“Thẻ tạm trú của tôi sắp hết hạn, gia hạn thế nào?”, “Tôi làm mất thẻ, có bị phạt không?”, “Công ty đổi địa chỉ thì thẻ có còn dùng được không?” là những câu hỏi chúng tôi nhận được hằng tuần. Thực tế, thẻ tạm trú không có thủ tục gia hạn: khi hết hạn, người nước ngoài phải đề nghị cấp thẻ mới; khi mất, hỏng hoặc thông tin thay đổi, phải làm thủ tục cấp lại thẻ tạm trú. Mỗi trường hợp có hồ sơ và lưu ý riêng, và nếu chậm trễ, người nước ngoài có thể rơi vào tình trạng quá hạn tạm trú. Bài viết được Nosouno tổng hợp từ kinh nghiệm xử lý nhiều hồ sơ thực tế, giúp bạn biết khi nào cần cấp lại, khi nào cấp mới, cần chuẩn bị gì và các bước thực hiện.

Cấp lại và cấp mới thẻ tạm trú khác nhau thế nào?

Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (sửa đổi năm 2019, 2023), thẻ tạm trú hết hạn được xem xét cấp thẻ mới. Luật không có khái niệm “gia hạn thẻ tạm trú”. Cách gọi “gia hạn” trong thực tế thực chất là thủ tục cấp thẻ mới.

Có thể phân biệt hai nhóm thủ tục như sau:

Trường hợp	Thủ tục	Bản chất
Thẻ sắp hết hoặc đã hết hạn	Cấp thẻ mới	Xét lại toàn bộ điều kiện cư trú
Đổi diện cư trú (LĐ sang ĐT, tăng vốn…)	Cấp thẻ mới	Ký hiệu, thời hạn mới
Mất thẻ	Cấp lại thẻ tạm trú	Thay thẻ, giữ mục đích cư trú
Thẻ hỏng, mờ chữ, gãy	Cấp lại thẻ tạm trú	Thay thẻ
Đổi hộ chiếu, sai thông tin	Cấp lại thẻ tạm trú	Cập nhật thông tin

Điểm khác biệt quan trọng: khi cấp mới, cơ quan xuất nhập cảnh xem xét lại điều kiện như vốn góp, giấy phép lao động, quan hệ thân nhân. Khi cấp lại thẻ tạm trú do mất, hỏng, người nước ngoài vẫn phải chứng minh mục đích cư trú còn hiệu lực, nhưng trọng tâm là lý do thay thẻ.

Kinh nghiệm của chúng tôi: đừng chờ đến tuần cuối mới nộp hồ sơ cấp thẻ mới. Nếu giấy phép lao động cũng sắp hết hạn, cần gia hạn giấy phép trước, sau đó mới đề nghị cấp thẻ, nên tổng thời gian có thể kéo dài vài tuần.

Khi nào phải cấp lại thẻ tạm trú?

Người nước ngoài cần đề nghị cấp lại thẻ tạm trú trong các trường hợp sau:

Mất thẻ tại Việt Nam. Người mất thẻ cần trình báo với cơ quan công an nơi mất hoặc nơi cư trú để được xác nhận, sau đó nộp hồ sơ đề nghị cấp lại. Không nên tiếp tục xuất cảnh khi chưa xử lý xong, vì sẽ gặp khó khăn khi nhập cảnh trở lại.

Mất thẻ khi đang ở nước ngoài. Đây là tình huống phức tạp hơn. Không có thẻ, người nước ngoài cần thị thực để nhập cảnh Việt Nam, thông qua bên bảo lãnh đề nghị hoặc thị thực điện tử phù hợp. Sau khi nhập cảnh, mới làm thủ tục cấp lại thẻ tạm trú.

Thẻ bị hỏng. Thẻ gãy, cong vênh, mờ chữ, hỏng ảnh khiến cơ quan chức năng hoặc hãng hàng không không đọc được thông tin cần được cấp lại.

Đổi hộ chiếu. Khi người nước ngoài được cấp hộ chiếu mới, số hộ chiếu trên thẻ không còn khớp. Cần làm thủ tục để thông tin thẻ phù hợp với hộ chiếu đang sử dụng.

Sai hoặc thay đổi thông tin. Thông tin trên thẻ sai so với hộ chiếu, hoặc người nước ngoài thay đổi họ tên, quốc tịch.

Riêng trường hợp doanh nghiệp bảo lãnh đổi tên, đổi địa chỉ hoặc người nước ngoài chuyển sang làm việc tại doanh nghiệp khác, cần đánh giá từng trường hợp: có thể chỉ cần cập nhật thông tin, nhưng nếu đổi bên bảo lãnh thì thường phải cấp thẻ mới.

