Đối tác nước ngoài sang khảo sát thị trường, chuyên gia từ công ty mẹ sang làm việc vài tuần, đoàn khách tham dự hội chợ: đây là những tình huống doanh nghiệp FDI gặp thường xuyên. Câu hỏi đặt ra là nên mời khách bằng loại visa nào, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì, và khách được làm gì, không được làm gì trong thời gian ở Việt Nam. Visa doanh nghiệp, gồm ký hiệu DN1 và DN2, là loại thị thực phổ biến nhất cho các chuyến công tác ngắn hạn. Tuy nhiên, dùng visa doanh nghiệp cho công việc thực chất là lao động dài hạn lại là lỗi khiến nhiều doanh nghiệp bị xử phạt. Bài viết dưới đây, từ kinh nghiệm Nosouno hỗ trợ doanh nghiệp FDI, giúp bạn chọn đúng loại visa, chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh và tránh rủi ro.

Visa doanh nghiệp DN1 và DN2 khác nhau thế nào?

Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (sửa đổi năm 2019, 2023) quy định hai ký hiệu visa doanh nghiệp:

• DN1: cấp cho người nước ngoài làm việc với doanh nghiệp, tổ chức khác có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đây là loại dùng cho họp, đàm phán, ký hợp đồng, kiểm tra chất lượng, trao đổi kỹ thuật, khảo sát đối tác.
• DN2: cấp cho người nước ngoài vào chào bán dịch vụ, thành lập hiện diện thương mại, thực hiện các hoạt động khác theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Loại này phục vụ nhà cung cấp dịch vụ và người chuẩn bị thành lập chi nhánh, văn phòng, công ty tại Việt Nam.

Điểm chung của hai ký hiệu là mục đích làm việc ngắn hạn, không phải lao động theo hợp đồng tại Việt Nam. Khách được làm việc với đơn vị mời nhưng không được nhận lương từ Việt Nam, không đảm nhận vị trí công việc như một người lao động.

Trên thực tế, chúng tôi thấy DN1 được dùng nhiều hơn hẳn. DN2 phù hợp với trường hợp nhà đầu tư, đại diện công ty nước ngoài sang chuẩn bị hiện diện thương mại, chẳng hạn khảo sát địa điểm và làm việc với cơ quan nhà nước trước khi thành lập doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, nhà đầu tư chưa đủ căn cứ để xin visa đầu tư, nên visa doanh nghiệp là cầu nối hợp lý.

Tổ chức nào được mời, bảo lãnh visa doanh nghiệp?

Visa doanh nghiệp phải có cơ quan, tổ chức tại Việt Nam mời, bảo lãnh. Đơn vị bảo lãnh cần đáp ứng:

• Có tư cách pháp nhân: doanh nghiệp đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tổ chức được thành lập hợp pháp. Chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cũng thường thực hiện bảo lãnh theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
• Đã thông báo con dấu, chữ ký: trước lần bảo lãnh đầu tiên, gửi hồ sơ giới thiệu con dấu, chữ ký người có thẩm quyền kèm bản sao giấy tờ thành lập cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
• Có mối quan hệ công việc thực tế với khách: đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, công ty mẹ, tập đoàn liên kết.

Đơn vị mời có trách nhiệm hướng dẫn khách tuân thủ pháp luật, hoạt động đúng mục đích, khai báo tạm trú và phối hợp với cơ quan chức năng khi có vấn đề phát sinh. Khi mời đoàn khách đông người, chẳng hạn tham dự hội chợ, hội nghị, cần lập danh sách đầy đủ và thống nhất thông tin hộ chiếu từng người.

Kinh nghiệm của chúng tôi: doanh nghiệp mới thành lập thường quên bước thông báo con dấu, chữ ký, đến lúc cần mời khách gấp mới làm, khiến lịch công tác bị chậm. Nên thực hiện bước này ngay khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin visa doanh nghiệp

Giấy tờ của đơn vị mời

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ thành lập.
• Hồ sơ thông báo con dấu, chữ ký (nếu bảo lãnh lần đầu).
• Công văn đề nghị nhập cảnh theo mẫu NA2, ghi rõ mục đích, thời gian, số lần nhập cảnh, nơi nhận visa.
• Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ.

Thông tin của khách nước ngoài

• Bản sao trang nhân thân hộ chiếu, còn hạn dài hơn thời hạn visa đề nghị ít nhất 30 ngày.
• Thông tin công ty nơi khách làm việc, chức danh, mục đích chuyến đi.
• Lịch làm việc dự kiến tại Việt Nam (nên có để giải trình khi cần).

