Khi tuyển dụng giám đốc, chuyên gia hay kỹ sư nước ngoài, doanh nghiệp FDI thường hỏi chúng tôi: người lao động cần loại visa nào, khi nào là LĐ1, khi nào là LĐ2, và phải có giấy phép lao động trước hay sau khi xin visa? Visa lao động là loại thị thực dành cho người nước ngoài vào Việt Nam làm việc, gắn chặt với giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động. Làm sai thứ tự, chẳng hạn cho nhân sự nhập cảnh bằng visa du lịch rồi bắt đầu làm việc, có thể khiến cả doanh nghiệp lẫn người lao động bị xử phạt. Bài viết dưới đây, từ kinh nghiệm Nosouno hỗ trợ nhiều doanh nghiệp FDI, hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ, quy trình xin visa lao động và các lưu ý để nhân sự nước ngoài làm việc hợp pháp, ổn định.

Visa lao động LĐ1 và LĐ2 khác nhau thế nào?

Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam chia visa lao động thành hai ký hiệu:

• LĐ1: cấp cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
• LĐ2: cấp cho người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam thuộc diện phải có giấy phép lao động.

Như vậy, ký hiệu visa lao động không do doanh nghiệp tự chọn mà phụ thuộc vào tình trạng giấy phép lao động của người đó. Một chuyên gia có giấy phép lao động sẽ nhận LĐ2; một người thuộc diện miễn, chẳng hạn thành viên góp vốn đạt mức theo quy định hoặc người di chuyển nội bộ doanh nghiệp, đã có văn bản xác nhận miễn, sẽ nhận LĐ1.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/8/2025, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan cấp giấy phép lao động và xác nhận miễn giấy phép lao động. Vì vậy, quy trình xin visa lao động luôn bắt đầu từ việc hoàn tất giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn tại địa phương nơi người lao động làm việc.

Kinh nghiệm của chúng tôi: nhiều doanh nghiệp nhầm rằng người thuộc diện miễn giấy phép lao động thì không cần làm gì. Thực tế, phần lớn trường hợp miễn vẫn phải có văn bản xác nhận hoặc thông báo theo quy định, và văn bản đó chính là căn cứ để xin visa LĐ1.

Doanh nghiệp FDI cần đáp ứng điều kiện gì để bảo lãnh?

Người nước ngoài không tự xin visa lao động mà phải thông qua tổ chức mời, bảo lãnh. Doanh nghiệp FDI muốn bảo lãnh visa lao động cần đáp ứng:

• Có tư cách pháp nhân hợp lệ: đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đang hoạt động bình thường, không trong thời gian tạm ngừng kinh doanh.
• Đã thông báo con dấu, chữ ký: trước lần bảo lãnh đầu tiên, doanh nghiệp phải gửi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hồ sơ giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền, kèm bản sao giấy tờ thành lập.
• Có nhu cầu sử dụng lao động đã được chấp thuận: thông qua hồ sơ cấp giấy phép lao động, trong đó nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được xem xét cùng lúc với việc cấp phép theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Chịu trách nhiệm bảo lãnh: hướng dẫn người lao động tuân thủ pháp luật, khai báo tạm trú, theo dõi thời hạn visa và thông báo khi người lao động nghỉ việc.

Trường hợp người lao động làm việc cho chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại tỉnh khác, cần xác định đúng cơ quan cấp giấy phép lao động theo nơi người lao động dự kiến làm việc. Thông tin trên giấy phép lao động, visa và hợp đồng lao động phải thống nhất về vị trí, nơi làm việc và đơn vị bảo lãnh.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin visa lao động

Giấy tờ của doanh nghiệp bảo lãnh

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao).
• Hồ sơ thông báo con dấu, chữ ký (nếu bảo lãnh lần đầu).
• Công văn đề nghị nhập cảnh theo mẫu NA2 khi người lao động ở nước ngoài, hoặc tờ khai đề nghị cấp thị thực, gia hạn tạm trú theo mẫu NA5 khi người lao động đang ở Việt Nam.
• Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ.

