Có được giấy phép lao động cho giám đốc hay chuyên gia người nước ngoài mới chỉ là điểm bắt đầu. Trong suốt thời gian sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp FDI còn phải thực hiện hàng loạt nghĩa vụ: ký hợp đồng đúng luật, đóng bảo hiểm xã hội, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, quản lý cư trú, thông báo khi thay đổi nơi làm việc và xử lý thủ tục khi người lao động nghỉ việc. Bỏ sót một nghĩa vụ có thể dẫn đến xử phạt, truy thu và ảnh hưởng đến các lần xin giấy phép sau. Bài viết dưới đây, từ kinh nghiệm Nosouno đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp FDI, tổng hợp các nghĩa vụ tuân thủ khi sử dụng lao động nước ngoài theo quy định hiện hành, kèm lịch thực hiện và những lỗi doanh nghiệp hay mắc.

Sử dụng lao động nước ngoài: doanh nghiệp có những nghĩa vụ gì?

Khi sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp chịu sự điều chỉnh đồng thời của nhiều văn bản: Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài, Luật Bảo hiểm xã hội 2024, pháp luật về thuế thu nhập cá nhân và Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài. Có thể chia nghĩa vụ thành năm nhóm:

• Giấy phép: bảo đảm mỗi người nước ngoài có giấy phép lao động còn hiệu lực, hoặc giấy xác nhận, văn bản thông báo nếu thuộc diện miễn.
• Hợp đồng và lương: ký hợp đồng bằng văn bản phù hợp với giấy phép, trả lương, phụ cấp minh bạch.
• Bảo hiểm và thuế: đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc; khấu trừ, kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Cư trú: bảo lãnh visa, thẻ tạm trú đúng mục đích; bảo đảm khai báo tạm trú.
• Quản lý và lưu trữ: thông báo khi làm việc tại tỉnh khác, thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý, lưu hồ sơ nhân sự.

Để tự đánh giá, doanh nghiệp có thể trả lời nhanh: tất cả người nước ngoài đang làm việc đã có giấy phép hoặc giấy xác nhận còn hạn chưa? Hợp đồng có vượt thời hạn giấy phép không? Đã đăng ký bảo hiểm xã hội chưa? Nếu có một câu trả lời “không chắc”, đó là lúc cần rà soát lại việc sử dụng lao động nước ngoài.

Trước khi nhận việc: giấy phép, hợp đồng và cư trú

Các nghĩa vụ đầu tiên khi sử dụng lao động nước ngoài phải hoàn tất trước ngày người lao động bắt đầu làm việc.

Giấy phép hoặc giấy tờ miễn

Doanh nghiệp phải có giấy phép lao động đã cấp, hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, hoặc đã gửi thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc đối với các diện chỉ cần thông báo. Người lao động không được bắt đầu làm việc khi hồ sơ còn đang chờ xử lý.

Hợp đồng lao động

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, với người làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, hai bên phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc. Khi cơ quan cấp phép yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng.

Visa và thẻ tạm trú

Doanh nghiệp là bên bảo lãnh nên chịu trách nhiệm bảo đảm người lao động nhập cảnh và cư trú đúng mục đích: visa lao động (LĐ1 cho diện miễn, LĐ2 cho diện có giấy phép), sau đó xin thẻ tạm trú diện LĐ để cư trú ổn định.

Mã số thuế và đăng ký bảo hiểm

Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (nếu chưa có) và chuẩn bị hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội ngay khi ký hợp đồng.

Kinh nghiệm của chúng tôi: thời điểm dễ sai nhất là khi chuyên gia sang trước để “làm quen công việc” trong lúc chờ giấy phép. Về pháp lý, đó vẫn là sử dụng lao động nước ngoài không phép.

Hợp đồng lao động với người nước ngoài: điều khoản cần lưu ý

Hợp đồng lao động với người nước ngoài về cơ bản giống hợp đồng với lao động Việt Nam, nhưng có những điểm đặc thù cần lưu ý.