Thư mời làm việc

Thư mời nên nêu rõ tên khách, đơn vị cử đi, nội dung làm việc cụ thể (họp, đàm phán, kiểm tra nhà máy, khảo sát thị trường), thời gian, địa điểm và đơn vị chịu chi phí. Thư mời chung chung kiểu “sang làm việc” dễ bị yêu cầu giải trình thêm, nhất là khi đề nghị visa nhiều lần, thời hạn dài. Với đoàn khách dự hội chợ, hội nghị, nên kèm thông tin sự kiện và danh sách đoàn thống nhất với hộ chiếu.

Quy trình xin visa doanh nghiệp từng bước

Bước 1: Xác định đúng loại visa

Đối chiếu mục đích chuyến đi với DN1, DN2, e-visa, miễn thị thực hoặc visa lao động. Bước này quyết định toàn bộ hồ sơ phía sau.

Bước 2: Thông báo con dấu, chữ ký (nếu chưa làm)

Nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi đơn vị đặt trụ sở.

Bước 3: Nộp công văn đề nghị nhập cảnh

Theo luật, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét, trả lời trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Kết quả là văn bản chấp thuận được thông báo tới cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cửa khẩu nơi khách nhận visa.

Bước 4: Khách nhận visa doanh nghiệp

Khách nhận visa tại đại sứ quán, lãnh sự quán Việt Nam, hoặc tại cửa khẩu quốc tế trong các trường hợp luật cho phép, và nộp lệ phí.

Bước 5: Khai báo tạm trú và theo dõi thời hạn

Khách sạn hoặc nơi lưu trú khai báo tạm trú. Đơn vị mời theo dõi để khách xuất cảnh đúng hạn hoặc làm thủ tục gia hạn tạm trú, cấp visa mới nếu công việc kéo dài.

Thời hạn, số lần nhập cảnh và lệ phí

Theo luật, visa doanh nghiệp DN1, DN2 có thời hạn không quá 12 tháng. Visa có thể cấp một lần hoặc nhiều lần nhập cảnh, tùy đề nghị của đơn vị mời và mục đích thực tế. Thời hạn thực tế còn phụ thuộc thời hạn hộ chiếu và lịch công tác được giải trình.

Theo Thông tư 28/2026/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/4/2026, lệ phí thị thực một lần là 25 USD; thị thực nhiều lần hiệu lực đến 90 ngày là 50 USD, trên 90 đến 180 ngày là 95 USD, trên 180 ngày đến 1 năm là 135 USD. Lệ phí do khách hoặc đơn vị mời nộp khi nhận visa. Chi phí dịch vụ, nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tư vấn, là khoản riêng ngoài lệ phí nhà nước.

Với đối tác sang Việt Nam nhiều lần trong năm, visa doanh nghiệp nhiều lần giúp giảm thủ tục đáng kể. Tuy nhiên, visa doanh nghiệp không phải là con đường để cư trú dài hạn. Nếu khách thực chất làm việc thường xuyên tại Việt Nam, cần chuyển sang visa lao động hoặc visa đầu tư phù hợp.

Chọn visa doanh nghiệp, e-visa hay miễn thị thực?

Với chuyến công tác ngắn ngày, doanh nghiệp có ba lựa chọn chính:

• Miễn thị thực: công dân một số nước được miễn thị thực theo điều ước song phương hoặc chính sách đơn phương của Việt Nam (ví dụ Nghị quyết 44/NQ-CP miễn 45 ngày cho công dân 12 nước đến hết 14/3/2028). Phù hợp chuyến ngắn, nhưng thời gian và điều kiện khác nhau theo từng nước.
• E-visa (ký hiệu EV): cấp cho công dân tất cả các nước, thời hạn đến 90 ngày, một lần hoặc nhiều lần. Khách tự xin trực tuyến, thuận tiện cho các chuyến khảo sát, gặp gỡ.
• Visa doanh nghiệp DN1, DN2: có đơn vị bảo lãnh, thời hạn đến 12 tháng, phù hợp khi khách cần làm việc lặp lại nhiều lần trong năm, đoàn khách đông, hoặc cần bảo lãnh rõ ràng để làm việc với cơ quan nhà nước.

Lưu ý quan trọng: dù dùng loại nào, khách không được trực tiếp làm công việc của người lao động. Chuyên gia sang lắp đặt, bảo hành máy móc cần xem xét kỹ: nếu thuộc diện miễn giấy phép lao động (ví dụ làm việc dưới 90 ngày trong một năm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thông báo theo quy định.

