Giấy phép lao động cho người nước ngoài: hướng dẫn đầy đủ

Doanh nghiệp FDI nào cũng sẽ đến lúc cần đưa giám đốc, chuyên gia hoặc kỹ sư từ nước ngoài sang Việt Nam làm việc. Khi đó, câu hỏi đặt ra là: người này có đủ điều kiện không, cần chuẩn bị giấy tờ gì, thủ tục mất bao lâu và nếu chưa có giấy phép thì sao? Giấy phép lao động cho người nước ngoài là giấy tờ bắt buộc để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp, trừ một số trường hợp được miễn. Từ ngày 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thay đổi cơ quan cấp phép, điều kiện chuyên gia, thủ tục giải trình nhu cầu và các trường hợp miễn. Bài viết dưới đây, được Nosouno tổng hợp từ kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp FDI, giúp bạn nắm toàn bộ quy trình và tránh những rủi ro không đáng có.

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì, ai phải có?

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép một công dân nước ngoài làm việc tại một vị trí cụ thể, cho một người sử dụng lao động cụ thể, trong thời hạn nhất định. Giấy phép gắn với công việc và doanh nghiệp tuyển dụng, không “đi theo người”.

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người nước ngoài được cấp phép khi làm việc ở một trong bốn vị trí:

Nhà quản lý: người quản lý doanh nghiệp, người đứng đầu hoặc cấp phó của tổ chức.
Giám đốc điều hành: người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc; từ Nghị định 219/2025 được tách thành nhóm riêng, yêu cầu ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
Chuyên gia: người có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và kinh nghiệm phù hợp.
Lao động kỹ thuật: người được đào tạo chuyên ngành và có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực đó.

Giấy phép có thời hạn tối đa 2 năm, theo thời hạn của giấy tờ làm căn cứ cấp phép. Đây cũng là căn cứ xin visa lao động và thẻ tạm trú diện LĐ.

Điều kiện xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Theo Bộ luật Lao động 2019, người được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài phải:

Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc phù hợp; có đủ sức khỏe theo quy định.
Không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Làm công việc mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được, và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã nới lỏng điều kiện kinh nghiệm cho chuyên gia. Chuyên gia cần bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; riêng các lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và lĩnh vực ưu tiên chỉ cần 1 năm. Lao động kỹ thuật cần được đào tạo ít nhất 1 năm và có 2 năm kinh nghiệm, hoặc có 3 năm kinh nghiệm nếu không đủ thời gian đào tạo.

Kinh nghiệm thực tế của chúng tôi: điều kiện khó chứng minh nhất thường là kinh nghiệm làm việc. Xác nhận kinh nghiệm phải ghi rõ vị trí, thời gian, nội dung công việc phù hợp với vị trí tại Việt Nam; xác nhận chung chung là lý do phổ biến khiến hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài phải bổ sung.

Trường hợp được miễn giấy phép lao động

Không phải ai cũng cần giấy phép lao động cho người nước ngoài. Nghị định 219/2025/NĐ-CP liệt kê 15 trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, trong đó có các nhóm doanh nghiệp FDI thường gặp:

Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn, chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần, có giá trị góp vốn đạt mức theo quy định (từ 3 tỷ đồng trở lên).
Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc ngành dịch vụ trong cam kết WTO.
Người vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm dương lịch.
Người vào chào bán dịch vụ, xử lý sự cố kỹ thuật, hoặc là vợ, chồng của công dân Việt Nam sinh sống tại Việt Nam.
Người làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và lĩnh vực ưu tiên, được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận.

“Miễn” không có nghĩa là không phải làm gì: tùy trường hợp, doanh nghiệp phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, hoặc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Giấy xác nhận miễn có thời hạn tối đa 2 năm. Nhiều doanh nghiệp bị xử phạt chính vì tưởng mình được miễn nhưng không làm thủ tục xác nhận hoặc thông báo.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin giấy phép lao động

Chuẩn bị đúng và đủ là yếu tố quyết định thời gian nhận giấy phép lao động cho người nước ngoài. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cấp mới gồm:

Văn bản đề nghị theo Mẫu số 03: điểm mới là văn bản này gộp cả nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép, thay cho hai thủ tục riêng như trước.
Giấy chứng nhận sức khỏe: do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp, không quá 12 tháng.
Lý lịch tư pháp: phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương, cấp không quá 6 tháng, không cần nộp nếu đã liên thông với thủ tục cấp phép.
Hộ chiếu còn hiệu lực và 02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng.
Giấy tờ chứng minh vị trí công việc: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, hoặc giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành.
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: văn bản cử sang làm việc, hợp đồng dịch vụ…

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille (nếu áp dụng), dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Lời khuyên của chúng tôi: hãy xin lý lịch tư pháp và xác nhận kinh nghiệm ở nước sở tại sớm, vì đây là hai loại giấy tờ thường mất nhiều tuần nhất.

Quy trình xin giấy phép lao động lần đầu

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm năm bước.

Bước 1: Đánh giá điều kiện và lên kế hoạch

Xác định vị trí, thời gian làm việc, trường hợp được cấp phép hay được miễn, và tỉnh nơi người lao động sẽ làm việc.