• Thời hạn: theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng với người lao động nước ngoài là hợp đồng xác định thời hạn và không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động. Khi gia hạn giấy phép, hai bên ký hợp đồng mới hoặc phụ lục tương ứng.
• Vị trí và địa điểm: chức danh, mô tả công việc, nơi làm việc phải khớp với giấy phép. Làm việc khác vị trí đã cấp phép có thể bị xem là vi phạm.
• Ngôn ngữ: nên lập hợp đồng song ngữ, ghi rõ bản nào được ưu tiên khi có khác biệt.
• Tiền lương và phúc lợi: ghi rõ lương, phụ cấp, các khoản hỗ trợ nhà ở, đi lại, học phí cho con, vé máy bay. Cách ghi các khoản này ảnh hưởng trực tiếp đến căn cứ đóng bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.
• Chấm dứt hợp đồng: hợp đồng chấm dứt khi giấy phép lao động hết hiệu lực hoặc bị thu hồi; nên quy định rõ trách nhiệm của các bên trong trường hợp này.

Với nhân sự được công ty mẹ cử sang, cần xác định rõ người lao động có ký hợp đồng với công ty tại Việt Nam hay vẫn thuộc biên chế công ty mẹ, vì điều này quyết định nghĩa vụ bảo hiểm, thuế và chi phí được trừ của doanh nghiệp khi sử dụng lao động nước ngoài.

Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho lao động nước ngoài

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ ngày 01/7/2025) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài có giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề, làm việc theo hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Các trường hợp không thuộc diện tham gia gồm người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp và người đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định, cùng một số trường hợp theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Ngoài bảo hiểm xã hội, người lao động nước ngoài cũng tham gia bảo hiểm y tế bắt buộc theo quy định.

Những lưu ý thực tế khi sử dụng lao động nước ngoài:

• Tiền lương làm căn cứ đóng: gồm lương và các khoản phụ cấp, bổ sung theo quy định; cách xây dựng cơ cấu lương ảnh hưởng đến số tiền đóng.
• Thời điểm đăng ký: đăng ký ngay sau khi ký hợp đồng; chậm đăng ký sẽ bị truy đóng kèm tiền chậm đóng.
• Hiệp định song phương: nếu Việt Nam có hiệp định về bảo hiểm xã hội với quốc gia của người lao động, có thể có quy định riêng, cần kiểm tra trước.

Theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, chậm đóng hoặc trốn đóng bảo hiểm xã hội bị phạt theo tỷ lệ trên số tiền vi phạm, kèm khoản tiền tính theo ngày nộp vào quỹ.

Thuế thu nhập cá nhân của lao động nước ngoài

Nghĩa vụ thuế là phần doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài dễ sai nhất vì phụ thuộc vào tình trạng cư trú của từng người.

• Cá nhân cư trú: thường là người có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam. Thu nhập từ tiền lương, tiền công được tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần, sau khi trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc. Thu nhập chịu thuế tính trên phạm vi toàn cầu.
• Cá nhân không cư trú: chịu thuế suất toàn phần 20% trên thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam, không được giảm trừ gia cảnh.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ thuế khi trả thu nhập, kê khai, nộp thuế và quyết toán thay khi được ủy quyền. Các khoản phúc lợi như tiền thuê nhà, học phí cho con, vé máy bay về nước có cách xác định thu nhập chịu thuế riêng, cần xem xét kỹ khi thiết kế gói đãi ngộ.

Hai tình huống cần lưu ý: năm đầu tiên sang Việt Nam và năm cuối cùng trước khi rời đi. Ở hai thời điểm này, việc xác định cư trú và kỳ tính thuế có quy tắc riêng; người lao động phải quyết toán thuế trước khi xuất cảnh nếu chấm dứt làm việc tại Việt Nam.

Quản lý trong quá trình làm việc: lịch tuân thủ

Trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài, chúng tôi khuyên doanh nghiệp duy trì một lịch tuân thủ theo các bước sau.

Bước 1: Lập danh mục nhân sự nước ngoài

Ghi rõ diện cấp phép hay miễn, số và hạn của giấy phép, visa, thẻ tạm trú, hộ chiếu, hợp đồng.

Bước 2: Theo dõi mốc hết hạn

Đặt nhắc hạn trước 3 tháng cho mỗi loại giấy tờ. Gia hạn giấy phép phải nộp trong khoảng 45 đến 10 ngày trước khi hết hạn; thẻ tạm trú cần làm mới theo giấy phép mới.

Bước 3: Kiểm soát thay đổi

Khi người lao động làm việc cho doanh nghiệp tại tỉnh khác theo giấy phép đã cấp, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến làm việc trước ít nhất 3 ngày. Thay đổi vị trí, đổi tên doanh nghiệp, đổi hộ chiếu cần đánh giá để cấp lại hoặc cấp mới giấy phép.

