu LĐ2) nếu người lao động chưa nhập cảnh, hoặc chuyển đổi mục đích visa nếu đang ở Việt Nam theo diện phù hợp.
• Xin thẻ tạm trú diện LĐ để người lao động cư trú ổn định trong suốt thời hạn giấy phép.
• Đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc nếu hợp đồng từ 12 tháng trở lên, đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân.

Chúng tôi thường lập cho khách hàng một “lịch hạn” ngay sau khi xin giấy phép lao động thành công, ghi ngày hết hạn của giấy phép, visa, thẻ tạm trú và hộ chiếu. Bốn mốc này lệch nhau là nguyên nhân phổ biến khiến người lao động bị gián đoạn công việc hoặc rơi vào tình trạng quá hạn tạm trú.

Thời gian, chi phí và lý do hồ sơ hay bị trả

Thời gian giải quyết theo luật là 10 ngày làm việc, nhưng tổng thời gian để xin giấy phép lao động lần đầu thường dài hơn nhiều vì phụ thuộc vào khâu chuẩn bị giấy tờ ở nước ngoài. Lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm và hợp pháp hóa có thể mất từ vài tuần đến hơn một tháng tùy quốc gia.

Về chi phí, lệ phí cấp giấy phép lao động do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nên mỗi địa phương khác nhau. Ngoài lệ phí, doanh nghiệp cần tính chi phí khám sức khỏe, hợp pháp hóa, dịch thuật, chứng thực và chi phí dịch vụ tư vấn nếu thuê ngoài.

Những lý do khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị trả mà chúng tôi gặp nhiều nhất:

• Xác nhận kinh nghiệm chung chung, không thể hiện vị trí và nội dung công việc phù hợp.
• Chuyên ngành đào tạo không liên quan đến vị trí đăng ký.
• Giấy khám sức khỏe hoặc lý lịch tư pháp quá hạn tại thời điểm nộp.
• Thông tin trên các giấy tờ không thống nhất: tên viết khác nhau, số hộ chiếu cũ và mới.
• Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa hoặc bản dịch chưa chứng thực.
• Nộp quá sát ngày dự kiến làm việc, không còn đủ 10 ngày theo quy định.

Mỗi lần bổ sung có thể kéo dài thêm một đến hai tuần, trong khi người lao động chưa được phép làm việc.

Rủi ro khi làm việc trước khi có giấy phép

Không ít doanh nghiệp để người nước ngoài “làm tạm” trong lúc chờ xin giấy phép lao động. Đây là rủi ro lớn cho cả hai bên.

Với doanh nghiệp, theo quy định xử phạt hiện hành (Nghị định 283/2026/NĐ-CP), sử dụng người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động bị phạt từ 30 đến 75 triệu đồng tùy số người vi phạm; đây là mức áp dụng cho cá nhân, tổ chức bị phạt gấp đôi.

Với người lao động, làm việc không có giấy phép bị phạt từ 15 đến 25 triệu đồng và có thể bị trục xuất. Trục xuất làm gián đoạn kế hoạch nhân sự và dự án của doanh nghiệp.

Ngoài ra, người lao động không có giấy phép thì không đủ căn cứ xin visa lao động, thẻ tạm trú, và tiền lương trả cho họ có thể gặp vướng mắc khi quyết toán chi phí.

Vì vậy, nếu cần người lao động sang sớm, hãy xem xét các diện hợp pháp như làm việc dưới 90 ngày có thông báo, hoặc chỉ cho tham gia các hoạt động không mang tính làm việc cho đến khi xin giấy phép lao động xong.

Vì sao nên nhờ Nosouno hỗ trợ xin giấy phép lao động?

Xin giấy phép lao động lần đầu nghe đơn giản, nhưng thực tế liên quan đến nhiều quốc gia, nhiều cơ quan và nhiều loại giấy tờ có thời hạn khác nhau. Chỉ một chi tiết lệch, như ngày cấp lý lịch tư pháp hay chuyên ngành không khớp vị trí, cũng có thể làm chậm kế hoạch nhân sự của cả dự án.

Nosouno hỗ trợ doanh nghiệp FDI trọn gói:

• Đánh giá vị trí, điều kiện của ứng viên và xác định diện cấp phép hay diện miễn.
• Lập danh mục giấy tờ theo từng quốc gia, hướng dẫn hợp pháp hóa hoặc chứng nhận Apostille, dịch thuật, chứng thực.
• Soạn văn bản đề nghị và giải trình nhu cầu thuyết phục, nộp hồ sơ và theo dõi đến khi nhận kết quả.
• Xin visa lao động, thẻ tạm trú, đăng ký bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
• Nhắc hạn gia hạn giấy phép, visa, thẻ tạm trú để doanh nghiệp không bị động.

Liên hệ Nosouno để được tư vấn và hỗ trợ xin giấy phép lao động lần đầu nhanh, đúng quy định và phù hợp với kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp bạn.