Giấy tờ của người lao động

• Hộ chiếu còn hạn, dài hơn thời hạn visa đề nghị ít nhất 30 ngày.
• Giấy phép lao động (cho LĐ2) hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (cho LĐ1).
• Ảnh theo quy định khi nộp tờ khai.

Phần giấy tờ mất nhiều thời gian nhất thường nằm ở bước xin giấy phép lao động: lý lịch tư pháp, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe. Những giấy tờ cấp ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille nếu áp dụng, dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng chuẩn bị nhóm giấy tờ này ngay khi chốt ứng viên, trước cả khi ký hợp đồng chính thức.

Quy trình xin visa lao động từng bước

Bước 1: Xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giải quyết cấp mới là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Bước 2: Thông báo con dấu, chữ ký

Nếu chưa từng bảo lãnh người nước ngoài, doanh nghiệp thực hiện thủ tục này tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh.

Bước 3: Nộp công văn nhập cảnh hoặc hồ sơ chuyển đổi

Người lao động ở nước ngoài: doanh nghiệp nộp công văn đề nghị nhập cảnh. Theo luật, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trả lời trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Người lao động đang ở Việt Nam (ví dụ nhập cảnh bằng e-visa) và đã có giấy phép lao động: làm thủ tục chuyển đổi mục đích visa sang LĐ1 hoặc LĐ2.

Bước 4: Nhận visa

Người lao động nhận visa tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc tại cửa khẩu quốc tế trong các trường hợp luật cho phép, theo nội dung đã được duyệt.

Bước 5: Khai báo tạm trú, cân nhắc thẻ tạm trú

Sau khi nhập cảnh, nơi lưu trú khai báo tạm trú. Với hợp đồng dài hạn, doanh nghiệp nên làm thủ tục cấp thẻ tạm trú diện LĐ để người lao động không phải xin visa nhiều lần.

Thời hạn và lệ phí visa lao động

Theo luật, visa LĐ1 và LĐ2 có thời hạn không quá 2 năm. Tuy nhiên, thời hạn thực tế còn bị giới hạn bởi:

• Thời hạn giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận miễn: visa không được cấp dài hơn giấy tờ này.
• Thời hạn hộ chiếu: hộ chiếu phải còn hạn dài hơn visa ít nhất 30 ngày.
• Đề nghị của doanh nghiệp bảo lãnh: doanh nghiệp có thể đề nghị visa một lần hoặc nhiều lần, với thời hạn phù hợp hợp đồng lao động.

Về lệ phí, Thông tư 28/2026/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/4/2026 quy định thị thực một lần là 25 USD; thị thực nhiều lần từ 50 USD (hiệu lực đến 90 ngày), 95 USD (trên 90 đến 180 ngày), 135 USD (trên 180 ngày đến 1 năm) và 145 USD (trên 1 đến 2 năm). Lệ phí nộp khi nhận visa; chi phí dịch vụ tư vấn, dịch thuật, hợp pháp hóa giấy tờ là khoản riêng.

Với người lao động thường xuyên đi công tác nước ngoài, visa nhiều lần hoặc thẻ tạm trú là lựa chọn hợp lý hơn. Thẻ tạm trú diện LĐ có thời hạn tối đa 2 năm, tương ứng giấy phép lao động, nhưng thuận tiện hơn vì không phải xin visa mỗi lần xuất nhập cảnh.

Các tình huống thường gặp với visa lao động

Chuyên gia sang làm việc ngắn hạn: kỹ thuật viên sang lắp đặt máy móc, chuyên gia đào tạo vài tuần. Tùy thời gian và tính chất công việc, có thể thuộc diện miễn giấy phép lao động (ví dụ làm việc dưới 90 ngày trong một năm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, vẫn phải thông báo trước) hoặc phù hợp với visa doanh nghiệp DN1 nếu chỉ làm việc với đối tác, không trực tiếp lao động. Cần xác định đúng ngay từ đầu.