Bước 2: Chuẩn bị và hợp pháp hóa giấy tờ

Thu thập bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe; hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Hồ sơ nộp trước ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày so với ngày dự kiến làm việc, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc; nếu làm việc ở nhiều tỉnh, nộp tại tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 4: Nhận kết quả

Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép. Nếu từ chối, cơ quan phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

Bước 5: Hoàn tất sau cấp phép

Ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc, sau đó làm thủ tục visa lao động và thẻ tạm trú cho người lao động.

Gia hạn, cấp lại và thu hồi giấy phép lao động

Trong thời gian người lao động làm việc, doanh nghiệp phải theo dõi ba thủ tục liên quan đến giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Gia hạn giấy phép lao động

Giấy phép chỉ được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa 2 năm. Hồ sơ gia hạn phải nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn, kèm văn bản đề nghị theo Mẫu số 03 có giải trình nhu cầu. Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc. Sau lần gia hạn duy nhất, nếu tiếp tục sử dụng người lao động, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp mới.

Cấp lại giấy phép lao động

Áp dụng khi giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi một số thông tin như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên doanh nghiệp. Thời hạn giải quyết là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Thu hồi giấy phép lao động

Giấy phép bị thu hồi khi hết hiệu lực các giấy tờ làm căn cứ cấp phép, người lao động làm sai nội dung giấy phép, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, hoặc phía cử người lao động thông báo người này không còn làm việc tại Việt Nam.

Kinh nghiệm của chúng tôi: nhiều doanh nghiệp lỡ “cửa sổ” 10–45 ngày, phải xin cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài và người lao động phải tạm ngừng làm việc.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp khi sử dụng lao động nước ngoài

Sau khi người lao động có giấy phép, doanh nghiệp vẫn còn những nghĩa vụ phải duy trì trong suốt thời gian sử dụng lao động:

Hợp đồng lao động: ký bằng văn bản, thời hạn không vượt quá thời hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Bảo hiểm xã hội bắt buộc: theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên phải tham gia, trừ trường hợp di chuyển nội bộ, đã đủ tuổi nghỉ hưu hoặc điều ước quốc tế có quy định khác.
Thuế thu nhập cá nhân: đăng ký mã số thuế, khấu trừ và quyết toán thuế theo tình trạng cư trú của người lao động.
Thông báo khi làm việc nhiều tỉnh: báo trước cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày nếu người lao động làm việc tại tỉnh khác ngoài nơi đã cấp phép.
Báo cáo định kỳ: báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo quy định.

Doanh nghiệp nên có một lịch theo dõi hạn chung cho giấy phép lao động cho người nước ngoài, thẻ tạm trú, bảo hiểm và thuế của từng nhân sự.

Rủi ro khi không có giấy phép lao động

Một số doanh nghiệp để người nước ngoài làm việc khi “đang chờ giấy phép” hoặc bằng visa du lịch. Rủi ro của cách làm này lớn hơn nhiều so với chi phí xin giấy phép lao động cho người nước ngoài đúng hạn.

Phạt doanh nghiệp: theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ ngày 10/9/2026), sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép, không có giấy xác nhận miễn, hoặc giấy phép đã hết hạn bị phạt 30–45 triệu đồng (1–10 người), 45–60 triệu đồng (11–20 người), 60–75 triệu đồng (từ 21 người). Đây là mức phạt với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi.
Phạt người lao động và trục xuất: người nước ngoài làm việc không có giấy phép bị phạt 15–25 triệu đồng và có thể bị trục xuất.
Gián đoạn công việc: người bị trục xuất hoặc bị xử phạt sẽ khó được cấp visa, giấy phép trong tương lai, ảnh hưởng trực tiếp đến vị trí then chốt của doanh nghiệp.
Rủi ro về thuế, bảo hiểm: chi phí lương của người làm việc không hợp lệ có thể bị loại khi quyết toán thuế, kèm rủi ro truy thu bảo hiểm xã hội.
Ảnh hưởng uy tín: vi phạm về giấy phép lao động cho người nước ngoài thường bị phát hiện khi thanh tra liên ngành, kéo theo kiểm tra các lĩnh vực khác.

Vì sao nên nhờ Nosouno hỗ trợ giấy phép lao động?

Tóm lại, giấy phép lao động cho người nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp đánh giá đúng điều kiện, chuẩn bị giấy tờ ở cả nước ngoài và Việt Nam, nộp hồ sơ đúng thời điểm, rồi tiếp tục theo dõi gia hạn, cấp lại và các nghĩa vụ bảo hiểm, thuế. Cơ quan cấp phép nay là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, và cách các địa phương hướng dẫn hồ sơ chưa hoàn toàn giống nhau. Một đơn vị có kinh nghiệm thực tế sẽ giúp hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài không bị trả lại.

Nosouno hỗ trợ doanh nghiệp FDI trọn gói:

Đánh giá vị trí, điều kiện cấp phép hoặc diện miễn cho từng nhân sự.
Hướng dẫn chuẩn bị, hợp pháp hóa, dịch thuật giấy tờ nước ngoài; soạn văn bản giải trình nhu cầu.
Nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả cấp mới, gia hạn, cấp lại, xác nhận miễn giấy phép lao động.
Làm visa lao động, thẻ tạm trú cho người lao động và thân nhân.
Lập lịch nhắc hạn và tư vấn nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.

Liên hệ Nosouno để được tư vấn giấy phép lao động cho người nước ngoài phù hợp với vị trí, kế hoạch nhân sự và tiến độ dự án của bạn.