七个方法使会议更有效

有七个方法可以提高会议效率及产出。

1.这个会议的召开是否必要？

很多会议，当你回头来看时，是毫无意义的。你完全可以通过其他方法实现相同的目标。你可以让员工传阅通知、召开电话会议、与某个人单聊或把几次会议合并。如果一个会议是没有必要的，就不要举行。如果是必要的，那么就问问自己：“对我而言，是否有必要参加这次会议。”如果对你而言是没有必要的，就不要参加。如果一个会议对某些人来说是没有意义的，也确保他们知道自己不用出席。

2.写出议事日程。

如果你确认这个会议是必要的，就为其确立一个明确的目标，写出一份议程。对你而言，写个一段话的会议目的阐述是时间管理的有用工具。用这句话开头：“我们召开这次会议是为了这几项具体目的。”然后写出这个会议的目标。

这是一项任务艰巨的自我训练。制定出一份会议日程或会议需要讨论内容的清单。在每一项内容旁边，写下负责对该问题详细阐述的人的姓名。如果可以的话，至少提前24小时把这份议事日程分发下去，让每个人都清楚自己的任务。你要让每个人都清楚会议的目的及需要讨论的问题。这也同样适用于和你的上司、下属、客户、供应商或其他任何人一对一的谈话。

在工作中最有用的技巧之一就是和你的老板一同拟定每一次会议的议事日程。我在多年以前，还是一个年轻职员的时候学到了这个方法。在我开始应用这个技巧之前，我的老板和我会花上一个小时没头没尾地反复讨论一件事情。当我们有了一个参考的议程后，我们可以在十五分钟内清晰地讨论比之前一个小时囊括的还要多的信息。

有时我会在会议之前把议程打印出来。在有些情况下，我会写下来再复印。把其中一份给老板，另一份自己留着，然后告诉他：“这些是我们要商讨的问题。”然后从第一项开始，一项一项地解决。讨论完就离开他的办公室，继续我的工作。我的老板非常欣赏这个方法。因此，他很喜欢和我谈话，因为我总是占用他最少的时间。

3.按时开始和结束。

制定一个会议开始和结束的时间表。如果会议打算从八点开到九点，那么就八点整开始，九点整结束。最糟糕的会议是只有明确的开始时间，但没有计划的结束时间。还有一条原则：不要等迟到者。假定他不会来了，按照计划时间开始会议。让按时出席的人去等迟到的人是不公平的。许多公司都制定了这样一个政策：一旦会议按时开始了，就把门从里反锁。迟到的人不许入内。你可以确保他们下次绝不会再迟到。

4.先讲重要的事项。

当你草拟议程时，运用二八定律。把最重要的20%的内容放在前面来讨论。这样，如果时间不够了，你在会议结束前已经完成了占整个会议价值80%的内容讨论。

5.给出总结。

当你在讨论议程上的每一项任务时，记得在结束时总结一下讨论内容。在完成一项任务并达成共识以后再进行下一项讨论。在继续下一环节之前重述做出的决定和达成一致的意见。

6.分配具体职责。

如果做出了一项决定，就把具体行动的安排分派下去，并给出期限。记住，没有任务布置及规定期限的讨论和共识仅仅是纸上谈兵。明确谁要在什么时间内完成什么任务。

7.做好会议记录并让与会者传阅。

获得会议最大有效性的关键是清晰地做好会议记录，并在24小时内，给相关人员传阅。如果一个人能准确地记录会议内容，可以在一周或一个月后调出来查看，他就能排除很多潜在的误解。提前准备的议程加上会后整理的记录，就可以保证参加会议的每个人都明确自己的职责和任务完成期限。