Cần chuẩn bị gì để cấp lại hoặc cấp mới thẻ?

Hồ sơ cấp lại thẻ tạm trú và hồ sơ cấp thẻ mới có phần cốt lõi giống nhau, khác ở giấy tờ chứng minh lý do.

Hồ sơ cốt lõi

• Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức bảo lãnh (mẫu NA6) hoặc cá nhân bảo lãnh (mẫu NA7).
• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú của người nước ngoài (mẫu NA8), ảnh theo quy cách.
• Hộ chiếu còn hạn; xác nhận khai báo tạm trú tại nơi ở.

Giấy tờ theo từng trường hợp

• Mất thẻ: văn bản trình báo mất có xác nhận của cơ quan công an, văn bản giải trình của người nước ngoài.
• Thẻ hỏng: nộp lại thẻ cũ.
• Đổi hộ chiếu, sai thông tin: hộ chiếu mới, thẻ cũ, giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin.
• Cấp thẻ mới khi hết hạn: giấy tờ chứng minh mục đích cư trú còn hiệu lực, như giấy phép lao động còn hạn, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện vốn góp, giấy tờ quan hệ thân nhân.

Lưu ý: dù chỉ cấp lại thẻ tạm trú do mất, giấy phép lao động hoặc căn cứ cư trú vẫn phải còn hiệu lực. Nếu căn cứ đã hết hạn, hồ sơ sẽ chuyển thành cấp thẻ mới và phải chuẩn bị đầy đủ như lần đầu.

Quy trình cấp lại thẻ tạm trú từng bước

Quy trình cấp lại thẻ tạm trú và cấp thẻ mới đều do bên bảo lãnh thực hiện, gồm năm bước.

Bước 1: Xác định đúng thủ tục

Đối chiếu tình trạng thẻ, hộ chiếu, giấy phép lao động để xác định là cấp lại hay cấp mới. Chọn sai thủ tục là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả.

Bước 2: Xử lý giấy tờ liên quan trước

Mất thẻ thì trình báo công an; đổi hộ chiếu thì nhận hộ chiếu mới; giấy phép lao động sắp hết hạn thì gia hạn trước.

Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ

Chuẩn bị mẫu NA6 hoặc NA7, NA8 và giấy tờ theo trường hợp; đảm bảo thông tin thống nhất giữa các giấy tờ.

Bước 4: Nộp hồ sơ

Nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi bên bảo lãnh đặt trụ sở hoặc cư trú; nhiều địa phương nhận hồ sơ trực tuyến.

Bước 5: Nộp lệ phí và nhận thẻ

Thời hạn giải quyết theo luật là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời gian chờ, người nước ngoài nên giữ biên nhận hồ sơ và hạn chế xuất cảnh.

Cấp thẻ mới khi đổi diện, tăng vốn hoặc thẻ của người thân

Ngoài trường hợp hết hạn, nhiều thay đổi trong quá trình sinh sống và làm việc khiến người nước ngoài phải đề nghị cấp thẻ mới thay vì cấp lại thẻ tạm trú.

Đổi diện cư trú. Chuyên gia đang có thẻ lao động (LĐ) góp vốn thành lập công ty riêng với mức vốn đủ điều kiện có thể chuyển sang diện nhà đầu tư (ĐT). Ngược lại, nhà đầu tư đã chuyển nhượng hết vốn nhưng tiếp tục làm việc theo hợp đồng lao động phải chuyển sang diện LĐ. Mỗi lần đổi diện là một hồ sơ thị thực và thẻ mới.

Tăng vốn góp. Nhà đầu tư nâng vốn từ mức ĐT3 lên ĐT2 hoặc ĐT1 có thể đề nghị cấp thẻ mới với thời hạn dài hơn, sau khi hoàn tất thủ tục tăng vốn và góp đủ vốn.

Có giấy phép lao động mới. Người lao động được cấp giấy phép lao động mới do chuyển công ty hoặc đổi vị trí cần thẻ mới do doanh nghiệp mới bảo lãnh.

Thẻ của người thân khi người bảo lãnh đổi thẻ. Thẻ thăm thân (TT) của vợ, chồng, con thường có thời hạn theo thẻ của người bảo lãnh. Khi người bảo lãnh được cấp thẻ mới, người thân cũng nên làm thủ tục cấp thẻ mới cùng lúc để thời hạn đồng bộ.

Kinh nghiệm của chúng tôi: mỗi khi có thay đổi về vốn, công việc hoặc gia đình, hãy đánh giá ngay ảnh hưởng đến thẻ tạm trú, thay vì đợi đến khi thẻ hết hạn.

