Khi tuyển một giám đốc, chuyên gia hay nhà quản lý người nước ngoài, doanh nghiệp FDI thường lo xong giấy phép lao động là nghĩ mọi việc đã hoàn tất. Thực tế, để người lao động cư trú ổn định, không phải xin thị thực nhiều lần trong năm, doanh nghiệp còn cần làm thẻ tạm trú lao động (ký hiệu LĐ). Thẻ tạm trú lao động gắn chặt với giấy phép lao động: sai một chi tiết ở giấy phép là thẻ bị cấp ngắn hơn, thậm chí không được cấp. Bài viết được Nosouno tổng hợp từ kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp bảo lãnh nhân sự nước ngoài, giúp bạn phân biệt thẻ LĐ1 và LĐ2, biết cần chuẩn bị gì, các bước thực hiện và cách xử lý khi người lao động nghỉ việc, chuyển công ty.

Thẻ tạm trú lao động là gì, khác gì thị thực LĐ?

Thẻ tạm trú lao động là thẻ tạm trú cấp cho người nước ngoài vào Việt Nam làm việc, có ký hiệu LĐ1 hoặc LĐ2. Người có thẻ được cư trú trong thời hạn ghi trên thẻ và xuất cảnh, nhập cảnh nhiều lần mà không cần thị thực.

Thị thực lao động (visa LĐ) là giấy tờ cho phép nhập cảnh, thời hạn thường ngắn hơn và phải xin lại khi hết hạn. Thẻ tạm trú lao động được cấp trên cơ sở thị thực LĐ, có giá trị thay thế thị thực trong suốt thời hạn thẻ. Vì vậy, với nhân sự làm việc từ một năm trở lên, thẻ là lựa chọn tiết kiệm thời gian và chi phí hơn hẳn.

Căn cứ pháp lý là Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (sửa đổi năm 2019, 2023) và quy định về người lao động nước ngoài tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/8/2025).

Cần lưu ý: thẻ tạm trú lao động không thay thế giấy phép lao động. Giấy phép lao động là điều kiện để được làm việc hợp pháp; thẻ tạm trú là giấy tờ cư trú. Doanh nghiệp cần cả hai và phải theo dõi thời hạn của cả hai.

Người nước ngoài là nhà đầu tư góp vốn đủ mức thường nên xin thẻ diện ĐT thay vì diện LĐ, vì thời hạn dài hơn. Thẻ LĐ phù hợp với người làm thuê, không có phần vốn góp hoặc vốn góp dưới mức xét thẻ ĐT.

Phân biệt thẻ LĐ1 và LĐ2, thời hạn tối đa

Thẻ tạm trú lao động chia thành hai ký hiệu, tương ứng với tình trạng giấy phép lao động của người nước ngoài:

• LĐ2: cấp cho người nước ngoài vào làm việc thuộc diện phải có giấy phép lao động. Đây là diện phổ biến nhất với giám đốc điều hành, chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật.
• LĐ1: cấp cho người nước ngoài làm việc có xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác. Ví dụ: một số trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp, chuyên gia, nhà quản lý thuộc diện miễn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Thời hạn tối đa của thẻ tạm trú lao động, cả LĐ1 và LĐ2, là 2 năm. Trên thực tế, thời hạn thẻ còn bị giới hạn bởi:

• Thời hạn giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận miễn: thẻ thường không vượt quá thời hạn của giấy tờ này. Giấy phép lao động còn 14 tháng thì thẻ cũng chỉ khoảng 14 tháng.
• Thời hạn hộ chiếu: thẻ phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày.
• Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang làm việc: cơ quan cấp có thể đối chiếu thời hạn này.

Kinh nghiệm của chúng tôi: nên xin thẻ tạm trú lao động ngay sau khi có giấy phép lao động. Nếu chờ vài tháng mới làm, thời hạn còn lại của giấy phép ngắn đi, thẻ cấp ra cũng ngắn theo, và doanh nghiệp lại sớm phải làm thủ tục mới.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để bảo lãnh?

Với thẻ tạm trú lao động, doanh nghiệp tuyển dụng là cơ quan bảo lãnh và chịu trách nhiệm chính về hồ sơ. Để hồ sơ được tiếp nhận ngay lần đầu, cần chuẩn bị ba nhóm tài liệu.