Những hoạt động không được làm khi dùng visa doanh nghiệp

Visa DN1, DN2 cho phép làm việc với đơn vị mời, nhưng có giới hạn rõ ràng. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, đây là các hoạt động khách nước ngoài không nên thực hiện khi chỉ có visa doanh nghiệp:

• Làm việc theo hợp đồng lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam: ký hợp đồng, nhận lương, đảm nhận vị trí cố định như một nhân viên.
• Giữ chức danh điều hành thường xuyên: giám đốc, trưởng bộ phận làm việc hằng ngày tại Việt Nam cần giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, kèm visa lao động hoặc visa đầu tư tương ứng.
• Làm việc cho đơn vị khác với đơn vị mời: nếu khách sang làm việc cho nhiều công ty, mỗi quan hệ cần được giải trình phù hợp.
• Hoạt động ngoài nội dung đã đăng ký: ví dụ visa xin để họp đối tác nhưng thực tế tham gia giảng dạy, biểu diễn, hành nghề có điều kiện.

Ranh giới giữa “làm việc với doanh nghiệp” và “lao động tại doanh nghiệp” đôi khi không rõ ràng. Một chuyên gia sang hỗ trợ kỹ thuật hai tuần khác với chuyên gia ở lại vận hành dây chuyền ba tháng. Khi lịch công tác kéo dài hoặc lặp lại liên tục, doanh nghiệp nên đánh giá lại để chuyển sang giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, thay vì tiếp tục gia hạn visa doanh nghiệp.

Rủi ro khi dùng sai visa doanh nghiệp

Dùng visa doanh nghiệp cho người thực chất đang làm việc dài hạn, hoặc để khách ở quá hạn, có thể gây ra:

• Phạt về cư trú: hoạt động không đúng mục đích nhập cảnh, quá hạn tạm trú bị xử phạt theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/12/2025, mức phạt quá hạn từ 500.000 đồng đến 30–40 triệu đồng tùy thời gian, có thể bị trục xuất.
• Phạt về lao động: nếu bị xác định là lao động nước ngoài không có giấy phép lao động, người lao động bị phạt 15–25 triệu đồng và có thể bị trục xuất; người sử dụng lao động bị phạt theo số người vi phạm theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
• Trách nhiệm của đơn vị bảo lãnh: doanh nghiệp mời khách có thể bị xử phạt, bị xem xét chặt hơn ở các lần bảo lãnh sau.
• Hồ sơ cá nhân của khách bị ảnh hưởng: khó được cấp visa, thẻ tạm trú về sau.
• Thương vụ bị gián đoạn: khách bị buộc xuất cảnh giữa chừng làm chậm tiến độ dự án, ảnh hưởng uy tín với đối tác nước ngoài.

Phần lớn các trường hợp vi phạm mà chúng tôi tiếp nhận không xuất phát từ ý định lách luật, mà từ việc doanh nghiệp không nắm rõ ranh giới giữa công tác ngắn hạn và lao động tại Việt Nam.

Vì sao nên nhờ Nosouno hỗ trợ visa doanh nghiệp?

Visa doanh nghiệp tưởng đơn giản nhưng dễ sai ở khâu chọn loại visa, soạn thư mời và giải trình mục đích. Với lịch công tác gấp hoặc đoàn khách đông, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến chuyến đi bị hoãn, ảnh hưởng đến thương vụ.

Nosouno hỗ trợ doanh nghiệp FDI:

• Tư vấn chọn đúng loại: visa doanh nghiệp DN1, DN2, e-visa, miễn thị thực hay visa lao động.
• Thông báo con dấu, chữ ký cho doanh nghiệp mới thành lập.
• Soạn thư mời, công văn nhập cảnh, danh sách đoàn; nộp và theo dõi hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
• Gia hạn tạm trú, cấp visa mới, chuyển đổi mục đích visa khi khách ở lại làm việc lâu hơn dự kiến.
• Nhắc lịch thời hạn để khách xuất cảnh đúng hạn, tránh vi phạm.
• Đánh giá khi nào nên chuyển từ visa công tác sang giấy phép lao động, visa lao động cho chuyên gia ở lại lâu dài.

Liên hệ Nosouno để được tư vấn visa doanh nghiệp phù hợp với lịch công tác, số lượng khách và mục đích làm việc của doanh nghiệp bạn.