Quản trị theo mục tiêu

Khi được áp dụng vào đúng người, trong đúng tình huống, quản trị theo mục tiêu sẽ trở thành công cụ thiết yếu, có thể làm tăng đáng kể kết quả công việc của bạn và tạo dựng cho bạn một đội ngũ nhân viên hùng hậu. Hầu hết các nhà quản trị không sử dụng phương thức quản trị theo mục tiêu này, hoặc nếu có, họ thường áp dụng sai cách hoặc không phù hợp. Quản trị theo mục tiêu được sử dụng để quản lý những nhân viên có năng lực, chứng tỏ được khả năng hoàn thành công việc ở mức chấp nhận được. Khi có một công việc cần hoàn thành, bạn đề xuất một người mà bạn cảm thấy có khả năng thực hiện tốt công việc này. Công việc đó có thể là đạt được một mức doanh thu nhất định, bắt đầu và hoàn tất một dự án, hoặc chuyển đổi một phòng ban hay bộ phận. Mục tiêu của bạn là giao toàn bộ công việc cho một người có năng lực thực hiện tốt kiểu công việc này trước đó. Hãy nhớ rằng việc thực hiện thành công công việc là chìa khóa để tiến nhanh hơn trong lĩnh vực kinh doanh. Khả năng lập kế hoạch, tổ chức và hoàn tất một công việc hay dự án ở mức độ hiệu quả chấp nhận được là kỹ năng quan trọng nhất mà bạn cần hình thành trong công việc.

Rõ ràng là bạn

Với quản trị theo mục tiêu, sự rõ ràng luôn là người bạn thân thiết nhất. Khi lựa chọn người để giao việc, cả bạn và người đó phải thống nhất với nhau về công việc cần được hoàn thành và cách thức đo lường công việc đó. Điều này sẽ cần nhiều cuộc trao đổi qua lại, cho đến khi đi đến thống nhất. Cách đây một vài năm, cấp trên yêu cầu tôi đảm nhiệm một dự án phát triển bất động sản nằm ở vùng ngoại ô tại một thị trấn nhỏ cách công ty 300 dặm. Lúc đó, tôi đang đầy tham vọng và khao khát chứng tỏ mình, vậy nên tôi đồng ý ngay tức khắc. Ngày hôm sau, tôi bay tới thành phố lớn gần nhất, rồi lái xe tới thị trấn và khảo sát khu đất mà công ty đã mua. Nó sẽ gần như “vô giá trị” nếu không được chia lô và bán lại. Đó chính là công việc của tôi, dù trước đó tôi chưa bao giờ làm việc này. Cấp trên của tôi, một doanh nhân tài ba, đã mua khu đất này từ một đại lý bất động sản. Ông chưa bao giờ đặt chân đến thị trấn, hay nhìn thấy khu đất khi giao nó cho tôi để biến nó thành một vụ đầu tư tài chính khả thi. Tôi lại là một người ham học hỏi, háo hức với mọi thứ. Tôi đặt câu hỏi cho mọi người, ghi chép, rồi so sánh các ghi chép. Tôi thuê các chuyên gia kiến thiết, những người cho tôi những lời khuyên rất xác đáng và giới thiệu tôi với các chuyên gia ngành khác. Kết quả là, trong vòng 18 tháng, tôi hoàn thành kế hoạch phát triển khu đất. Nó được chia nhỏ thành các lô và đường vào với 335 căn hộ, với một khu công nghiệp và một trung tâm mua sắm thương mại. Với kế hoạch này, tôi làm việc với hội đồng thị trấn để xin phê duyệt, thuê một hãng thiết kế đưa máy móc thiết bị mặt đất và xây dựng đường sá, rồi bán lại cho các nhà phát triển khác, những người này sau đó tiến hành xây dựng các khu dân cư, khu công nghiệp và trung tâm mua sắm bán lẻ.

Quản trị bằng mục tiêu rõ ràng

Phần thú vị trong câu chuyện này, bên cạnh những gì mà tôi học được và hơn 3 triệu đô-la lợi nhuận mà tôi mang về cho công ty, đó là cấp trên của tôi chưa bao giờ trực tiếp đến xem mảnh đất đó. Ông giao phó hoàn toàn trách nhiệm để tôi hoàn tất hàng trăm chi tiết cần thiết để dự án thành công. Ông là bậc thầy sử dụng phương thức quản trị theo mục tiêu. Qua đây, ta có thể rút ra bài học rằng khi đã thống nhất về công việc cần thực hiện, bạn cần thống nhất về thước đo và tiêu chuẩn hiệu quả hoạt động, cũng như lịch trình thực hiện và hoàn thành công việc. Các chi tiết chính xác có thể được thảo luận, đàm phán và thậm chí thay đổi sau nếu bạn có thêm thông tin mới.

Luôn hiện diện

Phần tiếp theo của quản trị theo mục tiêu là sự hiện diện, để bạn có thể tiếp cận với người được giao công việc. Bạn tuyên bố rõ ràng rằng người đó chịu trách nhiệm hoàn toàn về nhiệm vụ được giao, nhưng nếu người đó cần bất cứ sự trợ giúp nào, bạn luôn có mặt. Khi cả hai đã thống nhất về kết quả hoặc mục tiêu cuối cùng của dự án, hãy để người đó thực hiện mục tiêu bằng ý tưởng, phương pháp và kỹ thuật của riêng họ. Ngay cả nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ hoặc có thể làm việc đó khác đi, hãy để người đó tự do hết sức có thể trong việc tìm kiếm những cách thức sáng tạo giải quyết “tình huống hiện có” khi dự án phát triển. Đừng miễn cưỡng đưa ra ý tưởng hoặc lời khuyên, hãy để người gánh vác trọng trách đưa ra quyết định cuối cùng về cách thức thực hiện công việc. Cuối cùng, hãy lên kế hoạch kiểm tra dự án theo những mốc đã xác lập trước, một tuần hoặc hai tuần, thậm chí một tháng một lần. Nhiệm vụ càng quan trọng, bạn càng cần kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo đúng lịch trình và trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.

Tăng cường đầu vào

Quản trị theo mục tiêu là một cách hiệu quả giúp thúc đẩy kết quả công việc của bạn bằng cách giao việc và trách nhiệm trọng yếu cho các nhân viên có kinh nghiệm. Giao toàn bộ trách nhiệm thực hiện một dự án cho những cá nhân cụ thể cũng là một trong những cách hiệu quả nhất để phát triển năng lực và sự tự tin ở nhân viên. Mọi nhà điều hành thành công đều rất xuất sắc ở kỹ năng quản trị theo mục tiêu, bởi việc này cho phép họ đạt được kết quả nhiều hơn đáng kể so với các nhà quản trị bình thường.