Lệ phí cấp lại và cấp mới thẻ tạm trú

Lệ phí cấp thẻ tạm trú do Bộ Tài chính quy định. Biểu phí hiện hành là Thông tư 28/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/4/2026.

Theo biểu phí này, lệ phí thẻ tạm trú được tính theo thời hạn của thẻ. Ví dụ, thẻ có thời hạn từ 1 đến 2 năm có mức thu 145 USD; thẻ thời hạn dài hơn có mức thu cao hơn. Lệ phí có thể nộp bằng đô la Mỹ hoặc đồng Việt Nam quy đổi theo quy định.

Một số lưu ý về chi phí:

• Cấp lại thẻ tạm trú do mất, hỏng thường thu lệ phí như cấp thẻ mới theo thời hạn thẻ được cấp. Nên đối chiếu biểu phí tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Chi phí phát sinh gồm dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hóa giấy tờ, phí làm hộ chiếu mới tại cơ quan đại diện nếu đổi hộ chiếu.
• Chi phí do quá hạn: nếu để thẻ hết hạn rồi mới làm, người nước ngoài có thể phải nộp phạt trước khi được giải quyết thủ tục, và chi phí này thường cao hơn lệ phí cấp thẻ.

Kinh nghiệm của chúng tôi: khi cấp thẻ mới, hãy đề nghị thời hạn tối đa mà diện cư trú và hộ chiếu cho phép. Thẻ dài hơn tuy lệ phí cao hơn, nhưng tiết kiệm được số lần làm thủ tục.

Để thẻ quá hạn hoặc không cấp lại: rủi ro gì?

Chậm cấp thẻ mới hoặc không cấp lại thẻ tạm trú khi mất, hỏng dẫn đến nhiều hậu quả:

• Bị phạt quá hạn tạm trú: theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/12/2025), quá hạn dưới 16 ngày bị phạt 500.000 đồng đến 2 triệu đồng; từ 16 đến dưới 30 ngày bị phạt 5–10 triệu đồng; mức phạt tăng dần theo thời gian, đến 30–40 triệu đồng nếu quá hạn từ một năm trở lên. Vi phạm nghiêm trọng có thể bị trục xuất.
• Không xuất cảnh, nhập cảnh được bình thường: thẻ hỏng, sai thông tin có thể bị từ chối khi làm thủ tục tại cửa khẩu hoặc với hãng hàng không.
• Ảnh hưởng người thân: thẻ thăm thân của vợ, chồng, con phụ thuộc thẻ của người bảo lãnh; một thẻ quá hạn kéo theo cả gia đình.
• Rủi ro cho doanh nghiệp bảo lãnh: doanh nghiệp không theo dõi thời hạn cư trú của nhân sự có thể gặp khó khi bảo lãnh lần sau.
• Hồ sơ phức tạp hơn: khi đã quá hạn, việc cấp lại thẻ tạm trú hoặc cấp thẻ mới thường phải xử lý vi phạm trước, kéo dài thời gian và có thể ảnh hưởng đến lần xin thị thực tiếp theo.

Trong thực tế, phần lớn trường hợp quá hạn mà chúng tôi tiếp nhận không phải do người nước ngoài cố ý, mà do không ai theo dõi thời hạn của thẻ, hộ chiếu và giấy phép lao động cùng lúc.

Vì sao nên nhờ Nosouno hỗ trợ cấp lại thẻ tạm trú?

Thủ tục cấp lại thẻ tạm trú tưởng đơn giản nhưng thường kéo theo nhiều việc: trình báo mất, đổi hộ chiếu, gia hạn giấy phép lao động, cập nhật giấy tờ doanh nghiệp. Mỗi việc do một cơ quan khác nhau giải quyết, và chỉ cần một bước chậm là người nước ngoài có nguy cơ quá hạn.

Nosouno hỗ trợ nhà đầu tư, doanh nghiệp FDI và gia đình người nước ngoài:

• Xác định đúng thủ tục cấp lại hay cấp mới ngay từ đầu, tránh hồ sơ bị trả.
• Hướng dẫn trình báo mất thẻ, xử lý khi mất thẻ ở nước ngoài và nhập cảnh trở lại.
• Đồng bộ gia hạn giấy phép lao động, đổi hộ chiếu và cấp thẻ mới cho cả gia đình.
• Hỗ trợ xử lý hồ sơ quá hạn tạm trú, hợp thức hóa cư trú theo quy định.
• Nhắc hạn thẻ tạm trú, hộ chiếu, giấy phép lao động để không bị gián đoạn.

Liên hệ Nosouno để được tư vấn cấp lại thẻ tạm trú hoặc cấp thẻ mới nhanh chóng, đúng quy định và phù hợp với tình huống của bạn.