Hồ sơ của doanh nghiệp bảo lãnh

• Văn bản đề nghị cấp thẻ tạm trú của doanh nghiệp (mẫu NA6).
• Với doanh nghiệp bảo lãnh lần đầu: hồ sơ chứng minh tư cách pháp nhân (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có) và văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền.
• Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài bảo lãnh thì nộp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh tương ứng.

Hồ sơ của người lao động

• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú (mẫu NA8), ảnh theo quy cách.
• Hộ chiếu còn hạn, thị thực LĐ1 hoặc LĐ2 đúng ký hiệu.
• Xác nhận khai báo tạm trú tại nơi ở.

Giấy tờ chứng minh mục đích làm việc

• Giấy phép lao động (với LĐ2) hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (với LĐ1) còn hiệu lực.
• Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang làm việc, khi cơ quan cấp yêu cầu.

Sai sót chúng tôi gặp nhiều nhất là thông tin trên giấy phép lao động, hộ chiếu và tờ khai không thống nhất, chẳng hạn chức danh, tên doanh nghiệp hoặc số hộ chiếu đã đổi. Hãy đối chiếu kỹ trước khi nộp.

Quy trình xin thẻ tạm trú lao động

Quy trình xin thẻ tạm trú lao động thường đi theo năm bước, nối tiếp với thủ tục giấy phép lao động.

Bước 1: Hoàn tất giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy phép lao động, và việc chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động được xem xét cùng với cấp phép. Đây là điều kiện bắt buộc trước khi xin thẻ.

Bước 2: Đảm bảo thị thực đúng ký hiệu

Người lao động cần có thị thực LĐ1 hoặc LĐ2. Nếu đang ở Việt Nam bằng thị thực khác, như thị thực doanh nghiệp DN hoặc thị thực điện tử, cần xem xét thủ tục chuyển đổi mục đích thị thực trong các trường hợp luật cho phép.

Bước 3: Khai báo tạm trú và hoàn thiện hồ sơ

Đảm bảo người lao động đã được khai báo tạm trú tại nơi ở; hoàn thiện mẫu NA6, NA8 và giấy tờ chứng minh.

Bước 4: Nộp hồ sơ

Nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở; nhiều địa phương đã nhận hồ sơ trực tuyến.

Bước 5: Nộp lệ phí và nhận thẻ

Thời hạn giải quyết theo luật là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Lệ phí tính theo thời hạn thẻ, theo biểu phí hiện hành của Bộ Tài chính.

Nghỉ việc, chuyển công ty khi đang có thẻ tạm trú lao động

Đây là tình huống doanh nghiệp và người lao động thường xử lý sai nhất. Thẻ tạm trú lao động gắn với doanh nghiệp bảo lãnh và với giấy phép lao động tại doanh nghiệp đó.

Khi người lao động nghỉ việc. Hợp đồng lao động chấm dứt thì giấy phép lao động hết hiệu lực theo quy định. Khi đó, mục đích cư trú ghi trên thẻ không còn. Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động và thông báo với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo hướng dẫn, đồng thời người lao động cần chuẩn bị xuất cảnh hoặc chuyển sang diện cư trú khác phù hợp.

Khi chuyển sang công ty mới. Công ty mới phải xin giấy phép lao động mới cho người lao động, sau đó bảo lãnh cấp thẻ tạm trú lao động mới. Thẻ cũ do công ty cũ bảo lãnh không thể “chuyển” sang công ty mới.

Khi được điều chuyển trong cùng tập đoàn. Người lao động chuyển từ công ty mẹ sang công ty con hoặc từ văn phòng đại diện sang công ty, về pháp lý là thay đổi người sử dụng lao động, cần đánh giá lại giấy phép lao động và thẻ.

Khi thay đổi chức danh, nơi làm việc. Thay đổi một số thông tin trên giấy phép lao động có thể phải làm thủ tục cấp lại giấy phép, kéo theo thủ tục với thẻ tạm trú.

Lời khuyên của chúng tôi: đưa bước xử lý giấy phép lao động và thẻ tạm trú lao động vào quy trình nghỉ việc nội bộ.

Trường hợp đặc biệt và lý do hồ sơ thường bị trả

Ngoài diện phổ biến là chuyên gia, giám đốc có giấy phép lao động, chúng tôi thường hỗ trợ một số trường hợp cần lưu ý riêng khi xin thẻ tạm trú lao động.

Lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp. Nhà quản lý, chuyên gia được công ty mẹ ở nước ngoài cử sang làm việc tại công ty con ở Việt Nam có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động nếu đáp ứng điều kiện về thời gian làm việc trước đó tại công ty mẹ. Khi đó, người lao động xin văn bản xác nhận miễn, nhận thị thực LĐ1 và thẻ LĐ1.

Người làm việc tại văn phòng đại diện, chi nhánh. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được bảo lãnh cho nhân viên, nhưng phải đúng phạm vi hoạt động ghi trong giấy phép. Trưởng văn phòng đại diện thường thuộc diện cư trú riêng (NN), không phải LĐ.

Hồ sơ bị trả lại. Các lý do hay gặp gồm: thị thực không đúng ký hiệu; giấy phép lao động sắp hết hạn; hộ chiếu không đủ thời hạn; chưa khai báo tạm trú; doanh nghiệp chưa đăng ký mẫu dấu, chữ ký với cơ quan xuất nhập cảnh; ảnh hoặc tờ khai không đúng mẫu. Phần lớn có thể tránh nếu rà soát trước khi nộp.

Chuyển từ thị thực LĐ sang thẻ. Người đã có thị thực LĐ còn hạn có thể đề nghị cấp thẻ ngay, không cần chờ thị thực hết hạn. Nộp sớm giúp tránh rủi ro quá hạn trong thời gian chờ.

Không có thẻ hoặc để thẻ không còn hợp lệ: rủi ro gì?

Nhiều doanh nghiệp để chuyên gia làm việc bằng thị thực ngắn hạn, gia hạn liên tục, hoặc để người lao động tiếp tục dùng thẻ cũ sau khi đã nghỉ việc. Những cách làm này tiềm ẩn rủi ro cho cả hai bên.

• Rủi ro về lao động: sử dụng người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc giấy phép đã hết hạn bị phạt theo số người vi phạm, theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ ngày 10/9/2026). Người lao động có thể bị phạt và bị trục xuất.
• Rủi ro về cư trú: người nước ngoài quá hạn tạm trú bị phạt theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP, từ 500.000 đồng với vi phạm dưới 16 ngày đến 30–40 triệu đồng nếu quá hạn từ một năm trở lên.
• Rủi ro cho doanh nghiệp bảo lãnh: doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mục đích nhập cảnh, cư trú của người được bảo lãnh. Bảo lãnh không đúng mục đích có thể bị xử phạt và gặp khó khi bảo lãnh nhân sự khác.
• Gián đoạn công việc: chuyên gia phải xuất cảnh để xin lại thị thực đúng lúc dự án cần, gây chậm tiến độ và chi phí đi lại.

Vì sao nên nhờ Nosouno hỗ trợ thẻ tạm trú lao động?

Thẻ tạm trú lao động nằm ở điểm giao giữa pháp luật lao động và pháp luật xuất nhập cảnh. Doanh nghiệp phải đồng bộ hợp đồng lao động, giấy phép lao động, thị thực, hộ chiếu và khai báo tạm trú, trong khi mỗi giấy tờ do một cơ quan khác nhau quản lý và có thời hạn riêng.

Nosouno hỗ trợ doanh nghiệp FDI và văn phòng đại diện trong toàn bộ vòng đời giấy tờ của nhân sự nước ngoài:

• Đánh giá diện LĐ1 hay LĐ2, xác nhận miễn giấy phép lao động khi đủ điều kiện.
• Xin giấy phép lao động, thị thực LĐ và thẻ tạm trú lao động liền mạch, để thời hạn thẻ được tối đa.
• Hướng dẫn doanh nghiệp bảo lãnh lần đầu, chuẩn bị hồ sơ pháp nhân với cơ quan xuất nhập cảnh.
• Xử lý khi nhân sự nghỉ việc, chuyển công ty, điều chuyển nội bộ; bảo lãnh thẻ thăm thân cho gia đình chuyên gia.
• Nhắc hạn giấy phép lao động, thẻ tạm trú và hộ chiếu để không bị gián đoạn.

Liên hệ Nosouno để được tư vấn thẻ tạm trú lao động phù hợp với vị trí, thời hạn hợp đồng và kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp bạn.