Bước 4: Báo cáo và lưu hồ sơ

Thực hiện chế độ báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo quy định và yêu cầu của cơ quan quản lý lao động. Lưu bộ hồ sơ gồm giấy phép, hợp đồng, bảng lương, chứng từ bảo hiểm, thuế, bản sao visa, thẻ tạm trú.

Khi lao động nước ngoài nghỉ việc: thủ tục cần làm

Chấm dứt sử dụng lao động nước ngoài cũng có nghĩa vụ riêng mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua:

• Giấy phép lao động: giấy phép hết hiệu lực khi hợp đồng chấm dứt. Doanh nghiệp nên thu lại giấy phép, thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan đã cấp phép và lưu bằng chứng việc chấm dứt.
• Thẻ tạm trú và visa: thẻ tạm trú diện LĐ do doanh nghiệp bảo lãnh không còn căn cứ. Doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo quy định, tránh để người lao động tiếp tục cư trú bằng thẻ do mình bảo lãnh.
• Bảo hiểm xã hội: báo giảm lao động, chốt sổ, hướng dẫn người lao động các chế độ được hưởng.
• Thuế thu nhập cá nhân: quyết toán thuế, cấp chứng từ khấu trừ thuế; nếu người lao động rời Việt Nam, hỗ trợ quyết toán trước khi xuất cảnh.
• Bàn giao và bảo mật: thu hồi tài sản, quyền truy cập hệ thống, chữ ký trên tài khoản ngân hàng nếu người lao động là người đại diện hoặc người có thẩm quyền ký.

Nếu người lao động là người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp còn phải đăng ký thay đổi người đại diện trước khi người này rời Việt Nam.

Vi phạm khi sử dụng lao động nước ngoài: rủi ro và mức phạt

Vi phạm nghĩa vụ khi sử dụng lao động nước ngoài có thể dẫn đến nhiều hậu quả cùng lúc. Điều đáng lo là các vi phạm thường không đứng riêng lẻ: thiếu giấy phép kéo theo sai bảo hiểm, sai thuế và sai cư trú.

• Không có giấy phép hợp lệ: theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp bị phạt từ 30 đến 75 triệu đồng tùy số người (mức cho cá nhân, tổ chức gấp đôi); người lao động bị phạt từ 15 đến 25 triệu đồng và có thể bị trục xuất.
• Vi phạm bảo hiểm xã hội: chậm đóng, trốn đóng bị phạt theo tỷ lệ trên số tiền vi phạm, phải truy đóng và nộp thêm khoản tiền tính theo ngày.
• Sai phạm thuế: khấu trừ thiếu, xác định sai cư trú dẫn đến truy thu, phạt chậm nộp; chi phí lương có thể bị loại khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Rủi ro cư trú: người lao động quá hạn tạm trú bị xử phạt, doanh nghiệp bảo lãnh cũng bị liên đới trách nhiệm.
• Ảnh hưởng uy tín và các hồ sơ sau: vi phạm có thể khiến hồ sơ xin, gia hạn giấy phép cho nhân sự khác bị xem xét chặt chẽ hơn.

Vì sao nên nhờ Nosouno hỗ trợ sử dụng lao động nước ngoài?

Sử dụng lao động nước ngoài đúng luật đòi hỏi sự phối hợp giữa pháp lý, nhân sự, kế toán và quản lý cư trú, trong khi mỗi nhân sự lại có mốc thời hạn và hoàn cảnh khác nhau. Doanh nghiệp FDI có từ vài người nước ngoài trở lên rất dễ để sót nghĩa vụ nếu không có hệ thống theo dõi. Một hệ thống quản lý tốt việc sử dụng lao động nước ngoài giúp doanh nghiệp chủ động khi thanh tra, kiểm tra và giữ được nhân sự chủ chốt làm việc liên tục.

Nosouno hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát toàn bộ tình trạng tuân thủ của nhân sự nước ngoài hiện có.
• Xin, gia hạn, cấp lại giấy phép lao động, xác nhận miễn, visa và thẻ tạm trú.
• Tư vấn hợp đồng song ngữ, cơ cấu lương phù hợp với quy định bảo hiểm, thuế.
• Lập và vận hành lịch tuân thủ, nhắc hạn, xử lý thủ tục khi người lao động nghỉ việc.

Liên hệ Nosouno để được tư vấn quản lý và sử dụng lao động nước ngoài đúng luật, an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.