Người lao động nghỉ việc hoặc giấy phép lao động chấm dứt: visa lao động gắn với đơn vị bảo lãnh. Khi nghỉ việc, người lao động phải chuyển sang đơn vị bảo lãnh mới (kèm giấy phép lao động mới) hoặc xuất cảnh. Doanh nghiệp cũ cần thông báo và thu hồi giấy tờ theo quy định.

Đổi công ty trong cùng tập đoàn: dù là công ty liên kết, đơn vị bảo lãnh mới vẫn phải làm lại giấy phép lao động và visa tương ứng.

Visa bị từ chối: nguyên nhân thường gặp là thông tin giấy phép lao động không khớp hộ chiếu, doanh nghiệp chưa thông báo con dấu, hoặc người lao động có tiền sử vi phạm quy định cư trú. Khi bị từ chối, cần đọc kỹ lý do trong văn bản trả lời, khắc phục đúng điểm vướng rồi mới nộp lại, tránh nộp lặp lại hồ sơ cũ.

Rủi ro khi không có visa lao động hợp lệ

Để nhân sự nước ngoài làm việc bằng visa du lịch, e-visa hoặc miễn thị thực mà không chuyển đổi đúng loại kéo theo nhiều rủi ro:

• Phạt về lao động: theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ ngày 10/9/2026), người sử dụng lao động dùng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động bị phạt từ 30 đến 75 triệu đồng tùy số người (mức áp dụng cho cá nhân, tổ chức bị phạt gấp đôi); người lao động bị phạt từ 15 đến 25 triệu đồng và có thể bị trục xuất.
• Phạt về cư trú: hoạt động không đúng mục đích nhập cảnh, quá hạn tạm trú bị xử phạt theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP, mức cao nhất 30–40 triệu đồng khi quá hạn từ một năm trở lên.
• Ảnh hưởng hồ sơ về sau: người lao động từng vi phạm khó được duyệt visa, thẻ tạm trú; doanh nghiệp có thể bị hạn chế bảo lãnh.
• Gián đoạn hoạt động: nhân sự chủ chốt bị buộc xuất cảnh giữa chừng làm chậm dự án, ảnh hưởng uy tín với khách hàng.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, chi phí để xử lý hậu quả một vụ vi phạm, gồm tiền phạt, thời gian làm việc với cơ quan chức năng và chi phí tuyển người thay thế, thường lớn hơn nhiều lần chi phí làm đúng visa lao động ngay từ đầu.

Vì sao nên nhờ Nosouno hỗ trợ visa lao động?

Visa lao động là mắt xích cuối cùng trong chuỗi thủ tục gồm giấy phép lao động, bảo lãnh, visa và thẻ tạm trú. Mỗi bước do một cơ quan khác nhau xử lý, chỉ cần một thông tin lệch là hồ sơ bị trả lại và nhân sự phải chờ thêm nhiều tuần.

Nosouno đồng hành cùng doanh nghiệp FDI trong toàn bộ quy trình:

• Xác định đúng diện giấy phép lao động hay miễn, từ đó chọn ký hiệu visa lao động LĐ1 hay LĐ2.
• Hướng dẫn chuẩn bị, hợp pháp hóa, dịch thuật giấy tờ nước ngoài; nộp hồ sơ giấy phép lao động.
• Thông báo con dấu, chữ ký; soạn công văn nhập cảnh, hồ sơ chuyển đổi mục đích visa.
• Làm thẻ tạm trú diện LĐ, visa và thẻ tạm trú thăm thân cho gia đình người lao động.
• Theo dõi thời hạn giấy phép lao động, visa, thẻ tạm trú để gia hạn, cấp mới kịp thời.

Liên hệ Nosouno để được tư vấn visa lao động phù hợp với vị trí, kế hoạch nhân sự và tiến độ dự án của doanh nghiệp bạn.